GTD: ¿Qué Pasaría si Usaras Todas las Listas Necesarias?

Incumplir los compromisos que te haces te genera presión. Para aliviar esta presión, debes:

1. Captar, aclarar y organizar todos tus compromisos y
2. Asegurarte de que te implicarás en ellos tantas veces como necesites

Las personas, en general, no suelen distraerse por culpa de lo que han anotado en su agenda. Normalmente no suele preocupar demasiado dónde debes estar un día determinado a una hora determinada, por ejemplo, dónde debes estar el jueves a las 10:00 de la mañana.

¿Por qué no? Por que te fías de tu sistema, es decir, sabes que has puesto un recordatorio en tu agenda y que revisas ésta con la suficiente frecuencia como para asegurarte de que ves lo necesario, en el momento preciso.

A lo mejor no vas a poder asistir a una reunión que tienes en la agenda, o tienes apuntado un evento al que no te apetece nada ir, pero ninguno de estos compromisos futuros distrae tu atención sobre lo que estás haciendo ahora. Dicho de otro modo, no tienes por qué haber completado ninguno de ellos, ni siquiera encontrarlos atractivos, para quitártelos de la cabeza.

¿Qué pasaría si de repente perdieras tu agenda? Cuando tu psique tomara conciencia de que el trabajo de recordarte esas cosas es ahora suyo, en lugar de ser de tu sistema, empezarías a sentir la presión generada por todos esos compromisos (“que no se me olvide…”).

Cuando usas un sistema fiable, sientes libertad en tu mente. Pero, para fiarte de tu sistema, es preciso que todos tus compromisos, sin excepción, estén en él y, además, asegurarte de que vas a prestarles atención en el momento debido.

¿Por qué casi todo el mundo tiene una agenda pero casi nadie ha movido el resto de compromisos de su vida – personales o profesionales – a un sistema similar? ¿Por qué anotan compromisos en su agenda, y la consultan de forma habitual, pero no capturan y revisan el resto de sus compromisos en algún otro sitio igualmente fiable?

Según David Allen, existen tres motivos para ello:

1. Los datos que anotas en tu agenda ya se han procesado previamente, es decir, se han traducido a acciones físicas, visibles, que tienes que hacer en momento concreto. Si anotas en tu agenda que tienes que llamar a Juan el martes a las 17:00, cuando llegue ese momento no necesitarás pensar cuál es la acción adecuada ni dónde ni cuándo la vas a llevar a cabo
2. Sabes dónde debes aparcar ese tipo de acciones (agenda) y ese dónde es una herramienta conocida y disponible
3. Si pierdes la pista de las acciones y compromisos que has anotado en tu agenda, te encontrarás con críticas por parte de la gente que te importa y te sentirás mal

Sin embargo, en la mayoría de los compromisos de la gente faltan generalmente varios de estos factores. Por ejemplo, las acciones que tenemos que realizar no están del todo claras, no solemos contar con un sistema que usemos de forma sistemática o las críticas sobre lo que se nos olvida no son evidentes o no son preocupantes de inmediato…

Si todas las cosas que atraen tu atención vinieran en montones bien ordenados, con sus consecuencias y acciones bien claras (sin que hiciera falta que pensaras más en ellas), si hubieras establecido y usaras habitualmente una herramienta fácil de usar para localizarlas y revisarlas y cada vez que se te “colara” algo por una fisura del sistema se te “llevaran los diablos”, entonces la mente como el agua sería para ti la norma en lugar de ser la excepción.

La mayoría de las personas, cuando toman primer contacto con GTD y ven “todas” las listas que se utilizan en la metodología, suelen reaccionar con rechazo, expresándolo en forma de comentarios negativos sobre la “complejidad” o “dificultad” del sistema.

Curiosamente, si a esas mismas personas les pides que tiren su agenda a la basura, ¿cómo crees que reaccionan? La inmensa mayoría no está dispuesta a hacerlo.

En opinión de David Allen – opinión que comparto al 100% – este tipo de reación es un fraude intelectual porque, si una lista – tu agenda – te funciona de cara a gestionar parte de tus compromisos con productividad y sin estrés, ¿por qué no tener tantas listas como necesites para gestionarlo todo del mismo modo?

Piénsalo un momento: ¿qué pasaría si usaras todas las listas necesarias?