HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN EN GTD 03: El archivo de Referencia

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Continuando con el orden de herramientas establecido en la introducción, dedico esta entrada al desarrollo del Archivo de Referencia.

Definición. Archivo de cualquier tipo destinado a conservar o almacenar todos aquellos elementos que no requieren ningún tipo de acción y que en el momento que fueron procesados decidimos conservar, ya que pueden sernos útiles en un futuro próximo.

Formatos. En el ámbito de lo analógico podrá usarse cualquier tipo de archivo que nos permita clasificar la información mediante carpetas etiquetables, preferiblemente con solapa. En el ámbito de digital podrá ser cualquier carpeta dentro del sistema de archivo del OS o bien cualquier tipo de software específico para tal uso tal como Evernote, DevonThink, etc.

Tipo de acciones que se gestionan con esta herramienta. Ninguna. Se trata simplemente de elementos que no requieren de acción por nuestra parte y que sólo deseamos conservar para un posible uso futuro.

La cuestión fundamental respecto a esta herramienta radica en que ha de ser sencilla y eficiente en cuanto al tiempo que dedicamos a archivar o bien recuperar cualquier tipo de documento totalmente sin pensar donde está almacenado.

A la hora de usar esta herramienta pueden surgirnos dos problemas: Que en algún momento mezclemos elementos accionables con material de referencia o bien que el sistema de archivos que estamos empleando no sea lo suficientemente lógico y eficiente. Las soluciones pasan por identificar correctamente los elementos accionables y organizarlos en sus correspondientes herramientas. Y respecto a la lógica y eficiencia del sistema cabe decir que debe ser afinado y revisado de forma continua, tanto su contenido como el propio sistema de almacenamiento.

El éxito en el uso de esta herramienta se conseguirá si conseguimos archivar en menos de 60 segundos. En este tiempo deberemos tomar un elemento de la bandeja de entrada, al procesarlo, decidir que no requiere acción y que deseamos conservarlo y por último archivarlo de forma correcta.

De forma general se observarán las siguientes recomendaciones:

1. Archivo de referencia General y Específicos. Usar tantos archivos como temas específicos necesitemos agrupas. Por ejemplo archivo de clientes, contable, finanzas, etc. Por otro lado usar un archivo general menos concreto y que albergará cualquier tipo de documento o información que se salga de los temas específicos.
2. Clasificación A .. Z. Organizar toda la información mediante carpetas clasificadas de forma alfabética. Esto facilita la búsqueda.
3. Etiquetar los archivos. Etiquetar todos y cada uno de los archivos que usemos con objeto de conocer cual es el contenido de los mismos.
4. Mantener los archivos como máximo a 2/3 partes de su capacidad. Este hecho hace que no nos resistamos a archivar.
5. Disponer de los archivos al alcance de la mano. Al igual que la recomendación anterior, si los archivos no se encuentran a nuestra mano en nuestro puente de mando, nos resistiremos a archivar.
6. Disponer siempre de carpetas libres y dispuestas para su uso. Si no disponemos de carpetas para archivar, la documentación tenderá a acumularse en nuestro entorno.
7. Usar materiales de calidad. El disponer de un sistema de archivo de cierta calidad nos ayudará a usarlo y mantenerlo. Es un efecto puramente psicológico.
8. Hacer limpieza de vez en cuando. Con objeto de no desvirtuar el sistema de archivo y acumular elementos que de alguna manera caducan o ya no nos sirven, es recomendable purgar los archivos al menos una vez al año.

Recuerda. Si tu sistema de archivo no es eficiente ni funcional, te resistirás a archivar de forma inconsciente, hecho que te hará sentir una pérdida de control al ver acumulados innumerables documentos e información por todo tu entorno. ¿Qué sistema usas para tu archivo de referencia?, ¿cómo lo usas?