HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN EN GTD 07: La lista de Acciones Siguientes

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Siguiendo el orden descrito en la entrada inicial de esta serie, llegamos al análisis de una de las herramientas principales de la metodología GTD junto con el calendario. La lista de Acciones Siguientes.

Definición: Herramienta destinada a contener todas aquellas acciones siguientes que nos hemos comprometido a completar lo antes posible.

Formatos: Podrá emplearse cualquier tipo de formato tanto analógico como digital que permita contener todas estas acciones y que además puedan ser filtradas por #CONTEXTO #TIEMPO DISPONIBLE y #ENERGIA.

Tipos de acciones que se gestionan con esta herramienta: Tal y como se indica en la definición de la herramienta,  solo se gestionaran con esta herramienta las acciones siguientes que hayan de ser completadas lo antes posible.

Siempre que el calendario nos muestre que tenemos tiempo libre, podremos decidir si hacemos algo. En caso afirmativo, podremos bien definir el trabajo, es decir, procesar y organizar la nueva información que hemos permitido que entre en nuestro entorno o bien trabajar sobre el trabajo ya definido. En tal caso la primera herramienta que consultaremos será nuestra lista de acciones siguientes. Procederemos a revisar y filtrar su contenido en función del contexto en el que nos encontremos, del tiempo libre que dispongamos y del nivel de energía que tengamos en ese mismo momento. En última instancia seleccionaremos la acción a llevar a cabo en función de nuestra prioridad.

El formato de esta herramienta queda condicionado por su uso. Si usamos listas simples en formato papel, deberemos al menos crear tanta sublistas como contextos tengamos. En tal caso sería recomendable anotar junto a cada acción el tiempo estimado necesario y la energía necesaria para llevarla acabo. En el caso del uso de listas digitales, deberemos asegurarnos de que nuestra herramienta de gestión nos permite filtrar dichas acciones en función de los criterios que ya hemos comentado con anterioridad.

Si tu trabajo está bien definido, cuando filtras tu lista de acciones siguientes para ver que es lo que puedes hacer en un momento concreto, sientes una gran sensación de relajación puesto que de una lista que puede contener cientos de acciones, sólo suelen quedar unas pocas posibilidades. Esto mejora increíblemente tu nivel enfoque y como no tu productividad.

Esta lista sólo debe contener acciones siguientes accionebles. ¿Y por qué digo esto? Puede darse el caso y de hecho se da, que las acciones a completar de un proyecto o subproyecto sean secuenciales y no paralelas, es decir, que para completar una acción sea preciso haber completado anteriormente otra. Estas acciones no se consideran aún accionables por lo que no deberían aparecer en la lista de acciones siguientes. Si tu herramienta de gestión te permite ir activando de forma automática las distintas acciones siguientes mientras vas completando acciones fenomenal, pero si no es así, deberás estar muy pendiente en tus distintas revisiones del sistema de que cada proyecto no se estanque. En el caso de proyectos de corto alcance, deberás hacer revisiones casi a diario para mantener tu lista de acciones siguientes totalmente actualizada. En el caso de los proyectos de mayor alcance, con la revisión semanal será mas que suficiente. Tu eres el comandante de tu nave y has de decidir cuando pasas revisas tu sistema.

Recuerda la lista de acciones siguientes es tu hoja de ruta para cuando el calendario de indica que tienes tiempo libre y decides hacer cosas. ¿Qué tipo de listas usas? ¿Cómo gestionas tu lista de acciones siguientes?