Kanban Personal: perfecto para vaciar la carpeta de tareas pendientes

Uno de los puntos que siempre me encuentro que genera mas dudas, problemas y abandonos entre la gente que esta intentado implementar sistemas para incrementar su productividad personal es la dificultad para procesar y planificar las tareas que contiene la carpeta de pendientes.

Uses el método que uses, siempre hay la temible carpeta de tareas pendientes o acciones próximas. Empezar con un método para ser mas productivo haciendo una lista de todo lo que tienes pendiente, organizarlo en carpetas o listas, quitarte de encima las tareas que requieren dedicaciones inferiores a los 2 minutos, … todo esto es relativamente fácil, y parece que ya le has encontrado el truco a eso de ser productivo, estás feliz hasta que llega el momento de echar mano a estas carpetas y a las tareas que contienen (la famosa to-do list).

Estas listas o carpetas contienen tareas de cierta magnitud, una mezcla muchas veces demasiado heterogénea (y más si no dominas aún los contextos o la organización por proyectos), las hay que necesitan un poco de concentración, otras que requieren que uses tu creatividad, o bien, simplemente tareas que necesitan tiempo (redactar un informe, por ejemplo)… además, allí escondidas como una inofensiva tarea más, nos encontramos con aquellas que son carne de procrastinación y que no logras quitarte de encima… así que la gestión de esta carpeta supone, según he podido comprobar, uno de los obstáculos más importantes para la gente que quiere ser más productiva, ya que son incapaces de trasladar correctamente dentro de su planificación diaria la gestión de estas tareas y todo esto acaba provocando estrés e impotencia.

A nivel personal, utilizo un sistema que me funciona muy bien para procesar las tareas que contienen las carpetas de pendientes, especialmente las tareas que denomino ‘the big ones’, que requieren una buena dosis de tiempo y recursos mentales para procesarlas. Lo que yo utilizo se basa en el sistema de Kanban Personal de Jim Benson.

El fundamento del sistema son tres columnas al las que yo llamo: Preparado, Estoy en ello y Listo. El sistema original propone de crear estas tres simples columnas en una pizarra donde se pegan unos post-it con las tareas, pero yo, como tengo un trabajo que me exige movilidad y no puedo llevar una pizarra conmigo, utilizo la última página de mi libreta de notas, donde he creado las tres columnas, y con mini post-it anoto las tareas, que luego van avanzando entre columnas.

En la columna de Preparado van las tareas que ya he escogido de mis pendientes para ser procesadas de inmediato; hay quien recomienda de incorporarlas de tres en tres, a mi me parece aceptable, ya que de lo que se trata es de vaciar de manera ordenada la carpeta de pendientes y no simplemente trasladar la incapacidad de gestión de esta carpeta a otro sitio, lo que pretendemos es establecer una lista de tres o cuatro opciones sobre las que luego escogeremos trabajar (según nos apetezca por el tipo de tarea), la ventaja de tener pocas es que no sobrecargamos nuestras capacidades, visualmente parce mas asequible, establecemos un flujo y finalmente percibimos movimiento, en el momento que una tarea (post-it) avanza a la columna siguiente, el espacio que deja lo rellenamos con otra tarea que escogeremos de la carpeta de pendientes.

En la columna de Estoy en ello, hay las tareas que ya he empezado, y en las que estoy trabajando, igual que en la columna anterior, no se puede estar trabajando en paralelo en muchas cosas, con lo que tres o cuatro tareas empezadas es suficiente, y si encima puedes mantener en esta, y en la primera columna, una combinación de tareas de distintos tipos (creativas, de concentración, monótonas…) mucho mejor.

La última columna es la de Listo, así pues aquí es donde estarán todas las tareas terminadas, esta columna tiene un efecto puramente psicológico, de visualizar el trabajo hecho y mantener tu motivación en su punto álgido. Aquí, en un principio acumulaba muchas tareas terminadas, pero finalmente he optado por tarea que entra, tarea que sale, y solo mantengo las tres últimas o en casos excepcionales alguna tarea de la que esté especialmente orgulloso.

Es importante de destacar que, aparte de ser un sistema para organizar la producción, tiene una componente motivadora muy potente ya que puedes visualizar el resultado de lo que has hecho y de lo que eres capaz cuando te lo propones. Además permite de tener siempre una visión del flujo y dimensión del trabajo en proceso, favoreciendo la organización, el control y evitando los cuellos de botella y sobretodo el estrés.