GTD. Introducir reflexión más allá de la revisión semanal

Un puntal de Get Things Done es la revisión semanal, pero si miramos más allá de la depuración de nuestros asuntos durante unas dos horas cada semana existe el concepto revisión, o reflexión como o prefieras. Un concepto aplicable a los diferentes niveles de perspectiva sobre los que nos organizamos. Para cada uno de ellos hay una revisión a realizar y unas acciones a implementar para hacerla posible.

Tenemos muy claro que hacer en los niveles relacionados con la actividad en sí, pero por encima de la revisión semanal, es donde todo empieza a ser borroso. ¿Qué es lo que hay que comprobar? ¿Qué es lo que tengo que preparar de cara al nuevo período de trabajo que tengo por delante? Son unas preguntas que he intentado contestarme y sobre las que intentaré daros una respuesta conceptual y práctica, para saber qué hacer y porque hacerlo.

Imagen vía Practicalowl bajo licencia Creative Commons

Revisión de áreas de responsabilidad

Una revisión mensual donde verificaremos si nuestra actividad a variado y ha dado lugar a nuevas áreas de focalización. Para definirlas podemos hacer un análisis de nuestra actividad – responsabilidades o lo que nos ocupa – a mano alzada. A simple vista no debe ser muy difícil definir un esquema de las diferentes zonas donde se mueve nuestra actividad. Otra forma más analítica es realizar una recopilación de todo, lo combinaremos nuestra lista de proyectos con una enumeración de todo aquello que nos preocupa, lo que tenemos pendiente o ha quedado incumplido. (Si cuentas con el libro Haz que funcione, puedes recurre a la lista de desencadenantes que hay en el apéndice). Una vez confeccionada la lista podemos agrupar los diferentes proyectos en grupos según el área de responsabilidad.

De esta forma matamos dos pájaros de un tiro, realizamos la revisión, actualizamos nuestra lista de proyectos y hacemos un vaciado mental completo. Esta segunda vía permite una reflexión más profunda que puede dar lugar a la aparición de indicios de cambio a través de lo que tenemos pendiente o es posible que se produzcan en un futuro inmediato.

Asimismo realizaremos la revisión en el caso de un cambio de trabajo, o personal, que requiera la redefinición de estas áreas.

Revisión de objetivos

Realizaremos una revisión anual donde perfilaremos nuestras perspectivas a uno o dos años vista. Al definir un objetivo tenemos que ser capaces de parametrizar con exactitud que debe cumplirse para que la meta pueda considerarse conseguida, y fijar una temporización que esboce la duración de dicha empresa. Aparte de la revisión anual, realizaremos revisiones trimestrales que permitan recalibrar nuestra planificación, teniendo en cuenta imprevistos y otras desviaciones. Para mí resulta imprescindible contar con uno o varios objetivos parciales, o puntos de control, a completar en cada revisión trimestral para cada uno de mis objetivos. De esta manera soy capaz de emitir un juicio basado en mi actividad – algo tangible – de cómo evoluciona el proceso.

Para componer el camino hacia un objetivo debemos ser capaces de desglosar nuestra actividad en proyectos. En las revisiones trimestrales componer el camino hacia cada uno de los puntos de control mencionados. Empezamos definiendo con cierta precisión las acciones de los proyectos iniciales y enumerando el resto. A medida que avancemos ya desarrollaremos su composición en acciones, de tal manera que al ir terminando los proyectos desglosaremos los siguientes en acciones, convirtiéndolo en nuestra forma natural de hacer las cosas. Evitemos obsesionarnos durante la revisión en crear una revisión detallada, ya que es imposible poder prever todos los imprevistos. Centrémonos en reflexionar a un nivel más alto, preguntémonos si la línea de nuestra actividad se está desviando y qué correcciones tenemos que aplicar, dicho de otro modo, revisamos la lista de proyectos a realizar desde el la última revisión trimestral y preguntémonos por qué no hemos sido capaces de acabarlos a tiempo, y como gestionaremos el trabajo atrasado + los siguientes proyectos en los tres próximos meses.

Revisando la visión de futuro

Prefiero especificar cada una de las ideas que forman mi visión de forma detallada, escrita en un documento que revisaré cada vez que lo necesite. No fijo una periodicidad, a diferencia de las anteriores es la necesidad de motivación lo que me empuja a hacerlo. Tampoco hay un procedimiento que realice de forma sistemática, leo de forma detenida y dedicándole toda mi atención a cada uno de los puntos definidos, visualizando la imagen del resultado final. Esto suele ser suficiente para motivarme en momentos bajos y de estancamiento, o para aclarar conceptos que debido al tiempo o de la desazón producida por el día a día pueden haberse difuminado.

No hay un checklist de proyectos, ni una revisión de objetivos. Pasamos de un plan más material a un más conceptual.

Revisando nuestros valores y propósito

En la línea de la revisión sobre los 9000 metros, nuestra visión de futuro, la revisión de nuestros valores y propósito también es plenamente conceptual. En este caso servirá para recordar el compromiso con lo que nos mueve – los propósitos – y en la forma que estamos condicionados para ello (nuestros valores). Difícilmente variarán, en una redacción inicial podemos listar los valores y propósitos que nos acompañan.

Personalmente encuentro de gran utilidad la creación de una tarjeta con todos los puntos escritos en forma de esquema o de lista, lo suficientemente pequeña para llevarla en la cartera. Revísala cada vez que necesites convicción, en aquellos momentos donde resulta especialmente útil recordar que nos mueve: Cuando tienes que tomar una decisión, cuando no ves muy claro el presente, o dudas de lo que haces (de tu día a día). Una revisión para motivar y recordar cuáles son nuestros propósitos y valores, parece estúpido pero cada vez que los leo sobre el papel donde los escribí – papel y tinta – me reafirmo en cada uno de ellos.

Todos tenemos un cierto dominio sobre las revisiones realizadas a más bajo nivel, semanal y diaria, por ser las más frecuentes y una parte esencial para controlar nuestra actividad. Las de mayor altura pero, solemos ignorarlas o hacerles frente de una forma superficial. Si queremos sacar el máximo partido a GTD tenemos que aprender a trabajar desde los diferentes niveles de perspectiva, lo que implica aplicar el grado de reflexión necesario a cada uno de ellos.