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La verdad es que si eres una persona que trabaja mucho tiempo en movimiento tendrás que dotarte de cierta estructura a modo de oficina virtual para poder aprovechar todos los momentos en los que te encuentras fuera de tu oficina. David Allen propone una estructura de simples carpetas para contener todo el material necesario cuando estas fuera de la oficina:
ENTRADA. Se trata de una bandeja de entrada móvil. Podrás usarla para recopilar todo aquello que te llega durante tu estancia fuera de la oficina o bien en tus viajes, es decir, notas de reuniones, capturas mentales, ideas recopiladas, recibos, tarjetas de visita, etc.
SOPORTE PARA ACCIONES. Se trata de una carpeta destinada a albergar todo aquel material que puedes necesitar para llevar a cabo cualquier acción cuando estas en movimiento. Imagina por ejemplo un informe que tienes que llevar para una reunión, un contrato que tienes que revisar o bien unas actas que tienes que rellenar en algún lugar concreto con alguien. Es una carpeta muy útil. En ocasiones cuando el material necesario es muy elevado igual interesa llevar una carpeta específica para ello o incluso la carpeta de material de apoyo. Suelo almacenar también en esta carpeta cualquier lista que preciso para trabajar fuera como la del contexto #recados o #teléfono.
LEERE/REVISAR. En ocasiones puede que tengas que pasar mucho tiempo fuera de la oficina o casa y decidas llevar contigo algún material concreto para poder leerlo o revisarlo en cualquier momento. Necesitarás para ello una carpeta en la que almacenar temporalmente dicho material.
ESPERA. Cuando compras algún producto o estás a la espera de algo, precisas de cierta información como un albarán de seguimiento o bien un recibo de entrega de lo que estas esperando o bien has de ir a recoger. Esta carpeta sería el lugar perfecto para guardar esos documentos. Particularmente suelo usar la carpeta de soporte para acciones para este fin dada la baja existencia de este tipo de elementos en mi actividad diaria.
PARA CASA o PARA LA OFICINA. Cuando pasas varios días de viaje puede que tengas la ocasión de procesar tu bandeja de entrada en movimiento. Habrán cosas que una vez procesadas tengas que colocarlas en CASA o en la OFICINA , bien en el archivo de referencia en el archivo de apoyo o en un lugar concreto. Estas carpetas sería un buen lugar para canalizar todo el material procesado.
También podrías usar algunas carpetas de archivo específicas para almacenar todo la información referente a viajes, como los billetes de avión, reservas de hotel, etc, recibos de gastos con objeto de llevar un control económico más exhaustivo, etc. Yo suelo usar también algunas carpetas preparadas para personas y clientes concretos. En ella suelo llevar documentación que he de entregarles, etc.
Al regreso a tu puente de mando, deberás hacer un download desde tu oficina virtual hacia tu oficina física. Deberás vaciar tu bandeja de entrada en movimiento dentro de tu bandeja de entrada principal, organizado el material ya procesado en tus desplazamientos, etc. Si no realizas este paso de nada servirá la extensión realizada a tu sistema.
En el entorno digital, la extensión del sistema suele ser más simple, dado que desde cualquier equipo informático podrás acceder a el. En mi caso siempre suele acompañarme o bien el iPad Mini o mi MacBook Air, con lo que la consulta de cualquier tipo de lista o tarea habitual la suplo con estas herramientas.
¿Necesitas extender tu sistema cuando estás en movimiento? ¿Cómo lo gestionas en caso de necesitarlo?
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