GTD. Organizar tareas y actividades con eficacia.

GTD son las siglas de Getting Things Done y se refieren a un método de gestión de las actividades y las tareas de una persona. También es el título de un libro de David Allen (traducido como  Organízate con eficacia)-

La idea es que GTD una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar concreto, clasificándolas y así poderse concentrar en la realización de las que toquen o sean mas importantes. Este sistema tiene mucho que ver con las llamadas listas TODO o TO-DO y existen numerosas aplicaciones para la gestión de dichas listas.

El autor del método no se centra tanto en las prioridades si no en tenerlo todo documentado y accesible, lo cual da tranquilidad para ir haciendo las tareas. Cualquier tarea que se pueda hacer en dos minutos hay que completarla inmediatamente. Es mas fácil completar los trabajos si hemos hecho en el momento de tener la idea una planificación y desglose de acciones adecuados.

En GTD un proyecto es cualquier tarea compuesta por varias acciones simples e indivisibles. Las tareas que se prolongan en el tiempo y no tienen una fecha de finalización fija hay que sacarlos del sistema GTD básico.

Ventajas del Sistema GTD:

• Simplificar los proyectos. La división en acciones permite desglosar el trabajo y el esfuerzo a dedicar.
• Hoja de ruta. Listar las acciones del proyecto nos marcará la ruta a seguir hasta el final.
• Motivación. Cada vez que finalizamos una de las acciones experimentaremos el placer de finalizar una parte de la tarea y vernos más cerca del final.
• No se contamina las listas GTD. Cada tema permanente dispone de su lista fuera del sistema, evitando que tareas vinculadas se mezclen en las carpetas algún día.

Aplicaciones TODO

• Remember The Milk, una de las mas conocidas pero tiene varios problemas: no permite anidad tareas, no tiene el concepto de proyecto y no permite ni texto enriquecido en las notas ni adjuntar archivos. Buena integración con Gmail.
• Todo.ly, excelente, con gestión de proyectos, pero no tiene aplicaciones móviles.
• Tasks de Gmail, demasiado simple.
• Todolist, excelente aplicación que reune lo mejor de RTM y Todo.ly. Gestión de proyectos, archivos adjuntos, integración con Gmail y dispositivos móviles. Tiene también una versión para trabajo en equipo. Permite crear sub-proyectos pero la ficha del proyecto es muy pobre. La versión gratuita es muy limitada
• Todo Pro, un sistema muy simple como RTM pero con menos opciones.
• Toodledo, muy conocida. No acepta texto enriquecido nativo. Interfaz poco agradable.

Utilizar Evernote como GTD

• Fase 1 GTD: Recopilar-
  • Tareas > Notas, es posible adjuntar archivos. Es posible añadir notas de voz.
  • Fecha límite > Etiquetas
  • Carpetas > Libretas. Podemos determinar que una carpeta sea “Sincronizada” para poderla consultar desde otros dispositivos.
• Fase 2 GTD: Procesar.
  • Eliminar o archivar aquellas notas que no necesitan ninguna acción.
• Fase 3 GTD: Organizar
  • Crear las 4 carpetas del GTD como libretas, se recomienda que sean sincronizadas.
  • Colocar cada Nota en su carpeta
• Fase 4 GTD: Revisar
  • Reubicar notas en otras libretas o eliminarlas.
  • La tareas realizadas se borran o archivan
  • Si hay cambios de prioridades las tareas se pueden reasignar.

Vídeos y Enlaces:

• El Método GTD
• Como utilizar Evernote como sistema GTD
• Comparación de Software GTD