Importancia del control en la retroalimentación del ciclo administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

El control es la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

El control administrativo es prácticamente igual al proceso básico de control presente en los sistemas físico, biológico y social. Muchos sistemas se controlan a sí mismos por medio de la retroalimentación de información, la cual exhibe desviaciones respecto de las normas y activa cambios. En otras palabras, los sistemas emplean parte de su energía para retroalimentarse con información que permita comparar el desempeño con una norma y emprender acciones correctivas.

El control administrativo suele ser considerado como un sistema de retroalimentación similar que opera en el termostato domestico común. Esto se advierte claramente al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo.

El control puede enfocarse en los eventos antes, durante y después de un proceso.

Terry (1999) en su libro “Principios de Administración” expone que existen 3 tipos de control que son: El control preventivo, el concurrente y el de retroalimentación.

• Control preventivo (“feedforward control”), este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

Llamado también control preliminar o anticipado, se centra en los recursos humanos, materiales y financieros que fluyen hacia la organización

En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Trata de identificar y de prevenir las desviaciones antes de que ocurran. Centra la atención en los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros que fluye hacia la organización. Su propósito es asegurar que la calidad de los insumos (recursos naturales, capital, empresarios y trabajo) sea lo suficientemente alta para prevenir la ocurrencia de problemas cuando la organización desempeña sus tareas.

Son deseables debido a lo ya mencionado que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.

Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

Su finalidad es garantizar que la calidad de los inputs (elemento que participa en un determinado proceso productivo, como el capital o el trabajo), sea lo bastante buena para prevenir problemas cuando la organización desarrolle su actividad. Este tipo de controles son evidentes cuando los empleadores se aseguran que los trabajadores cuentan con la capacitación adecuada para realizar correctamente su trabajo con acceso a las herramientas y equipo necesario para ejecutar sus tareas y que los inputs del proceso cumplen con las especificaciones requeridas. Otro tipo de control preventivo consiste en identificar y manejar los riesgos. Por ejemplo, los bancos acostumbran a exigir garantías a los solicitantes de préstamos. También incluyen la evidencia de que las acciones propias se traducirían en productos y/o servicios que satisfagan al cliente.

• Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. Por lo tanto, es el que tiene lugar durante la producción de un bien o un servicio (figura 2). la constatación de que se cumplen los estándares de calidad a lo largo del proceso, las condiciones de calidad exigidas o los rendimientos correctos son ejemplos de control concurrente.

Evalúa las actividades actuales del trabajo, se basa en las normas del desempeño e incluye reglas y reglamentos para guiar las tareas y las actividades de los empleados. En manufactura los empleados vigilan las mediciones que satisfacen las normas de calidad. Otros controles concurrentes incluyen las formas en las cuales las organizaciones incluyen en sus empleados. Los valores culturales de una organización inciden en el comportamiento de los empleados.

La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así pueden indicarle por qué es el error.

• Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Por lo tanto concentra la atención en los productos finales de una organización; en particular la calidad de un producto o servicio final. Los negocios necesitan ganar una utilidad e incluso las organizaciones no lucrativas requieren operar con eficiencia para llevar a cabo su misión. Por lo tanto, muchos controles de retroalimentación se enfocan en mediciones financieras.

El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

Fuente http://clubensayos.com/Negocios/Importancia-Del-Control-En-La/128348.html

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