GTD es un sistema que ayuda a responder la pregunta «¿Qué es lo siguiente que tengo que hacer?», a centrar la atención en segmentos de actividad concretos y dividir la vida en áreas de atención. Organizar para hacer mejor, no para ahogarnos en un mar de normas y pautas.
La verdad es que a lo largo de los años he ido creando una serie de falsas creencias surgidas de suposiciones, ya sabes, lo de llenar vacíos con una explicación que a ti te parece consecuente y lógica pero no tiene porque ser correcta.
Estructurar la actividad debe mejorar la eficacia no ahogarnos en normas y pautas – @davidtorne
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Agotar las acciones de un contexto
«Cuando me centre en un contexto debo trabajar hasta agotar todas las acciones»
Un contexto es un subconjunto de acciones de mi lista de próximas acciones que comparten el lugar o el recurso necesario para ser realizadas
La premisa es la de trabajar hasta agotar todas las acciones que contiene. En la práctica es una falsa creencia, antes me agoto yo que el contexto en cuestión ;-)
Resulta difícil agotar un contexto con acciones de alta energía y otras de menor intensidad. Las más exigentes te agotan y al terminar ves el resto como algo menor. Necesitas parar, tomarte un descanso y probablemente cambiar de actividad.
Se trata de refinar el filtrado de las tu lista de próximas acciones. Filtrar por el criterio de energía y realizar un segundo filtrado por contexto. O al revés.
El trabajador del conocimiento, en muchos casos conocido como oficinista, pasa su jornada ante una pantalla, consumiendo lentamente su energía y capacidad de atención. Tiene que saber cuándo parar para tomarse un respiro.
Descanso cómo y cuándo tomarse una pausa
Una frontera inconsciente entre personal y profesional
«GTD es un sistema para gestionar tu actividad ya sea personal o profesional pero en tu lista sólo hay actividad profesional»
Si pero no. Entiendo el concepto, lo comparto, pero no lo llevo a la práctica. Puede que haya actividad personal pero es anecdótica. ¿De verdad toda mi actividad pasa por las bandejas de entrada y mi sistema de listas?
Del mismo modo que estructuramos la actividad profesional no podemos estructurar el ocio o la actividad familiar?
Facilethings, la aplicación que utilizo para gestionar mi sistema de lista, cuenta con un gráfico donde uno puede ver el porcentaje de las acciones dadas según las áreas de responsabilidad.
Entendemos el concepto área de responsabilidad como cada uno de los espacios de actividad que requiere atención pero no sabemos para que utilizarlas más allá de una etiqueta más para proyectos y acciones.
«Etiquetar proyectos y acciones con el área de responsabilidad puede servir para evaluar el equilibrio y el correcto balance de nuestra vida»
Es un nivel más de etiquetado de acciones y proyectos, útil si cuentas con un sistema que te permita acceder a estadísticas de lo que haces sin aumentar en exceso el coste de etiquetar/procesar/transformar cada acción.
Si no cuentas con un software que lo permita hacer de forma ágil, obteniendo totalización de cuando dedicas a hacer que, mejor déjalo. El esfuerzo que deberías invertir no vale la pena.
Al dar un vistazo al gráfico me doy de si prospera mi intención de organizar mi ocio y mis asuntos personales.
GTD no se tiene que adaptar a ti, tú tienes que adaptarte a GTD
«He de aplicar el sistema (GTD) al pie de la letra para obtener resultados y hacer que funcione»
Tienes que aplicar los 5 pasos del sistema y las bases del mismo sin «innovar». El núcleo del sistema es el que es y se debe respetar.
Esto incluye el sistema de listas, cómo llevar a cabo correctamente cada uno de los 5 pasos y gestionar el flujo de trabajo. A partir de ahí existe un espacio, un margen que cada uno de nosotros debe aprender a delimitar, a entender y llenar con sus propios recursos.
El margen de lo que hablo es el «como» adaptamos GTD en nuestras particularidades.
Todos tenemos trabajos y responsabilidades personales o preferencias diferentes a la hora de hacer las cosas (en cuanto a herramientas, recursos, emplazamientos donde trabajar, biorritmos …).
Desde escoger una herramienta para implementar en tu sistema, una forma para capturar en cada momento, a decidir en qué momento y cómo harás tu revisión semanal pasando para saber en qué momento del día tienes un mayor nivel de energía para afrontar las acciones más exigentes o cómo empezar tu jornada.
Es tan evidente como difícil de entender. Durante mucho tiempo el sistema no acaba de funcionar de forma fluida y es porque no se ha acomodado a tu forma de funcionar.
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Son falsas creencias. Conclusiones equivocadas a las que uno llega después de no terminar de entender o de «complementar» a su manera algún ángulo muerto del sistema.
Más allá de leer blogs sobre GTD bien volver al libro de David Allen, hacer una relectura y usarlo como referencia.
Cuando tengas tiempo – y ganas – es una opción para apuntalar tu conocimiento sobre el tema
Photo by Catalin Dragu on Unsplash
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