Implementando GTD con una libreta Moleskine

La implementación en baja tecnología de Getting Things Done es algo más común – y funcional -de lo que te puedas imaginar. En el blog he mencionado muchas veces el gran potencial del papel y lápiz tanto para recopilar como para desarrollar ideas, es un soporte mucho más natural que cualquier dispositivo o aplicación. El siguiente post es una mini-guía de todo lo necesario para poner en marcha tu sistema GTD sobre papel.

¿Qué necesitamos?

Muchos de los partidarios de implementar GTD en baja tecnología defienden un sistema administrado con tarjetas o con un bloc, yo soy partidario de un sistema de doble cuaderno de anotaciones. A continuación enumero todo lo que necesitamos para implementarlo y el porqué:

• Un cuaderno para las administrar las listas. Mucha gente se decanta por libretas moleskine por su robustez y elegancia, te recomiendo cualquier cuaderno de tapa dura con las páginas en cuadricula o pautadas. Una alternativa es un pequeño carpesano con separadores para definir las listas y hojas reemplazables también en cuadricula
• Una libreta para recopilar y desarrollar ideas. Un segundo bloc nos facilitará la recopilación si lo llevamos siempre en el bolsillo con un pequeño bolígrafo, evitando buscar en la cartera un cuaderno más grande y aparatoso, convertirá la anotación de una idea en un sencillo desenfundar y anotar.
• Un bolígrafo. Un bolígrafo que puedas llevar pegado a la libreta de notas del bolsillo para asegurar tener el kit de trabajo junto y no tener que rebuscar cuando te sobreviene una idea. Un pilot permitirá hacer más agradable la experiencia gracias a su suavidad en la escritura.
• Separadores. Puedes utilizar postits para crear separaciones en el cuaderno, definiendo las listas del sistema. Ubicar un separador en la libreta para recopilar marcará el punto a partir del cual podemos continuar anotando será un facilitador más.
• Rotuladores fosforescentes para subrayar las acciones. Es opcional, sólo si nos decidimos a utilizar un sistema de colores para definir el nivel de energía y tiempo.
• Una agenda. Imprescindible para controlar citas y eventos, una parte esencial de tu sistema.

Un moleskine, un Pilot G2 … pueden parecer frivolidades innecesarias pero son detalles que ayudan a disfrutar de la experiencia.

¿Cómo lo organizamos ?

La recopilación funcionará como lo haría con un sistema donde intervenga la tecnología. Con la libreta buscamos la funcionalidad y simplicidad, seguimos los preceptos mencionados para tenerla siempre a punto y que la tarea de anotar no implique un tiempo excesivo que nos obligue a recordar, de lo contrario llegará el momento en que experimentaremos la frustración de olvidar algo importante.

Las listas. Dividimos el cuaderno de tapa dura con los postits dejando un mayor espacio para las listas de próximas acciones y por la de Algún día / Tal vez. Dentro de la lista de próximas acciones podemos crear sub-listas para contextos y una de pequeñas acciones a realizar durante los agujeros de la jornada.

Para clasificar las acciones con niveles de energía y tiempo pasamos a utilizar un sistema híbrido entre ambos conceptos. Cada acción irá precedida de una letra (A: Alto, M: Media, B: Bajo) indicando la carga de trabajo (aprende más aquí). Podemos organizar el mismo sistema con colores utilizando un rotulador para subrayar cada una de las acciones, donde cada color representará uno de los tres niveles. El objetivo es crear un sistema intuitivo que nos permitirá conocer la carga de trabajo de cada item de la lista con un vistazo y sin tener que pararnos a pensar.

Abro por el separador de la lista o el contexto, doy un vistazo centrándome en las acciones según su color y escojo la deseada. Intuitivo y rápido.

¿Y mis proyectos?

Definimos una sección propia a través de un separador como lo hemos hecho con las otras listas, la diferencia es que tendremos que definir una lista para cada uno de los proyectos enviando las acciones a realizar a la lista de próximas acciones.

Dedicamos listas para cada uno de los proyectos. Una de continua para proyectos pequeños surgidos de dividir una tarea en varias acciones, no es importante dedicar un espacio específico, podemos anotar las diferentes acciones de forma consecutiva enumerando las para respetar un orden. Los proyectos se añadirán de forma continua – sin saltar de página- encabezados por un título descriptivo y separándolos con una línea entre ellos.

Para proyectos surgidos de una planificación natural mucho más extensos y complejos al dividirse habitualmente en sub-proyectos requieren de un espacio más definido. Empezamos anotando las acciones en una página nueva y dejamos una separación de una o dos páginas entre ellos para nuevas actividades que surjan o anotaciones.

Información adicional

Cada vez que muevas una acción de una lista a otra deberás tacharla en la lista origen y volver a escribirla en la de destino, algo que puede resultar farragoso. Una alternativa sería redactar las acciones en tiras de papel, etiquetas o tarjetas, para moverlas entre listas. En este formato las listas podrían estar organizadas en una carpeta pequeña con separadores o una agenda con anillas o una caja  tal y como lo hace Valentina Thörne del blog Vale de oro. El uso resulta más funcional pero aumenta el coste en la preparación del sistema creando las tiras de papel o hacer un dispendio innecesario de tarjetas.

Crea una lista de proyectos para puntearla durante la revisión semanal, te facilitará seguir la evolución del gran número de pequeños proyectos creados durante el procesado de tu inbox.

Listas de control. Anótalas al final de la libreta, o en una ficha que lleves dentro del cuaderno de tapa dura. Pocas y para temas realmente importantes realizados asiduamente como la revisión semanal.

Archivo de seguimiento. Utilizamos el sistema el sistema de las 43 separadores recomendado por David Allen o un sistema más minimalista a través de una lista ordenada por fecha de activación o vencimiento del asunto.

El hecho de anotar en una libreta un pensamiento, una lista de acciones, tachando las ya realizadas resulta algo mucho más natural que trabajar a través de una interfaz electrónica, tal vez perdemos dinamismo pero puede ayudar a vencer la resistencia planteada a aquellos que no tienen facilidad para relacionarse con un software o que prefieren no sustituir del todo la presencia del papel a su rutina.

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