GTD. Cómo conseguir hacer eso que tanto me cuesta

Cuando empezamos a utilizar GTD, a veces cuando ya unos “entendidos”, pasamos por alto alguno de los conceptos básicos. Soy un gran defensor de buscar facilitadores para ayudarnos a implementar el sistema correctamente, de crear nuestros propios métodos. Seguro que vosotros tenéis vuestros, me desea hacer llegar con un comentario?

Te resulta difícil trabajar con las pautas marcadas por Getting Things Done (GTD) porque suponen un cambio importante en cómo haces las cosas.

No anotas cada pensamiento que te viene a la cabeza de forma compulsiva, no paras tu actividad cada día a la misma hora/s para vaciar las bandejas de entrada ni mucho menos dedicas dos horas a hacer una revisión semanal para ordenar asuntos.

Cada cambio es una resistencia a batir. Muchos eligen GTD por su simplicidad y la acaban abandonando por la dificultad de seguirlo al pie de la letra o por los pobres resultados cuando al aplicarlo saltándose preceptos importantes para convertirlo en algo más cómodo.

Te propongo una serie de prácticas para facilitar su asimilación de forma natural y sencilla.

Capturar

Una herramienta sólo dedicada a la captura. Una libreta y un bolígrafo que te quepan en el bolsillo. Si lo haces con el móvil te distraerás con apps y notificaciones.

Deja tu herramienta siempre visible para facilitar la captura. ¿Trabajas en un despacho, delante de un ordenador? Tu libreta y bolí sobre la mesa. Son un recordatorio de cómo actuar.

Hablas con un cliente, un compañero, tu cabeza, lees el email o atiendes una llamada: El bolígrafo en la mano y el papel en blanco siempre delante para anotar lo que surja.

Transformar

Pon alarmas para procesar. Soy poco partidario de las notificaciones y alarmas pero para crear el hábito es algo fetén. Fijar dos o tres momentos al día en los que dejarlo todo y dedicarte a vaciar las bandejas de entrada.

“Con un recordatorio no se te pasará por alto uno de los momentos claves del sistema, el de aclarar y tomar decisiones”

Procesar ante un gráfico del sistema de flujo GTD. Te puedes imprimir un gráfico del flujo GTD (como este) con el fin de utilizarlo cuando vacíes las bandejas. Durante las primeras semanas  simplificará el proceso de toma de decisiones y ayudará a interiorizarla.

Organizar

No organizar. Restringe los momentos para cambiar acciones de lista a la revisión diaria y semanal. El sistema gana en consistencia. Cambiar acciones y proyectos en cada consulta de tus listas te dispersa y lo ensucia.

“Centra la toma de decisiones en el momento de aclarar y revisar”

Consultar puntualmente. No es necesario que trabajes siempre con tu sistema de listas abierto ni que el consultes a cada momento. Elige un contexto y trabaja en las próximas acciones. Consúltalo cada vez que tengas que escoger los próximos pasos a dar (escoger contexto, aclarar …)

“Consultar continuadamente tu sistema de listas es una pérdida de tiempo y de foco”

Reflexionar

Revisión diaria. Para no olvidarse de ella enlázala con un evento que hagas al final de la jornada. Por ejemplo llegar a casa o prepararte para salir de la oficina. Cuando llegue el momento sabrás que antes tienes que hacer tu revisión diaria.

Revisión semanal. Búscate otra persona para hacer la revisión conjuntamente. Lo ideal es otra persona que implante GTD y haga la revisión junto a ti. No es necesario que lo haga en el mismo lugar, cada uno en su despacho o casa, pero llamando sesión en iniciarla y al terminarla.

“Al hacer la revisión semanal crea un compromiso ayudándote de una tercera persona”

Si no conoces a alguien que trabaje con GTD escoge alguien de tu entorno y pide ayuda. Que te llame al empezar y dos horas después, cuando ya hayas terminado. Comentar como ido todo.

Ejecutar

Crea una rutina para fijar prioridades objetivas. Una lista de control que te dicte que es importante de verdad, imprímela y cuelga a un lugar visible para consultarla cada vez que tengas que decidir que hacer.

Trabajar por contexto. Todos sabemos escoger un contexto y trabajar hasta agotarlo. Esto puede convertirse en contraproducente. Hay que establecer una pauta clara para escoger contexto y para dejar de trabajar. Por ejemplo cambiar en una pausa.

Cómo escoger contexto en momentos clave

Cuando empezamos a utilizar GTD, a veces cuando ya unos “entendidos”, pasamos por alto alguno de los conceptos básicos. Soy un gran defensor de buscar facilitadores para ayudarnos a implementar el sistema correctamente, de crear nuestros propios métodos. Seguro que vosotros tenéis vuestros, me desea hacer llegar con un comentario?