GTD. Mapas mentales para recopilar

Últimamente me estoy decantando por la técnica de los mapas mentales para recopilar. Sigo utilizando mi libreta para capturar todo lo que se me pasa por la cabeza, es la forma más efectiva, pero en determinadas condiciones el flujo creativo que genera un mapa mental deja atrás – con diferencia – una simple lista escrita en papel. En las siguientes líneas repaso mi uso de los mapas mentales para la captura en GTD, en qué circunstancias me resulta más efectivo y porque.

Imagen vía Denkbeeldhouwer bajo licencia Creative Commons

¿Qué es un mapa mental?

Es una representación gráfica donde alrededor de una idea central estructuramos mediante un diagrama de nodos y ramas/conectores las palabras, ideas o conceptos que se desprenden de ella. Enumeramos las ideas o informaciones y las  relaciones entre sí. El hecho de no representar linealmente – en forma de lista – nuestros pensamientos e interpretaciones, hace que disminuyan las restricciones mentales impuestas en cuanto a limitación de conceptos a explorar. Somos libres de saltar de idea en idea hasta donde nos lleve la mente, si recopilamos utilizando una lista o anotando una lluvia de ideas siempre actuaremos sobre el mismo ámbito.

El hecho de exponer la información al mismo tiempo que la estructuramos gráficamente, clasificándola mediante un sistema de colores o marcas gráficas (iconos en el caso de un software o símbolos y dibujos si lo hacemos a mano) hace que sea mucho más sencillo para nuestra mente relacionar conceptos, la vinculación de ideas diferentes para extraer conclusiones. Por ejemplo, preparando una charla sobre GTD y Evernote me he dado cuenta de que podía separar el contenido de la lista en proyectos en espera, información útil para las áreas de responsabilidad y deseos/ideas a largo plazo, detalle que ha llevado a transformar mi actual sistema de trabajo.

Cuando los utilizo

Los mapas mentales facilitan la recopilación creativa, un tipo de recopilación que utilizo en mi revisión semanal para capturar aquellos asuntos presentes en mi mente, pero no de forma evidente. Me explico, pasamos la mayor parte del tiempo ocupándonos de lo que tenemos que hacer, de nuestras actividades programadas y compromisos, dejando en un segundo plano lo que nos gustaría hacer, y todo lo que se desprendería de nuestra actividad actual.

Un mapa mental nos permite organizar nuestras ideas en nodos que se relacionan entre sí. Una idea es un nodo del que se desprenden ramas que nos llevan a otros nodos/ideas. Podemos empezar trabajando sobre conceptos concretos, o de tipo genérico, pero en cada nivel entramos más en detalle, llegando a conclusiones que no son evidentes a primera vista.

Los proyectos son la otra gran área donde utilizo los mapas mentales. El fondo es lo mismo, extraer todo lo que conlleva el proyecto, pero con una finalidad diferente. A la hora de definir los proyectos – según la planificación natural – cabe preguntarse qué es todo lo que interviene y que se queda fuera. Definir el abasto. Para ir más allá de lo evidente, estructuramos un mapa mental con cada una de las áreas de influencia en las que se moverá para obtener el resultado deseado. A medida que desplegamos los conectores podemos encontrar detalles que han escapado a primera vista, permitiéndonos realizar una traducción de idea a acción más precisa.

Herramientas

Soy un gran defensor del papel y boli por su gran dinamismo, pero para este tipo de representación me decanto por el software. No tengo que preocuparme de dibujar líneas, ni ninguna otra representación gráfica, con un clic puedo verter mis ideas en la pantalla directamente, sin tener que preocuparme por cómo dibujar, por si tengo suficiente espacio o cualquier otra circunstancia adscrita a la representación gráfica. Simplifica mucho el proceso de volcado, sin que los pequeños inconvenientes frenen tú mente a la hora de relacionar conceptos y generar nuevas ideas. También es de agradecer la posibilidad de relacionar los diferentes conceptos cambiando el formato de los nodos con un solo clic, los agrupo por color, o destaco los más importantes en negrita.

Yo utilizo FreeMind, un software gratuito, muy intuitivo y del que saco un gran provecho. Os puede resultar interesante leer los post de José Miguel Bolívar en su blog sobre cómo implementa GTD, los mapas mentales tienen un gran peso. Utiliza MindManager, una herramienta con muchas más prestaciones pero de pago.

Y vosotros ¿cuándo utilizáis los mapas mentales? y ¿qué os han aportado? ¿Han mejorado su forma de trabajar? y en caso afirmativo, de qué forma? Dejad su comentario o hacédmelo llegar a través de twitter @davidtorne