GTD: Cómo Procesar las Cosas que No Requieren Acción

Cuando te pones a identificar con claridad tus compromisos, descubres que hay muchas “cosas” de la bandeja de entrada que no requieren acción. ¿Ninguna acción? ¿Nunca? En realidad, buena parte de ellas no requiere ni va a requerir ninguna acción, ni ahora ni nunca. Y otra buena parte de ellas podría requerirla más adelante pero desde luego no en un plazo inmediato, que es ahora lo que nos importa.

¿Cómo diferenciar de cuál de los dos casos anteriores se trata? La solución es muy sencilla y viene nuevamente en forma de pregunta, lo que tiene bastante sentido porque estamos aclarando o procesando la bandeja de entrada y ya sabes que, en GTD, procesar es hacerte preguntas. En este caso, la pregunta concreta es ¿te puede servir?

Aquí la tentación es responder de forma casi automática con un “sí”. Pero claro, que tú padezcas “Diógenes Digital” no significa que todo te pueda servir en realidad. Por eso tienes que ir un paso más adelante y concretar ese “sí”. ¿Para qué te puede servir? ¿En qué contexto o situación? ¿Eres capaz de visualizar un escenario futuro en el que “eso” te esté siendo realmente útil para algo? Si te cuesta responder a las preguntas anteriores, probablemente deberías responder “no”. No me puede servir.

¿Y qué tienes que hacer con las cosas que a) no requieren acción y b) no te pueden servir? Nuevamente la respuesta es bastante evidente: Tirarlas. Si con algo no hay que hacer nada ni va a servir para nada, conservarlo es un error porque supone añadir ruido a tu sistema, coleccionar basura… Cuando algo no sirve, se tira, se elimina, se destruye, se borra, se olvida, se pasa de ello…

Claro que también es posible que encuentres un escenario futuro en el que esa cosa que estás procesando sí te pueda servir. En ese caso, evidentemente, tienes que conservarla. Cuando esto ocurre, nos encontramos ante dos posibilidades bien diferenciadas.

Parte de esas cosas que estás procesando o aclarando será información de cualquier tipo que podrá tener valor en caso de producirse determinadas situaciones. Por ejemplo, la garantía de algún producto que acabas de comprar, una tarjeta de visita que te han dado, una factura o un email con información que te podrían solicitar más adelante… En cualquier caso, se trata de cosas que probablemente no volverás a ver y que aún así quieres, deberías o tienes que conservar por un motivo u otro. ¿Qué hacer con ellas? Lo que probablemente ya estés haciendo: Archivarlas.

El resto de las cosas que no requieren acción pero te podrían servir son “posibilidades“. Cosas sobre las que ahora mismo no quieres decidir qué hacer, si es que alguna vez llegas a decidirlo. Tienes claro que no requieren acción en un plazo inmediato pero aún no sabes si podrían llegar a requerirla en un futuro o si, simplemente, te gustaría hacer algo con ellas más adelante. Lo ideal en este caso es posponer la decisión para otro momento. Sin embargo, este tipo de cosas requiere un tratamiento especial. ¿Por qué? Porque tendrás que hacer algo para que ese “otro momento” exista. Dicho de otra forma, tendrás que volver sobre ellas en algún momento futuro para decidir qué hacer: dejarlas donde están, eliminarlas o, por el contrario, hacer algo con ellas. Esta decisión de dejar las cosas “aparcadas” para decidir más adelante sobre ellas tiene un nombre en GTD: Incubarlas.

El tratamiento que hay que dar a las cosas que se archivan es radicalmente distinto del que hay que dar a las cosas que se incuban. Por otra parte, la “incubación” de un volumen elevado de cosas requiere de estrategias adecuadas para gestionarlas de forma efectiva. Pero todo esto lo veremos más adelante.

Por ahora, quédate con esto: En GTD, con las cosas de las bandejas de entrada que no requieren acción se puede tomar una de estas tres decisiones: Eliminarlas, Archivarlas o Incubarlas.

Este artículo, GTD: Cómo Procesar las Cosas que No Requieren Acción, escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.
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