GTD: Todo Empieza Barriendo la Mente

Uno de los fallos más evidentes de la mayoría de los sistemas de productividad personal es que parecen dar por sentado que el camino que conduce de la pesadilla improductiva al nirvana productivo se recorre con un simple paso y, en consecuencia, no proporcionan un proceso claro y detallado que permita transitar con confianza de un estado a otro.

Como todo el mundo sabe, las cosas no suelen ser tan fáciles. A todos nos encantaría que dejar atrás el caos y caer en los brazos de la productividad personal sin estrés fuera tan fácil como chasquear los dedos “a lo Mary Poppins” pero la realidad es que, dependiendo de cuál sea el punto de partida de cada persona, hablamos de un ejercicio que fácilmente puede suponer entre uno y dos días completos y eso siempre que estés en buenas condiciones físicas y mentales y, por supuesto, en un entorno libre de interrupciones.

Sé que, para muchas personas, la idea de aislarse del mundo un par de días para implantar GTD les parece algo inviable. Me encantaría poder proponer otras alternativas menos drásticas pero, si algo he podido comprobar hasta la fecha, tanto en primera persona como con muchas otras, es que implantar GTD “a trozos” rara vez funciona.

Y sí, es cierto que dos días suponen una inversión de tiempo significativa. Ahora bien, dos días, ¿son mucho o poco tiempo? La respuesta probablemente dependa de lo mucho o poco que quieras o necesites mejorar tu productividad personal. En cualquier caso, si eres de esas personas que busca soluciones rápidas, seguramente lo tuyo no sea GTD. No solo porque, de entrada y haciendo un “acto de fe”, tendrás que invertir dos días para ponerlo en marcha sino porque consolidar los hábitos que conlleva el uso del método suele llevar también algún tiempo.

Si, por el contrario, no te importa esperar lo necesario para conseguir un resultado excepcional, como en la fábula de la semilla de bambú japonés, entonces respira hondo y empieza a andar el camino.

El proceso que te permite dejar atrás definitivamente el estrés y la improductividad se parece mucho a una mudanza. En realidad es casi lo mismo. A fin de cuentas, te vas a ir a vivir a un barrio mejor, a una casa mejor en la que por fin vas a poder hacer todo lo que quieres.

Pero antes de poder disfrutar por completo de tu nuevo hogar, debes prepararlo todo y el primer paso para ello es hacer la mudanza. ¿Cómo se empieza a hacer una mudanza? Básicamente reuniendo todo lo que tienes desperdigado por los distintos rincones de tu casa. Cosas que probablemente dejaste por ahí hace años y desde entonces no has vuelto a tocar. ¡Hasta es posible que aún conserves alguna caja sin abrir de la mudanza anterior!

Lo primero es reunir todas las cosas para poder verlas. Luego ya decidirás qué hacer con ellas. Qué dejas, qué tiras, qué regalas, qué vendes y qué te llevas. Pero por ahora es suficiente con reunir todas las cosas que andan sueltas por ahí. Con GTD ocurre algo parecido. Se trata de reunir todos los “frentes abiertos”, los “incompletos”, como dice David Allen, y reunirlos en contenedores que genéricamente se llaman bandejas de entrada.

Da igual si son cosas que no te preocupan, o de cosas que no son ni urgentes ni importantes. Si aún tienes que tomar una decisión sobre ellas, aunque sea simplemente la decisión de tirarlas, entonces ponlas en una bandeja de entrada. Y si no cabe en la bandeja, escríbelo en un trozo de papel y deja el trozo en la bandeja en su lugar.

Cuándo creas que ya lo tienes todo en bandejas, pregúntate de nuevo si queda algo por ahí, físicamente o en tu cabeza, que sigue llamando tu atención y, si la respuesta es afirmativa, ponlo también en la bandeja. Recuerda que el primer gran cambio es vaciar tu mente.

En sucesivos posts veremos qué hay que hacer después con todo lo que has reunido en tus bandejas de entrada y también veremos ejemplos de todas las cosas que son susceptibles de ser “barridas” durante este proceso. También te te adelanto que este ejercicio de “barrido físico y mental” puede ocuparte aproximadamente un par de horas en tu entorno de trabajo y un par de horas más en tu casa, lo que viene a suponer en total una mañana completa. Si lo haces bien, claro.

Lo mejor es que, cuando hayas terminado, habrás dado el primer gran paso y estarás más cerca de la productividad personal sin estrés porque, para disfrutar de GTD, todo empieza barriendo la mente.