Historiales de acciones sobre los documentos y archivos de la empresa

Historiales, trazabilidad, log de acciones. Hay muchas formas de llamar a este registro de actividad.

Es la información que se va guardando cuando alguien en la empresa realiza una operación sobre un fichero o una carpeta.

Resulta imprescindible. Es necesario para cualquier organización que se tome en serio el control y la gestión de sus documentos.

Tiene implicaciones en la seguridad, la calidad de gestión de la empresa y el cumplimiento de las normas de protección de datos como RGPD.

¿Se ha borrado un archivo? ¿Qué ha pasado?

Cuando se trabaja sobre un repositorio común de documentos es habitual que se produzca esta situación.

Sin un adecuado registro de actividad o Historial, sería imposible determinar lo que ha ocurrido con un documento. Con este, se puede comprobar qué usuario y en qué momento se realizó el borrado, y en su caso proceder a su recuperación.

Los almacenamientos en la Nube convencionales no incluyen esta característica. Muchas empresas no disponen de un registro de actividad, porque en su momento no se consideraron características empresariales en la elección de su repositorio documental.

En la actualidad podemos apreciar como con frecuencia se valora un sistema de almacenamiento para empresas tan solo por su capacidad.

El control de acceso, las medidas de prevención ante posibles pérdidas, la preservación de las estructuras de trabajo, la eficiencia en encontrar la información y el seguimiento de la actividad, son mucho más importantes que disponer de un inmenso espacio para cientos de miles de archivos.

La vida de un documento y el control de sus cambios

En un entorno de archivos para empresa, dónde múltiples usuarios trabajan en la oficina, en casa o desde cualquier lugar, no se puede prescindir del historial de vida de la documentación.

Los archivos de la empresa:

• Son creados. (Alguien los ha introducido en el sistema para su protección, trabajo y archivado)
• Son modificados (En cierto momento y por algún miembro de la empresa)
• Son visualizados (Por algún miembro de la empresa o cuando se ha compartido con un cliente).
• Han sido borrados.
• Se han compartido con clientes y estos han actuado a su vez sobre el archivo.

El registro de la actividad con los archivos forma parte de la dinámica de trabajo con la documentación de cualquier sistema empresarial. El conocimiento de la vida de un fichero aporta control y capacidad de seguimiento de la actividad. Se trata en definitiva de aumentar la eficiencia, disminuir errores y aumentar seguridad sobre la documentación almacenada.

Los pilares de un sistema de almacenamiento para empresas

En nuestros días todos los sistemas de almacenamiento están en la Nube.

Hay muchos motivos por los que todas las empresas llevaron sus documentos la Cloud. En un principio se trataba del mero hecho de la disponibilidad, hacer que los documentos estuviesen disponibles desde cualquier lugar con cualquier dispositivo. Esto se aplica tanto a los empleados de la empresa como a la capacidad de compartir ficheros con clientes.

Ahora, además de la ubicuidad en el acceso a la documentación, ha tomado gran relevancia la seguridad. Se trata de mantener el repositorio documental de la empresa en un lugar externo para evitar que sea afectado por incidentes en las instalaciones locales.

Los fundamentos de un almacenamiento para empresas se pueden resumir en dos pilares fundamentales:

• Control de acceso a la documentación por parte del personal. Cada miembro de la empresa debe acceder a los archivos que les son permitidos y que forman parte de su ámbito de trabajo.
• Medidas de protección de la información. Incluye tanto las dinámicas de trabajo sobre los documentos como todos los medios que aporta un sistema para evitar pérdidas de documentación.

Disponer de un registro de la actividad sobre el sistema de archivos y carpetas está por supuesto incluido en estas características fundamentales.

Un ejemplo. Los Historiales de Dataprius

Dataprius, al haber sido diseñado desde el principio como un “Entorno de archivos en la Nube para Empresas”, dispone de historiales de actividad para: las carpetas, los archivos y los usuarios involucrados en el trabajo diario con los documentos.

Que existan gran cantidad de acciones realizadas sobre los archivos de una carpeta no significa que su visualización no pueda ser sencilla.

Ejemplo historial actividad de carpeta en Dataprius

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