GTD: Pensamiento Centrado en Resultados

El lenguaje importa. Lo que no se dice no existe y lo que se dice mal, por lo general se hace mal o no se hace. El lenguaje nebuloso es muy cómodo pero también muy peligroso. Muy cómodo porque permite que nos entendamos sin esfuerzo. Muy peligroso porque permite que nos entendamos sin pensar en lo que decimos.

El lenguaje es el reflejo del pensamiento. Cuando hablas de forma nebulosa, estás expresando el resultado de un pensamiento nebuloso. Por el contrario, cuando hablas de forma concreta, estás expresando el resultado de un pensamiento concreto.

Muchas de las personas que usan GTD creen que el principal valor de GTD está en organizar. Organizar es sin duda muy importante, pero el verdadero valor de GTD está en hacer que las cosas dejen de ser cosas y pasen a ser resultados.

Si tu prioridad es organizar, lo normal es que proceses o aclares deprisa y probablemente mal. Estarás organizando “cosas” en lugar de acciones o resultados y al final tendrás un montón de listas repletas de “cosas” que seguirán ahí, sin hacerse. No sería extraño que acabes abandonando GTD diciendo que no te funciona…

Sin embargo, cuando tu prioridad pasa a ser transformar las “cosas” en resultados, entonces seguramente tardarás algo más en procesar o aclarar pero a cambio te estará sirviendo para definir tu trabajo, que al fin y al cabo es donde se produce la mayor parte de la aportación de valor en el trabajo del conocimiento.

Organizar se puede hacer rápido y de forma casi automática. Procesar o aclarar una “cosa” exige, sin embargo, responder necesariamente a estas tres preguntas:

1. ¿Cuál es mi resultado deseado con esta “cosa”?
2. ¿Qué me comprometo a hacer [o no] al respecto?
3. ¿Cuál es la próxima acción física y visible que tengo que hacer para alcanzar o acercarme a mi resultado?

Muchas de las aplicaciones que se comercializan como supuestas herramientas GTD permiten “organizar” o “clasificar” las cosas directamente desde las “bandejas de entrada”. Esto, que aparentemente es una “facilidad”, se convierte en una incitación a no desarrollar el hábito de procesar o aclarar, es decir, a no desarrollar el hábito de pensar y tomar decisiones sobre las cosas.

“Preparar informe” y “He terminado de escribir y me gusta cómo ha quedado el informe de dos páginas sobre tendencias de mercado en telefonía móvil en Europa en 2015″ están a unas cuantas palabras de distancia pero a un universo de distancia psicológica en cuanto a claridad, concreción y capacidad para incitar a la acción.

Y ahora que hemos transformado esa “cosa” en resultado, ¿estamos hablando de una acción aislada o de una secuencia de acciones? Porque, a no ser que cuente ya con toda la información necesaria y haya dedicado tiempo a pensar en la estructura y contenidos concretos del informe, de tal forma que solo me quede redactarlo, estaríamos hablando de varias acciones. Eso en GTD es un proyecto y en GTD los proyectos no se hacen. Lo que se hace son las acciones que forman el proyecto. ¿Cuál es el primer paso que tengo que dar entonces con relación al resultado que quiero conseguir? Vaya! Resulta que tengo que volver a pensar de nuevo…

Procesar o aclarar significa “extraer” la parte correspondiente a pensar y a decidir de nuestro flujo tradicional de trabajo. La ventaja es que cuando “piensas y decides”, únicamente haces eso, “pensar y decidir”. No capturas ni ejecutas. Eso se hace en otros momentos. “Estás a lo que estás”, que en ese momento es definir tu trabajo. Si llevas a cabo esta parte del proceso de forma correcta, contarás con un inventario de acciones y proyectos concretos y accionables que te permitirán alcanzar cotas de productividad personal inimaginables hasta ahora. Pero llegar ahí exige esfuerzo y constancia para desarrollar el hábito.

Ni las palabras cuestan ni el tiempo es oro. Lo que convierte las piedras en oro – o las cosas en resultados – es dedicar tiempo a pensar en ellas.

Procesar o aclarar es un hábito cuya adopción supone uno de los mayores retos a la hora de implantar GTD, ya que nos obliga a pensar en las cosas, a salir del lenguaje nebuloso y darles concreción, definiendo con claridad qué hay que hacer con ellas.