Este segundo paso para obtener control, el paso de procesar o aclarar, se centra en el vaciado regular de tus bandejas de entrada que, como recordarás, son los lugares en los que depositas todo aquello que has recopilado y capturado.
Ya hemos visto que si algo roba tu atención es por algún motivo. Eso significa, entre otras cosas, que cuando algo roba tu atención genera, de forma automática, una relación con ello, tanto si lo recopilas o capturas como si no. A partir de ese momento tienes una “decisión por tomar” con respecto a esa cosa y hasta que no la hayas tomado – y hayas tomado también las medidas necesarias para gestionar bien esa decisión – esa cosa seguirá rondando por tu cabeza con mayor o menor frecuencia.
Por eso, aunque creemos que simplemente recopilamos o capturamos “cosas”, en realidad lo que acumulan nuestras bandejas de entrada son “decisiones pendientes”.
En contra de lo que piensan algunos, vaciar las bandejas de entrada no es un “hábito friki” ni una obsesión por la limpieza ni tampoco una manía estética. Vaciar tus bandejas de entrada va mucho más allá que cualquiera de estas anecdóticas consecuencias. Esto se debe a que entre las cosas que residen en tus bandejas de entrada y tú existe un vínculo. Tu mente sabe que esas cosas están ahí y sabe que están ahí porque en algún momento incidieron en tu atención y tú aceptaste tácitamente el compromiso de pensar sobre ellas y tomar una decisión al respecto.
Uno de los principios básicos en los que se apoya GTD es que hay que transformar las cosas. Esto significa que hay que dotar a los inputs que has recopilado o capturado de un significado claro y concreto.
El problema al que nos enfrentamos es al mal hábito de prefiltrar perezosamente la información que llega a nuestros sentidos. En lugar de averiguar qué son y qué significan en concreto para nosotros esos inputs, los clasificamos en función de una serie de filtros superficiales y tomamos con ellos decisiones automáticas. El precio que pagamos por esta aparente comodidad inicial en el tratamiento de los inputs es una permanente sensación de estrés, ya que la mente sabe que la “decisión pendiente” correspondiente a ese input está aún por tomar. Me llama la atención la cantidad de caos e incertidumbre que incorporan muchas personas de forma continua e inconsciente a sus vidas como consecuencia de este mal hábito.
Procesar o aclarar las cosas que hay en las bandejas de entrada significa prestarles atención, centrarnos en ellas y dedicar la energía necesaria para transformarlas.
La obsesión por “organizar” o “clasificar” cosas carece de sentido y constituye además un hábito altamente improductivo ya que, en lugar de tener todas las decisiones pendientes en unas pocas bandejas de entrada, las distribuimos en múltiples contenedores según criterios subjetivos que aportan poca o ninguna claridad al proceso de toma de decisiones sobre qué hacer – o no- con esas cosas más adelante. Dice David Allen que “organizar” o “clasificar” sin haber procesado o aclarado debidamente los contenidos de las bandejas de entrada es lo mismo que pedalear en el agua: no se hace ningún progreso real. Lo que hay que “organizar” o “clasificar” son los resultados de las decisiones tomadas después de pensar: información que puede ser útil en algún momento, recordatorios de acciones que deben realizar otras personas, acciones que debo realizar yo en unas condiciones concretas en cuanto a tiempo, energía, circunstancias, personas o herramientas disponibles…
“Organizar” o “clasificar” tiene sentido únicamente cuando es consecuencia natural de haber pensado y decidido sobre las cosas, no antes. Si te saltas esta etapa del pensamiento, te costará mucho ver la luz al final del túnel porque el compromiso que adquiriste con esas cosas al recopilarlas o capturarlas permanecerá intacto, aunque las hayas “organizado” o “clasificado” en otros lugares distintos a la bandeja de entrada en la que estaban con anterioridad.
La clave para tener una bandeja de entrada vacía es desarrollar el hábito de pensar qué es cada una de las cosas que hay en ella, qué significado tiene para ti, qué utilidad, consecuencias, riesgos, oportunidades, aplicaciones, etc. conlleva o puede conllevar hacer o no algo con ella; que eso lo hagas tú u otra persona; hacerlo ahora o más adelante, en un momento concreto o lo antes posible…
Si quieres aprovechar todas las ventajas que ofrece GTD, ten todo esto muy en cuenta porque cuando pensar y decidir se haya convertido en un hábito tan natural, automático y espontáneo como respirar, estarás vaciando de verdad y sin esfuerzo tus bandejas de entrada.
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