Herramientas: Tu mayor enemigo para aprender GTD®

Obsesionarte con encontrar o construir la herramienta perfecta, en lugar de comenzar con lápiz y papel, como recomienda David Allen, es uno de los 10 errores típicos al empezar con GTD^® y, probablemente, uno de los más frecuentes y con más graves consecuencias.

De hecho, en los cursos de formación GTD^® oficial que facilitamos desde OPTIMA LAB, la pregunta «¿pero habrá herramientas que ayuden a aplicar todo esto, verdad?» es una de las que nunca puede faltar.

Se trata de una pregunta hasta cierto punto lógica ya que, junto a su enorme potencial y capacidad transformadora, el primer contacto con GTD^® deja también prever que nos encontramos ante algo de mayor envergadura que las «técnicas» inútiles que cuentan en los cursillos de «gestión del tiempo».

Es por tanto comprensible que nuestra primera reacción sea reducir el impacto del trabajo que se avecina, ¿y qué mejor que hacerlo con alguna app, herramienta o gadget?

La mala noticia es que esta reacción de nuestro Sistema 1, por lógica y natural que sea, nos pone en una situación que, lejos de ayudarnos, nos perjudica de cara a la consecución de tu objetivo, que es aprender GTD^®.

Algo que necesitas tener claro si quieres lograr tu objetivo es que esto va de desarrollar un conjunto de hábitos, es decir, un conjunto de comportamientos observables que realizarás sistemáticamente en determinadas situaciones.

Los beneficios de aplicar GTD^® provienen de «qué haces» y la aportación a estos beneficios de «con qué lo haces» es marginal. Si tuviera que dar cifras, diría que GTD^® es un 98% hábitos y un 2% herramienta.

Y de aquí viene el problema, porque la gente, en lugar de invertir sus recursos en generar los hábitos – que es lo que va a mejorar su efectividad – los invierte en encontrar, construir o «tunear» una supuesta «herramienta perfecta», lo cual es absurdo, por inalcanzable.

Ninguna persona, cuando está empezando con GTD^®, tiene criterio para saber si una herramienta es la ideal para ella o no lo es, de tal modo que, aunque la tuviera delante de sus narices, no sabría reconocerla. En consecuencia, va a dedicar sus recursos a fracasar con garantías y va a terminar usando una herramienta que, lejos de ayudarla, le va a poner muy difícil aprender GTD^®.

Otra cosa que es importante tener claro es que actualmente no existe ninguna herramienta que sea perfecta para aplicar GTD^®. A todas – sin excepción – les faltan cosas para ser «perfectas». Y peor aún, a todas – sin excepción – les sobran cosas para ser «perfectas».

El principal problema que acarrea esta obsesión por encontrar la «herramienta perfecta» es que – como decía un lector en un comentario hace unos meses – la herramienta «se come» a la metodología, es decir, la sustituye, pero de forma equivocada.

La gran mayoría de las supuestas «herramientas GTD^®» modifican de alguna manera los conceptos originales, cuando no los suprimen parcialmente o los implantan de manera errónea, impidiendo así la correcta aplicación de la metodología.

Esto causa mucha confusión, sobre todo al principio, ya que además de aprender el correcto significado de cada concepto de GTD^® y a separarlos de su significado habitual, hay que «luchar» contra la herramienta y recordar que lo que en la herramienta se llama «A» es lo que en GTD^® significa «B» aunque en nuestro mundo pre-GTD significaba «C»…

Si a lo anterior sumamos la falta de humildad que todas las personas hemos demostrado al acercarnos por primera vez a la metodología, y que nos ha llevado a intentar «mejorarla» y «adaptarla», ya tenemos servida la catástrofe.

La idea que me gustaría que te llevaras de este post es sencilla: olvida la herramienta y céntrate en los hábitos.

Si yo naufragara mañana en una isla desierta, podría seguir aplicando GTD^® sin problema, escribiendo mis listas sobre una roca o sobre la corteza de un árbol. Y me funcionaría igual de bien. Porque tengo adquiridos los hábitos.

Por otra parte, cada GTD^® Certified Trainer de OPTIMA LAB utiliza una herramienta distinta. ¿Qué te dice eso en cuanto a la existencia de una supuesta «herramienta perfecta»?

Lo que tienes que entender es que la herramienta GTD^® perfecta es inexistente.

La herramienta perfecta es la que se adapta mejor a tus capacidades y necesidades de cada momento, lo que significa que, muy probablemente, tendrás distintas «herramientas perfectas» a lo largo de tu camino para dominar GTD^®.

En concreto, cuando estás empezando:

1. El primer requisito de tu primera «herramienta perfecta» es que tienes que dominar ya su uso. Eso descarta automáticamente cualquier «nueva» herramienta. Y fíjate que digo «domines» en lugar de decir «conozcas». Es necesario que la sepas usar bien, con soltura, para que te sea útil.
2. El segundo requisito es que tiene que ser ubicua, es decir, tiene que ir siempre contigo. No sirve – repito – no sirve ninguna herramienta que no puedas llevar siempre contigo, y da igual por el motivo que sea. Recuerda que estás hablando de tu «mente extendida»…
3. El tercer requisito, y el más importante de todos, es que tienes que utilizar la herramienta aplicando lo que dice la metodología. Resiste la tentación de «mejorar, interpretar o adaptar» la metodología, porque – con seguridad – lo vas a hacer mal y vas a fracasar en la adopción de GTD^®.

Si tienes la humildad para admitir que careces de criterio para juzgar o cambiar nada de GTD^®, y aplicas estrictamente los tres consejos que acabo de darte, habrás aumentado espectacularmente tus probabilidades de terminar aplicando y dominando GTD^®.

En caso contrario, lo repito una vez más para que no te quede la menor duda, tienes casi garantizado el fracaso. Tenlo siempre presente: las herramientas son tu peor enemigo para aprender GTD^®.