GTD debe reflejar tu actividad real

Una de las causas de abandono de nuestro sistema GTD es la pérdida de confianza en lo que refleja. Nuestras listas tienen que mostrar nuestra actividad real. Me di cuenta de esta circunstancia al revisar mis proyectos, éstos no reflejaban todos los asuntos que tenía entre manos. Por el motivo que fuera había pasado por alto la conversión de temas abiertos, que requerían de más de una acción física, en entradas en mis listas, para dejar constancia de ello. Este hecho provocaba que inconscientemente la procastinización de ciertas tareas, por omisión o porque las evitaba. El siguiente post habla de cómo evitar que se cree una brecha entre nuestra actividad y nuestro GTD.

Imagen vía alpoma bajo licencia Creative Commons

Proyectos

Los proyectos son la estructura de actividad a colocar por detrás de las acciones. La acción es lo más inmediato a resolver, lo que pasa a la lista de próximas acciones. El proyecto dibuja el background de nuestra actividad más inmediata. Si no definimos los proyectos al completo, no dispondremos de una imagen que se ajuste a la realidad. Olvidaremos y aplazaremos cosas que hacer.

Parece mentirá, pero el hecho de descomponer las acciones de un proyecto pueden representar una barrera. Si sólo tiene dos acciones, paso o mejor, lo registro como una sola acción. GTD se diluye y pierde efectividad, los detalles son la clave.

Cada vez que me pasa una idea por la cabeza que puede convertirse en un proyecto, redacto una nota dirigida a mi aplicación para gestionar GTD. En el título escribo proyecto: nombre del proyecto lo que me permite crear una entrada sin complicación, envío la idea a mi Bandeja de entrada al instante. Al fin del día proceso mis nuevas tareas y desgloso las notas-proyecto en acciones físicas concretas. Si no he de empezar el proyecto inmediatamente lo muevo a la lista Algún día y durante la siguiente  revisión semanal ya decidiré que hago con él.

Próximas acciones

Para que la lista de siguientes acciones sea realmente un indicador de lo que debemos hacer a continuación, y no de lo que nos gustaría, seguiremos los tres puntos siguientes:

• No dejemos que se acumulen acciones sin realizar durante un tiempo demasiado prolongado, debemos acostumbrarnos a renegociar nuestros compromisos. Permito que una acción se quede durante dos semanas en la lista, si pasado este tiempo todavía sigue allí me obligo a hacerla o la muevo a la lista Algún día. Causas: procastinización o falta de tiempo debido a otras prioridades.
• Una vez terminada una acción perteneciente a un proyecto, enviamos la siguiente en la lista de próximas acciones de forma automática. A pesar de quedar en segundo plano, siempre tendremos el proyecto presente, evitando que se pare. Una forma para empujar nuestros asuntos hacia la resolución.
• Convirtamos las citas de nuestra agenda en acciones, enviándolas a la lista próximas acciones con una antelación suficiente para hacerlas constar en el sistema. De no hacerlo así, las olvidaremos o las ejecutaremos sin registrarlas. En este último caso, volvemos a caer en la trampa de no registrar parte de nuestra actividad en el sistema.

Si aplicamos estas pautas conseguiremos que cada vez que revisemos nuestra lista de próximas acciones, nuestro inconsciente no huirá en busca de otras fuentes donde encontrar temas pendientes, o compromisos a cumplir que aún no estén registrados en el sistema.

Revisión semanal

En la vertiente de mejorar la visión real de nuestra actividad la revisión semanal es clave. Durante la revisión debemos decidir sobre el estado de nuestros proyectos y acciones pendientes. En mi caso me aseguro de tener preparados todos los proyectos a realizar durante la próxima semana. Registrar cada una de las acciones y pasar la primera a la lista de próximas acciones.

Eliminamos del sistema, próximas acciones y proyectos parados que sabemos que no se realizarán. Para ello debemos llevar a cabo una tarea de verificación previa. En mi caso, dejo de lado todo lo que lleva demasiado tiempo en las listas sin realizarse y que no me sirven para acercarme a mis objetivos.

Con papel y bolígrafo listamos los proyectos en marcha y evaluamos cuales avanzan y cuáles se están demorando. Si un proyecto se para, preguntémonos por qué y cómo podemos dinamizarlo. Finalmente creamos una lista de control con los proyectos a finalizar, o con hitos importantes, para puntear durante la revisión de la semana que viene. Aplicamos control en nuestro sistema.

Todos los apuntes nos ayudarán a evitar a que se abra una brecha entre nuestro sistema de listas y nuestra actividad. GTD es más que un conjunto de acciones apuntadas, es una forma de estructurar y dinamizar nuestro flujo de trabajo que sólo funcionará si ajustamos sus engranajes regularmente.
¿Cuáles son los problemas al poner en marcha sus proyectos? ¿Siempre lo registras todo? Si quieres compartir tu experiencia puedes dejar tu comentario.

Para seguir mi actividad productiva dispones de mi twitter @davidtorne y para las dudas tienes mi servicio de preguntas y respuestas Cuestióname