GTD. El proceso de revisión y reflexión en los proyectos

Pensaba que ya era hora de escribir seriamente sobre el proceso de revisión y reflexión aplicado a los proyectos. Cuando hablamos de reflexión y análisis sobre nuestros asuntos siempre pensamos en la revisión semanal, pero olvidamos una revisión a más altura, con mayor perspectiva, que nos puede abrir los ojos a carencias en la forma como ejecutamos nuestras actividades y proyectos, priorizando s o dando respuesta a la demora al ejecutar sus acciones.

La idea era hacer un post review repasando todos y cada uno de los puntos a realizar en la revisión semanal – como si de un checklist se tratase – pero me doy cuenta que esta revisión se desarrolla en dos planos, mirando hacia las acciones para buscar respuesta a las cuestiones de nuestra actividad más inmediata, y despegando para ver cómo se avanza hacia nuestros objetivos.

Imatge via jaxxon sota llicència Creative Commons

Poner orden a tus asuntos

Tengo que empezar haciendo un repaso al proceso de chequeo relativo a proyectos que llevamos a cabo durante la revisión semanal. No se entiende el binomio revisión reflexión aplicada a los proyectos sin dar este paso.

Como veis al título de la sección, a menudo utilizo la palabra asunto para referirme a proyecto. Desde el microproyecto surgido de la división de una tarea en dos o tres acciones y que tienes que atender, los proyectos con mayor volumen surgidos de una planificación natural. Todos ellos te están esperando en tu lista de proyectos y tienes que hacerte cargo de ellos sin distinción.

¿De qué sirve la revisión semanal respecto a los proyectos? pues para revisar y purgar cada una de las listas eliminando y reubicando todo lo que haga falta. Más allá de las tareas más convencionales añade a la secuencia acciones que nos permitirá dar orden a los nuevos inputs de este tipo que tengan que entrar. Siguiendo los siguientes pasos durante la revisión semanal obtendrás un orden y claridad al mantener tu lista de proyectos y su contenido

• Identificar nuevos proyectos en el inbox.
• Desglosar en tareas y darles de alta en tu sistema como proyecto
• Para los más complejos, programar una planificación natural
• Revisar las listas de proyectos activos y parados, decidiendo sobre qué trabajaremos la próxima semana.

La lista de control, aplicada con todo detalle en cada revisión permitirá aplicar el método, crear el hábito y esto reforzará el compromiso con tus asuntos. La revisión en sí, es el contenido del tiempo de planificación de nuestra actividad para pensar que tenemos que hacer y cómo hacerlo.

La planificación debería ir acompañada de un tiempo dedicado en exclusiva a rematar los proyectos que han quedado colgados y que se deberían cerrar, porque llega su fecha límite o porque se trata de microproyectos en segundo plano por falta de prioridad. Dedicar una tarde a la semana, antes de hacer la revisión semanal o una vez ya has terminado tu actividad laboral. Sería una buena forma de poner un punto y final a la semana laboral.

Mirando hacia nuestros objetivos

Una vez en más deberíamos realizar una segunda revisión específica sólo para proyectos para analizar su desarrollo. Una revisión de la actividad realizada durante el último mes y en la que haría falta:

• Eliminar elementos de tu lista de proyectos, en espera o activos, que ya han sido finalizados.
• Revisar el material de proyectos, archivar lo necesario y eliminar el resto.
• Puntear las listas de objetivos. Para cada objetivo mantendremos una lista de proyectos a realizar por considerarlo completo. Durante la revisión marcaremos los proyectos realizados.
• Modificar las listas objetivo-proyecto. No son listas cerradas y pueden incorporarse nuevos proyectos.
• Plantear la actividad para el siguiente mes. Fijar las fechas límite para los proyectos que queramos realizar

Lo importante de hacer de forma sistemática ambas revisiones es lo que genera cada una de ellas. Una vez las hayamos realizado repetidas veces empezaremos a extraer conclusiones, de cómo avanza nuestro trabajo, cuáles son los errores que cometemos a la hora de plantear los hitos en forma de proyectos para el mes siguiente, o si son erróneos los criterios para sacar adelante los proyectos que elegimos… Todo esto nos lo da la experiencia, una experiencia basada en un método de trabajo.

Los procesos de revisión nos obligan a realizar una tarea de tipo mecánico relacionada con la depuración y organización de las acciones. Una tarea de carácter estratégico planificando qué proyectos son los siguientes a ejecutar, pensando en los recursos que disponemos. Finalmente se llevar a cabo una tarea de reflexión que asienta nuestros pensamientos y los convierte en acciones y decisiones para cambiar nuestra forma de hacer hasta el momento, y que quizás no ha funcionado como esperábamos. No sólo hacemos mantenimiento sino que incrementamos nuestra pericia sobre la planificación y administración de acciones y proyectos.

He pasado a ver la revisión como un acto meramente administrativo a percibirlo como un proceso de reflexión y análisis de mi actividad. Mover los proyectos sobre mi plan de trabajo me hace ser más consciente de lo que hago y hacia dónde voy. ¿A ti también te pasa? ¿Qué has encontrado dentro de GTD que te ha permitido generar este punto de reflexión, de maduración? Te invito a dejarme un comentario o hacer me lo llegar a @davidtorne