¿Ha tenido éxito la organización de tu congreso?

En la mayoría de ocasiones, tras la organización de un congreso o evento, no resulta nada fácil encontrar los indicadores que nos muestren de forma clara y concisa los resultados y el nivel de éxito que se haya podido alcanzar.

Lo más importante es realizar un planteamiento de objetivos y metas previas al desarrollo del evento para marcarnos una planificación adecuada. Mientras más claros y concretos sean estos objetivos más fácil nos resultará medir después en qué medida se han logrado y qué elementos han influido en su consecución.

Esta planificación será variable dependiendo del tipo de evento o congreso que se realice, y entrarán en juego factores como su trayectoria, tanto si es la primera vez que se realiza o cuenta ya con más ediciones, el público objetivo al que va dirigido, la sede de celebración, etc. Por lo que habrá numerosos indicadores que influirán positiva o negativamente en los resultados finales, y por lo tanto, para hablar de éxito tendremos que ver en qué medida se ha llevado a cabo la consecución de los objetivos inicialmente planteados y si se han cumplido, o superado en el mejor de los casos, las expectativas previas de los asistentes.

¿Qué indicadores debemos tener más en cuenta?

Como  hemos comentado anteriormente, son muchos los factores que influyen en la experiencia de los asistentes y no todos son controlables por nosotros. Por ello, hemos elaborado una lista con aquellos que controlamos de forma más directa e influirán en el cumplimiento de nuestros objetivos:

• La adecuación de la sede de celebración: Es uno de los factores principales, ya que si no adecuamos el lugar correctamente todo lo que se lleve a cabo en su interior se verá afectado negativamente. Es en este punto donde nuestra empresa de servicios audiovisuales juega un papel importante. Desde Avdelta recomendamos contar con los servicios de una empresa especializada en organización de congresos en Málaga, ya que se encargará de la adecuación y coordinación de todos los elementos como la accesibilidad, la calidad de los equipos de sonido, sistemas y pantallas de proyección, y en general, todo lo relacionado con el material audiovisual y elementos de la organización.

• Facilidades para los asistentes: Entre los elementos de la organización que comentábamos, hay que hacer especial hincapié en la correcta planificación y organización de todas las actividades que se vayan a llevar a cabo durante la celebración del evento, suficiente número de enchufes, cobertura de la señal wifi, indicadores y señalizaciones necesarias o claridad y correcta visualización en el horario del programa.
• Otro punto importante lo encontramos en la calidad y repercusión de los ponentes, y concretamente, sus intervenciones. Es un factor a tener en cuenta, ya que traer un ponente conocido atraerá a un determinado número de asistentes y mejorará notablemente la experiencia de los mismos, aunque en determinadas ocasiones se debe tener cuidado, ya que existen ponentes que a pesar de estar reconocidos, repiten sus presentaciones en diferentes eventos y congresos, llegando a perder importancia y dejar de ser algo único y novedoso.
• Organización de los procesos previos como procesos de inscripción, información sobre el evento, cumplimiento de horarios, entrega de acreditaciones y documentaciones pertinentes…

Tras cuidar todos los detalles de la organización del congreso, deberemos analizar detenidamente otros muchos factores como total de asistentes, impactos en medios de prensa y redes sociales, y otro tipo de datos para los cuáles previamente se deberá haber planificado otra lista de metas y objetivos para ver en qué medida se han cumplido.

En Avdelta somos referentes en el sector, gracias a nuestra amplia experiencia como organizadores de congresos en Málaga. Consulte más información en nuestra web, o llámenos y le atenderemos sin ningún tipo de compromiso.