Implantar un sistema de gestión documental

Software para la gestión documental

Las empresas se enfrentan cada vez más a un reto al que no se habían enfrentado anteriormente como es la gestión de documentos electrónicos. Antes, el desafío era ordenar y organizar documentos físicos, en papel, como facturas, albaranes y cualquier tipo de elemento importante para el funcionamiento de una empresa, pero ahora, ya inmersos en la etapa digital, las empresas deben adaptarse y gestionar de manera adecuada los documentos electrónicos que día a día emiten o reciben mediante un software de gestión documental.

En primer lugar, hay que conocer bien el sistema de gestión documental (SGD) que tiene en la actualidad la empresa y, para ello, es imprescindible contar con el personal que genera y almacena documentos electrónicos para localizar los problemas a los que se enfrentan que pueden ser los siguientes:

• Nombrar documentos: es importante saber si la compañía dispone de un sistema conocido por todos a la hora de nombrar los documentos y si se puede saber su contenido sólo con ver el nombre.
• Almacenar documentos: la compañía debería tener un sistema de almacenamiento de documentos electrónicos para que todos los empleados sepan dónde guardarlos.
• Recuperar documentos: hay que detectar los problemas a la hora de recuperar un documento guardado anteriormente.
• Almacenar documentos en papel físico: se debe determinar los documentos físicos que se siguen almacenando y si funciona el sistema empleado.
• Accesibilidad: es importante saber si el acceso remoto a los archivos electrónicos de la empresa funciona y puede acceder cualquier empleado.
• Gestión de e-mails: se debe conocer el sistema actual para guardar e-mails y archivos adjuntos para saber si funciona o hay que hacer algún cambio.

Un sistema para clasificar documentos

Una vez conocido el SGD actual de la empresa llega el momento de mejorar los puntos que generan más problemas, que suele ser la clasificación de documentos en grupos y subgrupos. Es importante crear una buena división de grupos para almacenar correctamente los documentos. Por ejemplo, las facturas se pueden dividir según los proveedores, según las fechas de vencimiento, etc. Otro grupo puede ser el de documentos de marketing o publicidad, contabilidad, etc.

Estas son algunas herramientas para lograr un buen gestor documental:

• Disponer de un escáner fiable con alimentador de documentos para convertir documentos en papel a formato electrónico.
• Si la empresa va a eliminar el papel próximamente, cada empleado debe tener un escáner personal para agilizar las gestiones y otro centralizado de mayor velocidad para escaneados más grandes.
• Capacidad colaborativa: el sistema de gestión documental debe facilitar el trabajo colaborativo de todos los responsables en la gestión de documentos.
• Acceso a la gestión documental digital: se puede buscar y editar documentos de manera rápida y sencilla desde cualquier dispositivo digital.
• Firma digital: cada vez se utiliza más para evitar las rúbricas en papel y la presencia de los firmantes que pueden vivir alejados entre sí.

Como vemos, la gestión adecuada de los documentos electrónicos de una empresa, resulta vital para su día a día y para un funcionamiento fluido, de ahí que se deba crear y desarrollar un sistema de gestión documental integral adaptado a las necesidades del negocio. En Cáltico disponemos de profesionales experimentados para ayudarte a crear el sistema de gestión documental que necesitas para tu empresa. Contacta con nosotros para un asesoramiento profesional. Estamos a tu disposición.

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