Implantar un cambio de sistemas no es fácil

Me entero hoy de que el histórico grupo editorial Enciclopedia Catalana (GEC) está planteándose una reducción de personal en un proceso de reestructuración inminente para superar una crisis provocada por un proyecto estratégico que no ha podido o sabido implantar como pensaba.

El proyecto parecía acertado en su diseño. Consistía en fusionar su distribuidora (Ágora) con otra distribuidora de perfil aparentemente similar (Les Punxes), para ganar eficiencia y mejorar rentabilidad. Pero la amplitud del reto se presentaba a priori difícil de abordar. Las dos distribuidoras, por ejemplo, usaban sistemas ERP diferentes. No conozco otras diferencias, pero seguro que existían y eran importantes.

Por lo que parece se trataba de mantener los dos ERP y de implantar un sistema de gestión de almacenes (SGA) mejorado, a partir de uno que ya había implantado un tercero (SCM Logística) en Les Punxes.

No profundizo en la magnitud del proyecto, porque no conozco todos los detalles y tampoco es el objeto de este post.

De lo que parto es de los resultados: una implantación desastrosa, que ha sido noticia en todo el sector editorial. Y que ha afectado seriamente a las empresas implicadas: las dos fusionadas, el grupo GEC, ¡y muchas editoriales pequeñas y medianas que son (¿eran?) clientes de las dos distribuidoras!

Parece que el nuevo sistema se trató de arrancar a principios de 2023, pero provocó un caos enorme, que implicó que las empresas dejasen de vender y facturar, y que aún no está del todo resuelto. El daño es tal que muchos clientes se están planteando demandar a Entredos.

¿Por qué ha pasado esto?

Me atrevo a aventurar que ha sido porque se infravaloró el proyecto de cambio.

En mi vida profesional he participado como consultor numerosos proyectos de implantación de nuevos sistemas y soy consciente de la complejidad que suponen. ¡No son proyectos tecnológicos! Son proyectos de cambio, con múltiples facetas: estratégica, organizativa, de procesos, de personas, y sí, de tecnología.

Si la alta dirección no lo entiende y no se implica, los deja en manos de los responsables informáticos, los proyectos informáticos están condenados al fracaso.

Se aplica aquí el conocido "lo barato es caro". Los proyectos se venden como rápidos ("esto se implanta en 6 meses...") y baratos ("ya nos lo iremos haciendo nosotros poco a poco"), y el resultado es el fracaso, que luego cuesta mucho más arrancar bien de lo que hubiera supuesto abordarlo correctamente desde el principio.

Los proyectos de cambio, de implantación de nuevos procesos y sistemas, requieren de una metodología rigurosa, una implicación y un seguimiento, que no voy a detallar aquí, pero que los consultores serios conocen y los directivos experimentados también.

En resumen, no se deje convencer por cantos de sirena y aborde sus proyectos de cambio como debe hacerlo. Así evitará fracasos como el de Entredos que está a punto de llevarse por delante a las empresas implicadas.