Integrando la agenda en tu sistema GTD

La agenda es uno de esos componentes de nuestro sistema GTD que consideramos secundario. Todos trabajamos con algún tipo de agenda o calendario para controlar nuestros compromisos. Se trata de una herramienta que estamos acostumbrados a utilizar, que ya le hemos asignado un uso, y que al implementar GTD no le sabemos sacar todo el partido. El hecho de utilizarla como el emplazamiento para todas aquellas acciones dentro GTD que tienen asignadas un momento concreto - día y/u hora – para su ejecución, retirándolas de las listas de acciones me ha permitido descubrir la fuerza de esta herramienta en relación al control de nuestra actividad.

Imagen vía stirwise bajo licencia Creative Commons

Mejor clasificación y más dinamismo en la acción.

El hecho de no verter – durante la revisión semanal – de la agenda a la lista de siguientes acciones, todo lo que tienes que realizar durante la semana ayuda a mantener la claridad del sistema. Las siguientes acciones son aquellas que puedes realizar en este mismo momento (según el contexto…), si la acción se debe realizar en un día y hora concreta, se deberá reflejar en la descripción de la tarea. Estás creando dos tipos diferentes de siguientes acciones.

Puede parecer absurdo pero al mirar la lista de lo siguiente a hacer, tendrás que parar a pensar si es una tarea que puedes hacer ahora o se ha asignado a un momento concreto. Ya no se trata de elegir filtrando por contexto, nivel de energía y tiempo del que disponemos, tienes que parar a pensar si es una acción normal o ligada a un día concreto. El proceso de elección de la siguiente acción ya no es mecánico, se rompe la magia de GTD.

Creamos hábitos positivos

La agenda requiere de una revisión diaria y otra semanal. La primera te ayuda a saber que te encontrarás al día siguiente y la segunda te permite anticipar con suficiente antelación los compromisos a los que tienes que hacer frente. En ambos casos te obliga a crear el hábito de revisar la agenda, el que se asentará a través de la repetición.

Representa una vía para renovar tu compromiso con tu actividad. El hecho de revisar tu agenda indica tu preocupación por lo que debes hacer, para prepararlo y evitar porcrastinarlo. A nivel funcional te motiva a hacer la revisión diaria, la cual es fácil de omitir si no hay algo relevante en tu jornada: Puedes llegar a pensar que no la necesitas, desestimándola definitivamente.

En cuanto a la revisión semanal te permite prever tus movimientos para evitar aquellas situaciones tan molestas en que una tarea se aplaza, o se hace con poco tiempo para no haberle prestado atención con la antelación necesaria. Examinando tu agenda con cuatro semanas vista, puedes programar los proyectos y acciones necesarias para preparar un compromiso concreto.

Usarla de forma correcta

El objetivo es que forme parte activa de nuestro sistema, realizando su función de tal manera que llegue a potenciarlo. Empezamos por lo ya mencionado: despejamos las acciones programadas para un día y hora de nuestro sistema de listas. Descarga tu lista de siguientes acciones, obteniendo una mayor claridad y facilidad de uso.

Utilízala para programar compromisos y recordatorios. Una entrada en la agenda puede significar una acción a realizar, una reunión, una visita comercial… o un recordatorio de un hecho a remarcar, cumpleaños, día para presentar un proyecto… En estos casos, la cita en sí puede requerir ciertas acciones para su preparación que deberán iniciarse con cierta antelación. Para hacer memoria marca en la agenda un recordatorio 15 o 30 días antes del compromiso en sí para empezar a trabajar, donde se indique cuál es la acción concreta a realizar: “Diseñar presentación para el próximo 1 de abril a la cámara de comercio. “

No la utilices para indicar las acciones que deseas o planeas hacer durante el día. Esto la convertiría en una declaración de intenciones que provocará confusión en tu sistema de listas. Interferirá con la funcionalidad principal de la agenda,  obligándote a pensar que es lo que tienes que hacer ese día y que es lo que quieres hacer. Y generará frustración cuando veas que no puedes terminar la lista de tareas que te habías impuesto para el día en cuestión.

¿Cómo utilizara tu agenda? ¿Desde qué empezaste a implementar GTD ha variado el uso que haces? ¿Cómo? ¿La utilizas de una forma diferente o lo has dejado de lado? Deja tu comentario, y cuéntamelo al detalle.

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