HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN EN GTD 08: La lista de Acciones a la @espera

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Continuando con la serie dedicada a las herramientas de organización que se emplean en GTD, paso a analizar en esta entrada, una de las herramientas empleadas en GTD que quizás más presión haya aliviado junto con la lista de acciones algún día, tal vez. Se trata de la lista de acciones a la espera.

DEFINICION Herramienta destinada a gestionar todos los recordatorios de las acciones que no dependen de uno mismo y por tanto han de llevar a cabo otras personas.

FORMATO En concepto de lista en GTD es muy abierto por lo que se podrá emplear cualquier elemento a modo de inventario que pueda ser revisado en cualquier momento y de forma sencilla. Lo habitual es usar una simple lista, pudendo estar tanto en formato analógico como digital.

TIPO DE ACCIONES QUE SE GESTIONAN CON ESTA HERRAMIENTA Acciones siguientes que han sido delegadas o bien ha de hacer otra persona por cualquier tipo de razón. También pueden ser gestionados con esta lista todos aquellos proyectos que se han delegados, contener recordatorios de aquellas cosas que has prestado, que estás esperando que te envíen o bien confirmaciones que están pendientes de ser recibidas por parte de alguna persona en concreto.

En definitiva se trata de una herramienta destinada a hacer un seguimiento de todo aquello que no depende propiamente de nosotros. Es por ello que resulta recomendable usar algún tipo de etiquetado o bien distintas listas a la espera con objeto de poder clasificar los recordatorios por contactos relacionados. El uso de cualquier tipo de etiquetado diferente al propuesto sería innecesario puesto que estas acciones no dependen directamente de nosotros.

Esta lista ha de ser revisada de forma conjunta con el resto del sistema en las distintas revisiones que se hagan del mismo. Una buena práctica es proceder a su revisión siempre previa cualquier tipo de conversación telefónica o reunión que se vaya a celebrar con alguien. Personalmente lo que suelo revisar el la lista de acciones siguientes con el contexto @agenda #contacto y la lista a la espera correspondiente al #contacto en concreto. De esta forma nunca me olvido de las cosas que tengo que tratar durante las conversaciones o reuniones y de recordar si existe cualquier elemento a la espera. Independientemente de ello es recomendable hacer tantas revisiones como sea posible dado que estos elementos pueden provocar el estancamiento perpetuo, sobre todo de proyectos cuyas acciones posteriores pueden depender de la finalización de elementos contenidos en esta lista.

Se trata pues de una lista dedicada al seguimiento de aquellas cosas que por algún motivo nos interesa seguir la pista y por tanto han de estar siempre a la vista.

Si usas esta lista de forma correcta conseguirás tener bajo control el seguimiento todo aquello que es de tu interés y no depende de ti. ¿Cómo usas la lista de acciones a la espera?