Dice David Allen que una vez identificado el siguiente paso entran en juego otro tipo de decisiones a la hora de decidir qué hacer con él. En concreto, Allen habla de las tres «D»: «Do, Delegate, Defer», que en castellano se corresponden con los pasos «Hacer, Delegar y Diferir» (este último conocido también como Posponer o Aplazar).
La recomendación de Allen es que intentemos «Hacer» todas las tareas que podamos completar inmediatamente, en menos de dos minutos, y que también hagamos todo lo posible por «Delegar» la realización de tareas en otras personas. De este modo, conseguiremos reducir al máximo las tareas que quedan para ser realizadas por nosotros como resultado de «Aplazar».
Aunque entiendo la intención de David Allen con su propuesta, y comparto plenamente su recomendación de «delegar» todo lo posible, creo que la conocida «regla de los dos minutos» es un completo desatino metodológico que se le «coló» al señor Allen al desarrollar su metodología. ¿Por qué digo esto? Muy sencillo. Procesar las bandejas de entrada es un trabajo intelectual exigente ya que, a diferencia de lo que se hace al «clasificar» – que es «distribuir la incertidumbre» – al «procesar» lo que hacemos es «transformar» las «cosas» que hay en las bandejas de entrada, dotándolas de significado y desproveyéndolas así de su capacidad para generar estrés.
La «regla de los dos minutos» nos incita a interrumpir repetida y aleatoriamente este trabajo intelectual de alto valor añadido para hacer un trabajo operativo de bajo o nulo valor añadido. En otras palabras, «la regla de los dos minutos» nos incita a «romper» la concentración necesaria para «pensar y decidir» de forma efectiva para que, en su lugar, nos pongamos a «ejecutar».
Probablemente haya quién piense que esta forma de plantearlo raye el «fundamentalismo metodológico», así que voy a explicar por qué soy tan tajante en mi afirmación.
Pensar es un trabajo duro para el que, además, no estamos especialmente bien preparados. A lo largo de la historia del trabajo, la mayor parte de nuestra actividad era automática y, por tanto, no exigía pensar. Hasta la aparición del trabajo del conocimiento, hace unas décadas, la inmensa mayoría de la Humanidad trabajaba en actividades que eran esencialmente manuales. ¿Qué significa esto? Que al no estar acostumbrados a hacerlo de forma intensiva, pensar nos da pereza y, por consiguiente, en igualdad de oportunidades nos decantamos sistemáticamente por tareas que requieren poco o nulo esfuerzo intelectual frente a otras que sí lo requieren.
Entender lo anterior es clave porque el objeto de procesar una bandeja de entrada es vaciarla, ya que solo al vaciarla pierde su potencial generador de estrés. Recuerda que lo que te estresa es aquello cuyo significado para ti ignoras. La aplicación de la «regla de los dos minutos» supone una tentación constante de abandonar un trabajo intelectual duro y dedicarte a hacer «chorradas», es decir, actividades de escaso o nulo valor añadido que simplemente exigen actuar, sin necesidad de pensar. La consecuencia habitual es que la bandeja se queda a medio vaciar y por tanto el tiempo que has dedicado a procesarla hasta ese momento se convierte en un tiempo perdido, ya que la bandeja conserva prácticamente intacto todo su potencial estresante.
Procesar un centenar de emails «variados» puede suponer entre veinte y treinta minutos a una persona usuaria de GTD habituada a hacerlo. Sin embargo, dedicar dos minutos a cada uno de esos emails supondría un total de tres horas y veinte minutos. La probabilidad de vaciar por completo y sin interrupciones la bandeja de entrada en veinte o treinta minutos es bastante alta. La probabilidad de que no te interrumpan en un período de tres horas y veinte minutos es prácticamente cero.
En mi experiencia, la «regla de los dos minutos» es, con diferencia, la causa número uno de fracaso en la adopción del método GTD. Sí, es cierto que resulta muy gratificante «tachar» un montón de cosas de tu bandeja de entrada y, desde luego, es mucho más gratificante que pensar en ellas y transformarlas. Es indudable que «tachar» genera sensación de logro y que «tachar chorradas» te crea la ilusión de estar trabajando. El problema es que «tachar chorradas» de tus bandejas de entrada no suele exigir pensar y a ti, que eres profesional del conocimiento, te pagan precisamente por pensar.
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