Herramientas GTD para cada Tipo de Acción

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Como veíamos en una entrada anterior, los 5 criterios para entender las acciones en GTD guardaban relación con el grado de compromiso de cara a llevar a cabo la acción, con el hecho de que la acción fuera o no realmente accionable, con el tiempo en el que se debe, o a partir del que se puede, hacer y con quién debe hacerla.

Decíamos que eso ofrecía 32 posibles combinaciones o tipos de acciones y que cada uno de estos tipos tiene cabida únicamente en una herramienta GTD. Veamos ahora qué tipo o tipos de acción deben ir a parar a qué herramienta:

• Agenda:
  • Las acciones que anotes en tu agenda deben ser siempre comprometidas y caducar. En caso contrario, no deberían estar en la agenda
  • Pueden sin embargo ser tanto accionables como no accionables. Un ejemplo de no accionable sería un recordatorio para entregar un documento antes de una fecha determinada. Es posible que antes de poder entregarlo tengas que preparar dicho documento, pero a pesar de ello quieres tener el recordatorio en la agenda. En el momento que tuvieras el documento listo para entregar, la acción de entregarlo pasaría a ser accionable pero hasta entonces sería no accionable
  • Del mismo modo, pueden ser acciones propias o delegadas. Imagina por ejemplo que la fecha límite es para que te entreguen el documento a ti en lugar de entregarlo tú
  • Por último, pueden ser acciones presentes o futuras. Una acción futura sería comprar unas entradas para un espectáculo que salen a la venta dentro de dos semanas. En este caso, aunque David Allen dice que se puede utilizar la agenda, yo prefiero utilizar el archivo de seguimiento
  • Esto supone 8 posibles tipos de acciones distintas
• Lista de próximas acciones:
  • En este caso hablamos de una lista mucho más restrictiva, ya que únicamente admite acciones que sean comprometidas, accionables, presentes, que no caduquen y que sean propias
  • En este caso por tanto hay 1 único tipo de acción posible
• Lista a la espera:
  • Otra lista bastante restrictiva, ya que las acciones que contiene deben estar comprometidas, no caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y, lógicamente, delegadas
  • Pueden ser sin embargo tanto accionables como no accionables. En realidad, a ti eso te da igual, porque es algo que atañe a la persona a quién se la has delegado. De hecho, lo normal es que tú no sepas si esa persona tiene o no que completar otras acciones antes de poder hacer la tuya
  • También pueden ser presentes o futuras, ya que nada impide que tú delegues algo hoy que no se pueda empezar a hacer hasta dentro de, por ejemplo, tres días
  • En esta lista puede haber por tanto 4 tipos de acciones distintas
• Lista algún día/tal vez:
  • Esta lista es lo opuesto a la de próximas acciones en cuanto a restricciones, ya que el único criterio que se debe cumplir es que las acciones sean no comprometidas
  • Pueden ser tanto accionables como no accionables. De hecho, hasta que no te comprometas a hacerlas, este detalle da igual
  • Por el mismo motivo que antes, pueden ser propias o delegadas
  • Es indiferente que la acción caduque o no, ya que no hay ningún compromiso para hacerla
  • También da igual, mientras no hayas tomado la decisión de comprometerte a hacerlas, que sean presentes o futuras
  • Es decir, en esta lista caben hasta 16 tipos de acciones distintas
• Archivo de seguimiento:
  • Los criterios que deben cumplir las acciones en esta lista es ser comprometidas, accionables, futuras, no caducar (si caducan deberían estar en la agenda) y ser propias
  • Aquí hay también 1 único tipo de acciones posibles
• Material de apoyo para proyectos:
  • De forma opcional, hay quien prefiere ir identificando acciones adicionales de los proyectos aunque aún no sean accionables. En este caso esas acciones se pueden tratar como material de apoyo para los proyectos hasta que llegue el momento en que pasen a ser próximas acciones. Estas acciones deben ser comprometidas, no accionables, no caducar y ser propias
  • Pueden sin embargo ser presentes o futuras, ya que mientras no sean accionables es irrelevante
  • Hablaríamos por tanto de 2 tipos de acciones posibles

Como ves, hay herramientas más restrictivas y otras apenas restrictivas. Lo importante es no olvidar que cada uno de los 32 tipos de acción posibles sólo puede ir a una herramienta GTD determinada, por lo que, si tienes claros los criterios, siempre podrás utilizar la herramienta adecuada.