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Con objeto de dar soporte y como no garantizar el buen funcionamiento de los principios básicos de GTD, debemos apoyarnos en un conjunto básico de herramientas organizativas que de forma integrada como sistema consigan ser mejores que nuestra mente. Estas herramientas deberán proporcionarnos de forma eficiente los recordatorios adecuados que precisemos en cada momento, de forma que podamos confiar plenamente en nuestras elecciones respecto a lo que hacemos.
Los principios básicos de GTD suponen que hemos de capturar todo lo que llama nuestra atención, posteriormente decidir cuales son las próximas acciones al respecto y por último centrarnos en los resultados que queremos conseguir. Tras procesar todo lo que llama nuestra atención surgen las distintas categorías organizativas las cuales implican el uso de las siguientes herramientas:
La BASURA, para cualquier cosas que no nos sirva absolutamente para nada.
El archivo de REFERENCIA, para almacenar cualquier elemento que nos pueda servir de consulta en un futuro.
La INCUBADORA, para elementos sobre los cuales nos gustaría hacer algo en un futuro. La incubadora estará compuesta por el Archivo de SEGUIMIENTO y la lista de acciones ALGUN DIA, TAL VEZ.
El CALENDARIO, para acciones a realizar con día y hora e información específica.
La lista de ACCIONES SIGUIENTES, para albergar todos los recordatorios de las acciones que hay que hacer cuanto antes sea posible.
La lista de ACCIONES a la ESPERA, para gestionar las acciones delegadas o que esperamos de los demás.
El archivo de Material de APOYO de los PROYECTOS, para almacenar la planificación y todos los materiales colaterales a los proyectos.
La lista de PROYECTOS, para gestionar los resultados que esperamos sobre el nivel de perspectiva a 3.000 m de altitud.
Las listas de CONTROL, que se pueden usar a modo de recetas de ingredientes potenciales, para proyectos, actos y áreas de valor, interés y responsabilidad
Cabe indicar que la descripción de estas herramientas es meramente funcional quedando a elección de cada usuario su tipología. Por ejemplo a la hora de usar un calendario, podrá ser digital o bien analógico, simplemente deberá aportar la función que se espera de el. De igual forma ha de entenderse el concepto de lista como algo abierto, algo que puede ser revisable de forma sencilla tal como unas simples fichas, una secuencia de elementos en una aplicación de software o bien una lista en una simple hoja de papel.
En las próximas semanas iremos desgranado cada una de estas herramientas de forma más concreta con objeto de describir su función, su uso y como no sus distintas posibilidades de configuración.