¿Han evolucionado tus reuniones? (2)

Siguiendo el anterior post, donde listábamos unos pocos ejemplos de reuniones altamente efectivas, en éste, desarrollaremos algunos consejos básicos al respecto de cómo mejorar los resultados de nuestras reuniones:

Utiliza los ‘hangouts’: verse las caras favorece la atención y por tanto el resultado. Es la manera más fácil, barata y efectiva para poder llevar a cabo reuniones rápidas. Aún hay personas que tienen miedo que sea menos efectiva que una reunión ‘tradicional’, pero hoy en día las herramientas y las conexiones permiten alcanzar altos niveles de satisfacción en éste tipo de reuniones.

Compartir los éxitos: queda demostrado que en las reuniones, hacer partícipes a todos de los avances de la empresa, favorece la productividad y motivación. Es importante dedicar un rato a este propósito.

Prepara la agenda por avanzado: una reunión sin orden del día ni objetivos tiende al fracaso absoluto. Enviar previamente el plan favorece la preparación que resulta en un mayor cumplimiento de objetivos y reduce la duración de la reunión.

Focalízate en el objetivo: todo lo relativo a lo que se está trabajando será bienvenido. Todo lo que no, debe ser evitado y redirigido donde toca o a una próxima reunión. Evita que la reunión entre en derivas innecesarias.

Aprovecha las reuniones para motivar: romper la monotonía para asistir a una reunión con otros compañeros, compartir experiencias y situaciones, tiene que ser motivador, si no lo es, la reunión resta y no suma, para evitar esto haz que las reuniones sean provechosas, dinámicas y divertidas. Si son vistas como una obligación y/o pérdida de tiempo, algo estás haciendo mal.

Cada reunión en su día o momento: experimenta con la variación en la programación de reuniones, los resultados serán distintos en una reunión en viernes que en lunes.

Concreta el plan de acción: evoluciona del acta tradicional al listado de acción, resume los acuerdos y compromisos en una ‘to-do list’. Es más efectivo y facilita el seguimiento.