GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (I)

Con el post de la semana pasada sobre cómo usar y mantener bien tu sistema gtd doy por finalizada esta serie que comencé hace algunos años sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen. La serie comenzó a finales de diciembre de 2011, con un post titulado «Haz que funcione GTD», en el que explicaba este proyecto, muy similar al que había hecho unos años antes con «Organízate con eficacia».

Han pasado cuatro años desde entonces y las cosas han cambiado mucho. Sobre todo, mi conocimiento del método y, más concretamente, de sus fortalezas y sus carencias. También he podido aprender bastantes cosas sobre coaching y PNL, a la vez que acumulado miles de horas de experiencia facilitando la mejora de la efectividad personal. Esta experiencia, junto al conocimiento más profundo de qué funciona mejor y qué funciona peor de la metodología GTD, se ha ido viendo reflejado a lo largo de estos años en una actitud mucho más crítica hacia algunas de las propuestas de Allen, especialmente en todo aquello que guarda relación con la mejora de la eficacia. Aún así, he intentado compartir con el máximo rigor posible las ideas originales del método, diferenciándolas claramente de mis opiniones y ofreciendo propuestas alternativas. Espero haberlo conseguido.

Esta serie de posts comenzaba como tal hablando sobre el juego del trabajo y los negocios de la vida, el juego de palabras que utiliza Allen para referirse a la delgada, e inexistente, línea roja entre lo personal y lo profesional. Allen continúa dejando claro que, para poder hacer que las cosas sucedan, necesitamos una herramienta que nos ayude a realizar un proceso de transformación y mejora personal, algo que va mucho más allá de la productividad personal. Aunque la mayoría de la gente busca respuestas para triunfar en esta aventura, la realidad es que no son las respuestas, es la confianza, en ti y en la calidad de tu compromiso, lo que realmente importa de cara a los resultados.

Después de quince años, GTD ha demostrado ser mucho más que una moda y se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal. ¿Cuáles han sido las claves? Descubrimos, por ejemplo, por qué GTD gusta tanto a los geeks y entendimos también por qué fallan los sistemas de productividad personal. Uno de los principales factores de éxito de GTD es que el planteamiento que hace es radicalmente distinto del de sus predecesores. En GTD, su potencia es su diseño, la forma en que se engarzan e interrelacionan sus distintos elementos. Y no nos engañemos, otra de las razones fundamentales por las que la llegada de GTD ha supuesto decir adiós para siempre a los cursos de «gestión del tiempo» es porque, a diferencia de estos, ofrece una solución innovadora a un problema creciente.

Seguimos adentrándonos en «Haz que funcione» aprendiendo un poco más sobre qué causa el estrés y cómo evitarlo y también nos planteamos si productivo naces o te haces, porque es importante saber qué está en tu mano conseguir y qué no. Vimos también que, más allá de las herramientas, los trucos y los consejos, GTD es, ante todo, un método y una filosofía, a la vez que un modelo actual y con estilo.

El libro continúa haciendo un breve repaso a cómo dominar el flujo de trabajo con GTD y a cómo planificar de forma natural con GTD, a la vez que nos recuerda que necesitas perspectiva para pensar con sentido y que la productividad personal es cuestión de enfoque, temas ya tratados en «Organízate con eficacia» y sobre los que Allen añade matices y aclaraciones en este libro.

Antes de profundizar en los detalles del método, Allen dedica un tiempo a explicar las bases mentales de GTD y deja muy claro que, en el trabajo del conocimiento, productividad es gestión de la atención. El poder de la productividad personal es que te permite liberar espacio en tu mente para pensar con claridad mientras que la lógica de la productividad personal con gtd nos dice que, al igual que la felicidad, la productividad viene de la mano del «estar a lo que estás». Lo que se interpone entre tu productividad personal y la paradoja del estrés es el control, ya que controlar bien las cosas reduce el estrés pero controlar mal las cosas genera más estrés.

A menudo se cae en el error de creer que lo más simple es siempre lo mejor, lo que suele conducir a la simpleza. GTD está diseñado sabiendo que necesitamos una simplicidad compleja para tiempos líquidos y por ello propone el uso de múltiples listas, algo que genera un rechazo inicial a una parte importante de las personas que se acercan a esta metodología. ¿Pero por qué? Si tu lista única te inspira tan poca confianza y te resulta tan poco útil, ¿qué pasaría si usaras todas las listas necesarias?. Gracias a la infraestructura que proporciona, GTD aumenta tu productividad completando tus pensamientos y posibilitando que centres tu atención en lo importante. Por otra parte, la perspectiva es tu recurso más valioso, porque te permite pasar de la reactividad a la proactividad.

Si quieres sacar el máximo partido a tus capacidades, amplía tu mente y olvida la complejidad. Es muy fácil aunque, para conseguirlo, tu productividad personal necesita control y perspectiva. Por otra parte, el método más simple de productividad personal es el que te permite gestionar tu día a día de forma integral, ofreciéndote un mapa de ruta para la vida y el trabajo. Estamos redefiniendo el trabajo en la era del conocimiento, una era en la que conceptos como «jornada laboral» ha dejado de tener sentido, tal y como veíamos en el post GTD y el engaño de la conciliación. Lo que sí tiene sentido es tener en equilibrio las distintas áreas de tu vida y el equilibrio es algo que hay que trabajar desde dentro. Para ello, es muy importante conocer y tener claros los fundamentos de la autogestión en GTD, para lo que puede sernos útil la matriz de autogestión en GTD, que te dirá cómo te definen tu control y tu perspectiva.

En los próximos dos posts de esta trilogía veremos más sobre estos dos conceptos esenciales de la metodología GTD: el control y la perspectiva. ¡No te los pierdas!

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