Guardar archivos en la Nube con Dataprius

Guardar los archivos en la Nube y disponer de un almacenamiento central para los documentos de la empresa. Esa es la finalidad de Dataprius.

Pero hay diferencias fundamentales con los discos virtuales, unas diferencias que lo hacen 100% business.

La gran diferencia de Dataprius respecto a plataformas muy conocidas como Dropbox y Drive es que no se basa en la sincronización con archivos locales. La plataforma proporciona en entorno compartido de archivos a modo de Intranet o como las redes corporativas de las grandes empresas.

Es evidente cuando se ve que la aplicación de escritorio. No consiste en una web y los ficheros no están en una carpeta local sino dentro de una ventana.

Almacenar los documentos en Dataprius no impone la necesidad de tener copias locales de los archivos.

Al guardar los archivos en Dataprius, el almacenamiento se convierte en una especie de disco duro central y compartido con los empleados de la empresa. Por supuesto también permite compartirlos con los clientes controlando los accesos mediante permisos.

Compartir los archivos con clientes en la Nube

Hay grandes diferencias entre el uso particular de los documentos y el que necesita una empresa. Aunque existan versiones business de algunos almacenamientos, estos están a medio camino de una plataforma empresarial.

Al contrario que los discos virtuales que fueron diseñados para el público en general, Dataprius fue diseñado para sustituir los servidores de ficheros de las empresas.

Dataprius permite editar y modificar los archivos directamente desde la aplicación. No se trata de un proceso de sincronización.

Todos los miembros de la empresa pueden actuar con los documentos como si estuviesen en su ordenador. El trabajo con los archivos es directo, sin dejar huella en el ordenador, esto es un entorno de red, ya vemos que no solo sirve para guardar los ficheros.

En la empresa no basta con guardar archivos

El solo hecho de guardar los documentos en un lugar externo y accesible desde cualquier lugar ya ha llevado a cientos de miles de empresas a utilizar almacenamientos en la Nube.

De alguna manera, muchas empresas comenzaron a usar esas plataformas de almacenamiento que las personas usaban de forma particular. Simplemente se utiliza lo conocido, ya sabemos que «Si tu única herramienta es un martillo, tiendes a tratar cada problema como si fuera un clavo.»

Tras un tiempo se descubre que esas aplicaciones carecen de características apropiadas para su utilización en entornos empresariales.

Un sistema para almacenar los ficheros de la empresa debe venir dotado de ciertos elementos básicos.

• Unas garantías de seguridad y de protección de datos. Cumplir RGPD sin dudas y con contratos.
• Un sistema de permisos para gestionar el acceso de los empleados a las carpetas de la empresa.
• Poder trabajar y gestionar los documentos de forma directa.
• Disponer de un soporte técnico real y con respuesta.
• Saber en todo momento dónde se encuentran almacenados los archivos y que estén en un solo lugar. Los discos virtuales copian los archivos sincronizados en innumerables ordenadores y dispositivos. Sincronizar con Dropbox, Drive, Onedrive propaga el efecto de los virus ransomware.
• Disponer de trazabilidad de las acciones realizadas por los diferentes usuarios.
• Evitar pérdidas y conflictos con los ficheros.
• Proporcionar backups de los archivos guardados en el sistema.

Guardar los documentos en la Nube no implica sincronizar

Tengamos en cuenta que ninguna red de datos de ninguna empresa del mundo necesitó nunca sincronizar. El modo correcto de usar los datos en una empresa es que se trabaje con ellos desde una aplicación.

Los empleados de un banco no sincronizan los datos de sus clientes en sus ordenadores cada vez que hay que acceder a estos. Las aplicaciones permiten acceder a los datos de forma segura sin dejar nada en esos ordenadores.

La seguridad de la información es una prioridad para las empresas. Por ello un almacenamiento de documentos no debe nunca hacer copias de los archivos de los clientes en los ordenadores individuales de los empleados. Por lo menos, el sistema debe permitir trabajar y leer los documentos sin dejar huella en innumerables ordenadores o dispositivos.

Un entorno de trabajo en Nube está a otro nivel respecto al sólo almacenamiento de archivos.

Almacenar los archivos es una cosa. Hacer que esos archivos estén protegidos y accesibles por el personal para el trabajo diario es otra cosa.

Tradicionalmente las empresas han solventado esta necesidad mediante carpetas compartidas en la red interna de la empresa. Normalmente instalando un Windows Server o un NAS.

Al centralizar los archivos en un lugar de la red ya permitía:

• Poder hacer copias o backups de todos los documentos de la empresa en un solo lugar.
• Poder establecer claves de acceso a carpetas compartidas. Solo entran los usuarios que tienen que trabajar con esos documentos.
• Poder pasar antivirus a los ficheros de esas carpetas.
• Organizar las carpetas en función de la actividad y los procesos de la empresa.
• Mantener actualizados los documentos sin errores de diferentes versiones y archivado.

Como vemos la necesidad no viene del almacenamiento, lo importante son las prestaciones que se obtienen alrededor de ese almacenamiento. Se sustituye el desorden generado por el almacenamiento individual en el ordenador de cada empleado por un repositorio central organizado.

Trasladar las estructuras de carpetas y los archivos para guardarlos en un sistema en la Nube aporta además unas ventajas muy importantes:

• Protección de los ficheros ante incidentes físicos. Roturas de los equipos, incendios o robos.
• Eliminar tareas de mantenimiento como actualizaciones, reparaciones, auditorías de seguridad.
• No depender de un software que puede quedar obsoleto en poco tiempo.
• Eliminar la dependencia de una estructuras físicas y de hardware de la empresa.
• Acceso del personal y de los clientes a los documentos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
• Conciliación laboral y flexibilidad de horarios.
• Seguridad frente a ataques y virus. De otra forma siempre se depende del estado de seguridad de los elementos locales.
• Usar características extras que proporciona ese sistema como backups, envío de emails seguros, trazabilidad, control de acceso, personalización, etc.

¿Como saber si el sistema está realmente orientado a empresas y profesionales? ¿Es business?

Si una plataforma en la Nube dispone de mecanismos para:

• Ser inmune a ataques de virus Ransomware y Cryptolocker.
• No producir conflictos de archivos.
• Gestionar los permisos sobre las carpetas y los roles de los usuarios.
• Saber quien se conecta al sistema.
• El cifrado de los archivos en tránsito. No se necesitan programas externos.
• Cumplimiento legal y RGPD.

Además, si esa plataforma nos permite el trabajo directo y desde cualquier lugar conectados al repositorio de documentos de la empresa, entonces estamos hablando de un Entorno Compartido de Archivos en Cloud como Dataprius.

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