Kanban. Un sistema de organización visual

Un Kanban es un sistema de organización visual del flujo de trabajo originalmente pensado para la administración del trabajo en equipo que puede ser utilizado como método de organización personal. En las siguientes líneas repasamos cómo funciona el sistema, sus aplicaciones, como implementarlo y como combinarlo con la utilización de GTD para administrar proyectos con el fin de obtener una perspectiva global de su desarrollo.

¿Qué es un Kanban?

Un Kanban es un método visual para organizar nuestro flujo de trabajo a través de un panel dividido en columnas donde distribuimos las tareas a realizar según su estado actual, siendo configuración básica es la siguiente:

• Pendientes. La lista de acciones pendientes de realizar.
• En curso. Tareas en las que actualmente estamos trabajando. Puede dividirse en dos columnas, una de ellas llamada hot, on-fire, principal … para aquellas tareas cuya fecha límite está a punto de vencer o consideramos prioritarias por otros motivos.
• Realizadas. Las tareas que ya han sido finalizadas. Las mantenemos al panel como registro de lo que ya se ha hecho.

De un vistazo sabremos que tenemos que hacer, que tenemos que acabar y todo lo que se ha terminado, haciéndonos una idea del progreso de los proyectos sin recurrir a informes u otros métodos menos intuitivos.

Cada vez que una tarea cambia de estado la movemos a la columna que corresponde, moviéndola de izquierda a derecha, sólo en este sentido, Pendientes -> En curso -> Realizadas. Se trata de una observación importante ya que esta restricción impedirá la apertura de múltiples frentes y bloqueos por exceso de responsabilidades. Desplazar un proyecto de En curso a Pendientes corrompería el flujo de trabajo, para encajar la necesidad de detener tareas En curso creamos sub-columnas o sub-estados: cold, warm, hot.

Es una forma de organizar el trabajo y gestionar el flujo de trabajo como GTD o Autofocus. Nos deja bien claro lo que tenemos que hacer en este momento, las acciones por las que tenemos que empezar y la carga de trabajo que estamos asumiendo en cada momento evitando cuellos de botella y la saturación.

Más allá de los métodos de la gestión personal, nos permite dar el salto a la gestión de proyectos que implican varias personas. Como jefe de proyecto distribuiremos tareas entre los diferentes miembros del equipo, dividiendo la columna en curso – o sus sub-columnas – en diferentes columnas para cada uno de los integrantes asignando las tareas a realizar. De esta manera cada uno conoce su rol y sus funciones dentro del grupo.

¿Kanban y gestión de proyectos GTD?

Entramos a los usos particulares de un Kanban. En mi caso sigo siendo un usuario de GTD, pero muchas veces la gestión de los sub-proyectos y acciones derivadas de una planificación natural puede resultar confuso. La gran cantidad de ‘piezas’ surgidas de un proceso de planificación hace que la secuenciación de la actividad según dependencias (que se debe hacer antes de …) no sea suficiente. Necesitamos algo más para controlar el flujo de ejecución, sobre todo si trabajamos en equipo o delegamos trabajos a terceros.

Disponer las acciones pertenecientes a diferentes proyectos u objetivos sobre un panel kanban, en paralelo al seguimiento de nuestra lista de próximas acciones nos permitirá dibujar el estado de la actividad entre los 3000 y 9000 metros. Proyectos, áreas de interés y objetivos.

Debemos combinarlo con un codificación de cada una de las actividades con un sistema de colores para distinguir entre los diferentes proyectos en marcha. Segmentamos los items de cada columna en una sub-clasificación visual mejorando la percepción de su desarrollo.

Una alternativa es crear un panel para cada proyectos. Me inclino más por esta opción en caso de trabajar en equipo. La cantidad de factores que entran en juego – estado de la actividad, diferentes proyectos, diferentes personas – puede saturar el campo de visión, restando intuición al conjunto.

Implementación

Dos alternativas: baja tecnología y una aplicación en la nube. La primera nos permite crear un entorno sencillo y usable en casa, en la oficina, o en la escuela … Si eres maestro es ideal para introducirlo en la actividad de tus alumnos en forma de mural en la pared de la clase …

Crearemos un soporte físico en una pizarra, con una cartulina o con papel kraft, dibujando las diferentes columnas. Para crear un flujo dinámico a la hora de registrar tareas y moverlas a través de los diferentes estados utilizaremos postits, de esta manera podemos aplicar el sistema de la codificación por colores.

Un sistema ideal para el trabajo personal o el trabajo de equipos que compartan oficina o cualquier ubicación física. Siempre disponible y a la vista de todos.

Si no te convence o algunos miembros de tu personal trabajan de forma remota, decantado por una herramienta como Trello, un servicio web con aplicaciones para dispositivos móviles donde podrás crear tantos paneles virtuales como sea necesario, agregando tus colaboradores y manteniendo el sistema de colores a través de las labels.

Trello además permite adjuntar archivos en cada una de las tareas, una fecha de vencimiento o listas de control para descomponer la tarea en acciones más simples o para añadir una verificación para comprobar que ya se ha finalizado. Una herramienta que merece un post para ella sola.

Imagen vía orcmid bajo licencia Creative Commons