GTD: Un caso de éxito

Quería aprovechar la oportunidad que me brinda Jeroen para explicar mi experiencia personal con GTD, y quería hacerlo explicando lo que considero un caso de éxito de la implantación de esta metodología.

Consideraciones previas

La aparición de GTD en mi vida comienza el verano de 2010, lo hace por la necesidad de encontrar una forma de organizar mis tareas que me permitiera en primer lugar acabarlas, y en segundo lugar minimizar el nivel de estrés con el que vivía.

Eran tiempos donde me encontraba en plena transición del servicio que ahora tengo la suerte de dirigir, dormía poco y mi cabeza ya no alcanzaba para tenerlo todo controlado.

La herramienta

Es un factor importante que la herramienta/s en las que nos apoyemos para la implementación del método se adecuada y su uso sea confortable.

- Punto 1 (Toma de requerimientos)

Determinar los requerimientos y funcionalidades esperadas. En nuestro caso debía cumplir principalmente:

• Multiplataforma
• Facilidad de trabajo en equipo
• Look & Feel (luego explico con más detalle)

El correcto funcionamiento, que no sea un proyecto olvidado en el limbo, etc… es algo que ya se presupone como requerimiento.

- Punto 2 (Análisis de soluciones de mercado)

Identifiqué una serie de aplicaciones que podían cumplir las expectativas.

• OmniFocus
• Wunderlist
• The Hit List
• Nirvana HQ
• Flow

Después de revisar características me decanté por Flow, el resto son muy potentes, especialmente OmniFocus, pero hay dos cuestiones que no me acabaron de convencer: Sincronización, Trabajo en equipo.

En el caso de Flow la sincronización no existe ya que es un servicio Cloud, y en cuanto al trabajo en equipo introduce varios conceptos innovadores y muy importantes:

• Followers: Los seguidores se definen en dos ámbitos, tareas y listas.
• Tareas: se puede seguir el estado de una tarea y recibir notificaciones de todo lo que sucede en la tarea.
• Listas: se puede interactuar con todas las tareas de la lista, añadir, comentar, completar, etc.
• Delegate: será la persona a quien le encargas la realización de la tarea.
• Comentarios: permite seguir el estado de avance de cada una de las tareas, además es en formato colaborativo y cada componente del equipo autorizado puede interactuar con la tarea.

La elección de Flow supuso una inversión económica ya que nos costó unos 69$ por usuario.

- Punto 3 (Fase de prueba)

En la valoración de cualquier aplicación se debe tener en cuenta las funcionalidades que nos ofrece, pero sobretodo debemos considerar cómo es el trabajo diario, cómo de ágil es y que sensación nos aporta. Valorad con la cabeza, pero también hacedlo con los sentidos.

Explicando GTD

Cualquier cambio debe ir acompañado de una buena comunicación. El cómo se explique y el momento que se elija para ello determina un porcentaje muy alto de la viabilidad de dicho cambio.

• Dónde: La explicación de GTD a mi equipo fue en una reunión de seguimiento que hacemos de forma semanal (inicio de la semana) para definir la línea de trabajo y tener claros los objetivos a cumplir. No elegí hacer una reunión específica porque no quería que se transformara en nada que generara muchas expectativas, quería que el proceso fuera natural.
• Cómo: Construí una presentación en PowerPoint para explicar los diferentes procesos de la metodología y añadí una serie de diapos adaptadas a cómo íbamos a adoptarla en el equipo.

Al tratarse de un cambio de hábitos creo que debe ser explicado por fases y no tener prisa:

• Fase 1: Recopilar/Procesar/Organizar
• Fase 2: Revisar
• Fase 3: Hacer

La fase 1 realmente contempla 3 procesos definidos en GTD, pero alguien que está empezando tiene ciertas dificultades en diferenciarlos. Por lo que lo más sencillo es simplificar en uno y plantear en un futuro la división de esos procesos cuando ya se haya adquirido el hábito.

Nota: El principal punto de riesgo de la productividad personal es NO apuntarse las cosas (Fase 1).

La implantación

Una vez se ha definido la herramienta y se ha explicado cómo se va a utilizar es el momento de ponernos manos a la obra. El ingrediente imprescindible es la paciencia, no forzar en absoluto, piano piano si va lontano.

La implantación adquiere cierto tono festivo, esto me sorprendió bastante, al equipo le hacía ilusión crear tareas, asignarlas y realizar el seguimiento de las mismas.

La gestión de tareas (el día a día)

Lo más importante de la gestión de tareas que tenemos ahora en el equipo es la opinión del equipo, aquí va:

Opinión 1: Fini Fuente

A nivel de grupo la metodología GTD nos ha aportado independencia a la hora de realizar el seguimiento de las tareas. No son las personas las que únicamente tienen el conocimiento y por ello cualquier componente puede realizar reporting de su estado o continuar con la realización de las acciones.

A nivel individual mejoras en la ejecución y finalización de tus tareas. Plasmar cualquier acción a realizar la libera de tu mente, permitiéndote trabajar centrándote únicamente en su ejecución. El listado facilita la priorización y la valoración del tiempo para su realización.

Opinión 2: Ignacio Nieto

Poniendo en práctica esta metodología estoy consiguiendo optimizar mi tiempo, aprovechar más y mejor las horas de cada jornada de trabajo. Dividiendo cada tarea en acciones simples me permite finalizarla antes y con más facilidad. En un trabajo con un componente de día a día tan elevado, listar todas las tareas pendientes consigue que ninguna quede sin realizarse. En general, mediante esta metodología estoy trabajando de manera más ordenada y eficaz.

Opinión 3: Fran Alonso

Pues des de mi punto de vista, al ser novato en el mundo de la gestión, haber utilizado GTD me ha servido principalmente para poder organizarme y tener listadas todas las tareas que tengo que realizar. Me hubiera sido más difícil ordenar y darles la importancia que cada una de ella tiene sin utilizar GTD. Un punto muy importante de usar GTD es que he podido gestionarme de tal manera que mis tareas las he podido realizar para la fecha definida.

La utilización de GTD dentro de un grupo de gestión como el nuestro nos permite que se pueda tener presente todas y cada una de las tareas que como grupo tenemos que realizar, y más específicamente, poder ver quien tiene que realizar cada una de ellas. Pienso que el resultado de esto se puede ver reflejado en la productividad que ofrecen diferentes grupos de gestión que utilicen o no el GTD.

Opinión 4: Jordi Saltiveri

Para mí ha significado un cambio importante en la organización de mi trabajo. Ha permitido poner en orden todas esas tareas, permitiendo llevar mejor control y mejor satisfacción de lo realizado. Si ha mejorado o no mi productividad… rotundamente SI.

Soy más consciente de lo que tengo pendiente y de lo que realmente es importante. Aprendo día a día a clasificar y poner valor a las tareas, y el resto del equipo también. Creo que dentro de un año cuando valoremos la implantación de la metodología estaremos aún más satisfechos que ahora.

Siguientes pasos

Actualmente usamos la metodología en el equipo de gestión del servicio, formado por 5 personas, la idea es en un futuro intentar trasladar el modelo al resto del equipo. El objetivo es tenerlo para finales de año ya que se trata de 3 equipos en turnos 24x7, formado por 33 personas, y esa particularidad aumenta la complejidad enormemente.

Conclusiones

Espero que esta experiencia personal os sirva de ayuda y os anime a intentar evangelizar para que los profesionales tengamos muy claro que la productividad de nuestro trabajo es más valiosa que el número de horas que le dedicamos.

Sobretodo la idea es concentrarse en el objetivo real, las tareas, no en ir revisando permanentemente el método productivo que usemos. Estar todo el día buscando ser más productivo te lleva a ser menos productivo.

Soy una persona sencilla y práctica en busca de la felicidad. Me dedico a la informática a nivel profesional y vocacional. Se podría decir que soy un fanboy de Apple, pero siempre he sido y seré linuxero de corazón. Hace algunos meses decidí empezar un blog, minimiza.me, en el que escribo sobre temas de productividad y hago reflexiones totalmente libres de ideas que necesito compartir.