Para establecer una gestión basada en procesos en la organización se tienen que identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres grandes bloques: estratégicos, operativos y de soporte. A partir de aquí, se elabora el mapa de procesos que ayudará a identificar las interrelaciones de cada uno de ellos. ¿Quieres saber más? Te lo explicamos con un ejemplo práctico:
Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos más "pequeños" que formarían cada gran grupo. La mejor forma para entenderlo es mediante un ejemplo:
"Una empresa distribuidora de bebidas refrescantes decide gestionar su empresa mediante procesos. Para ello tiene que identificar todos los procesos en los cuales se dividirá la compañía para una gestión eficiente. A continuación, algunos ejemplos de los procesos que se encontrarían dentro de cada gran bloque":
Mapa de procesos
Una vez todos los procesos de la compañía son conocidos, el siguiente paso es elaborar el mapa de procesos. Éste podría considerarse como una "gran telaraña" de procesos unidos entre sí, representados gráficamente.
Se trata de un diagrama que presenta la visión global de la estructura de la empresa, donde se presentan todos los procesos que la forman y sus principales relaciones. Para elaborarlo se deben conocer todas las conexiones además de las entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso, teniendo en cuenta que la entrada tiene unos objetivos marcados en relación al cliente y la salida de éste tiene que satisfacer las necesidades del cliente en relación a los objetivos marcados.
Un mapa por procesos no es igual en todos los casos, sino que cada empresa lo adapta a su estructura. Deben de ser claros y concisos en cuanto a la información que refleja para cumplir con su finalidad. Todos los procesos deben constar en el mapa y deben de estar unidos a los procesos con los que se interrelacionan, si los hay. No es necesario que se expliquen en detalle todos los procesos pero sí que consten los grupos de actividades que engloban.
Beneficios de los mapas de procesos
Empezar el mapeo de procesos en una empresa genera muchas dudas sobre cómo implementarlo pero también sobre los beneficios que conlleva. Así pues, es importante determinar cuáles son las ventajas. En primer lugar, realizar este mapa por procesos implica que se definan roles y responsabilidades en el seno de la organización. En segundo lugar, se mejora el flujo de información entre las diferentes funciones.
En tercer lugar, el hecho de tener unos objetivos definidos a todos los niveles propicia que los distintos niveles dentro de la empresa estén alineados en la visión global de la organización. Además, también es importante destacar que con funciones y procesos orientados en una cadena de valor los objetivos definidos en todos los niveles están alineados a la visión organizacional.
Por último, debemos entender que con los mapas de procesos se consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar oportunidades importantes. En definitiva, con un mapa de procesos se consigue tener más orden y alinear visiones de la empresa: puntos clave conseguir una empresa más competitiva.Fuente: http://www.captio.net/blog/identificar-y-elaborar-el-mapa-de-procesos-de-la-empresa
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