La agenda del agente inmobiliario.

La agenda es una herramienta de gran utilidad para que el agente inmobiliario logre gestionar el tiempo de forma efectiva, aunque nunca debe convertirse en esclavo de la misma. La agenda debe servir al agente inmobiliario como forma de gestionar el tiempo de forma efectiva, y nunca condicionarlo de manera que le lleve a una merma en su nivel de productividad.

La agenda es tradicionalmente la herramienta por excelencia para comenzar una eficaz gestión del tiempo, y un elemento casi imprescindible para el agente inmobiliario. La agenda permite gestionar tres cosas fundamentales relacionadas a una eficaz gestión del tiempo:

Un agente inmobiliario organizado es aquél que planifica y recuerda, y no es un simple juego de palabras. Cada uno de los elementos antes citados están fuertemente vinculados el uno con el otro, y se convierten al mismo tiempo en codependientes, porque de nada sirve la organización sin la correcta estructura de la planificación, y menos si los olvidos por negligencia provocan interferencias negativas en el desarrollo de la agenda del agente inmobiliario.

La agenda del agente inmobiliario requiere de tiempo, y procede dedicarle precisamente tiempo para estructurarla y también revisarla. La agenda no es un lugar en donde el agente inmobiliario solo marca tareas y citas que debe cumplir, es una forma de estructurar el tiempo, una guía para poder desarrollar las actividades de forma organizada y así ser más eficientes. Si bien la agenda es una herramienta para la gestión del tiempo del agente inmobiliario, éste no se debe convertir en modo alguno en esclavo de ella, y deberá dedicarle solo el tiempo necesario a la misma. Al final de la jornada laboral suele ser un buen momento para revisar la agenda del día siguiente, y por la mañana temprano es conveniente realizar una primera toma de contacto con la estructura de la misma.

Quienes conocen técnicas o métodos relacionados a la gestión del tiempo, detectarán que no incluí dentro de los elementos que permiten gestionar una agenda el marcar prioridades, y lo hice ex profeso. No incluí dentro de la agenda las prioridades que cualquier agente inmobiliario debe establecer porque en realidad considero no procede hacerlo, simplemente por un principio de flexibilidad, el cual tiene por intención lograr una mejor gestión del tiempo y así obtener un mayor nivel de productividad. El agente inmobiliario es un profesional que debe ser flexible, principalmente porque su ejercicio profesional en sí mismo así lo requiere, y éste deberá establecer prioridades de forma dinámica. Establecer prioridades de forma dinámica implica que las mismas pueden variar a lo largo de un día habitual del agente inmobiliario, incluso en cuestión de una mañana el orden de prioridades del agente inmobiliario puede cambiar radicalmente. Lo anterior es algo típico a lo cual el agente inmobiliario debe adaptarse, cambios constantes de prioridades y sobre todo que las mismas en la mayoría de las oportunidades estarán condicionadas por terceros, los cuales pueden ser los clientes de la agencia inmobiliaria o inclusive compañeros de trabajo.

El agente inmobiliario experimentado conoce lo que representa el día marcado para escriturar la venta de una vivienda, sabe perfectamente a qué hora entra a la notaría, aunque en realidad ni se imagina a qué hora terminará de realizar la gestión legal. En éste caso, el agente inmobiliario depende de terceras personas las cuales a su vez también dependen de otras, sin dejar de lado los clásicos imprevistos que pueden surgir en medio de todo el proceso. El día que el agente inmobiliario marca en su agenda la escritura en la notaria de la venta de una vivienda, debe ser consciente que su tiempo se verá condicionado de una forma u otra por diferentes factores, y no siempre él tendrá el control sobre ellos ni mucho menos, al contrario. Aquí la forma de aplicar una gestión del tiempo efectiva es utilizar la flexibilidad como principio, sumando claro está la previsión de circunstancias imprevistas que pudieran eventualmente surgir.

Una situación también frecuente dentro del ámbito de la agencia inmobiliaria, es cuando la persona encargada de la gestión de documentos debe organizar su tiempo fuera del ámbito de la inmobiliaria. La persona encargada de tales menesteres en la agencia inmobiliaria sabe cuando comienza su jornada, aunque difícilmente sepa cuando puede concluir con sus gestiones. La venta de viviendas no solo es ir a la notaria y escriturar, ello solo es parte del proceso de la gestión inmobiliaria. Costa Invest Inmobiliaria cuenta con un departamento específico para la gestión y tramitación de documentos, como un servicio ofrecido dentro de su sistema de atención al cliente e implica asignar recursos para tales gestiones. Asignar recursos implica que cuando menos una persona deba ser responsable de la tarea asignada, y ello a su vez implica que dicha persona logre una efectiva gestión del tiempo.

Cuando el agente inmobiliario debe ir a recoger clientes al aeropuerto también se enfrenta a que su tiempo no necesariamente podrá ser gestionado de acuerdo a sus intereses, simplemente porque bastará un retraso en el vuelo que trae a los clientes de la agencia inmobiliaria para que su agenda se vea modificada. Una situación ésta muy frecuente a la que debe enfrentarse el agente inmobiliario, no solo se trata de ir a recoger clientes de la agencia inmobiliaria al aeropuerto, también el retraso de los vuelos u otros imprevistos que puedan surgir en medio de tales circunstancias condicionarán su eficaz gestión del tiempo.

En los dos primeros ejemplos anteriormente citados, la mejor solución para lograr una efectiva gestión del tiempo por parte del agente inmobiliario es prevenir, y ello implica ser consciente de que deberá disponer de un margen de tiempo mayor del que pueda imaginar. Posteriormente, si el tiempo requerido para tales menesteres fuera inferior al previamente planificado, podrá disponer del mismo para otros asuntos; es decir, siendo flexible deberá utilizar el tiempo no invertido en otras tareas que requieran su atención.

Establecer prioridades fuera de la agenda.

La agenda sirve como herramienta base para organizar y planificar el tiempo de un agente inmobiliario, aunque éste deberá recurrir también a otros sistemas para establecer prioridades y así lograr un mayor nivel de productividad. La agenda es una herramienta básica, la cual determina una serie de tareas a realizar en un día en concreto y estructurada específicamente en horas; algo que muy probablemente limite al agente inmobiliario en el ejercicio de su profesión. No son pocos los expertos en gestión del tiempo que recomiendan establecer las prioridades fuera de la agenda, y en tal sentido muy probablemente David Allen sea una referencia. Allen describe en su libro Getting Things Done, precisamente la necesidad de establecer las prioridades fuera de la agenda, para así lograr una mejor gestión del tiempo. Básicamente Allen parte del principio de que si la persona marca las tareas pendientes de realizar en un lugar especifico, obtiene un mayor grado de concentración en las mismas, permitiendo también que las tareas que requieren de un mayor grado de prioridad sean realizadas de forma inmediata.

Sin entrar en detalles técnicos o muy específicos sobre el método de gestión del tiempo de Allen, porque entiendo no procede hacerlo, los principios en los cuales se sustenta el mismo son los siguientes:

Implica almacenar las tareas como información en elementos externos, los cuales pueden ser por ejemplo una libreta de notas, una PDA, un Smartphone o incluso en otra agenda. El objetivo de utilizar dichos elementos externos es recoger la información para luego procesarla de forma más eficiente, permitiendo al mismo tiempo que la persona al no estar pendiente de tareas que debe realizar pueda lograr un mayor nivel de concentración.

Para procesar las tareas en forma de información, Allen recomienda seguir los siguientes pasos:

• Comenzar siempre procesando la información por el principio.
• Nunca procesar más de un elemento o tarea a la vez.
• No enviar nuevamente al elemento externo la tarea procesada.
• Si una tarea requiere de entrar en acción y se puede realizar en menos de dos minutos hay que hacerla (marco temporal orientativo), si la misma no es una tarea de competencia propia hay que delegar la misma de forma adecuada, y si la tarea no se sitúa en las circunstancias antes mencionadas se debe posponer.
• Si la tarea no requiere de la acción inmediata debe ser archivada, desecharla si no fuera procedente, y si la tarea no se puede delegar de forma adecuada se debe trasladar la misma al área correspondiente.

En su método de gestión del tiempo, Allen recomienda crear listas para realizar el seguimiento y supervisión de la tareas que requieren de ser atendidas. Como ejemplo de dichas listas encontramos: acciones próximas, proyectos, tareas en espera, y una un tanto más difusa en cuanto al marco temporal establecido en forma de "algún día". El calendario utilizado dentro del modelo tradicional de agenda, Allen recomienda que sea utilizado únicamente para marcar plazos específicos, como por ejemplo reuniones o citas con clientes.

Las listas de tareas establecidas para una gestión del tiemp o eficiente requieren de ser revisadas, porque de no ser así las mimas no tendrían sentido alguno. Aquí el agente inmobiliario debe disponer de su tiempo como recurso y gestionarlo de forma efectiva en la supervisión de sus listas de tareas, para lograr así un mayor nivel de productividad. También deberá valorar la prioridad de la tarea que ha detectado en sus listas, y en consecuencia decidir si la tarea debe ser llevada a cabo en dicho momento o en otro.

Organizar y planificar una estructura para la eficiente gestión del tiempo es evidentemente algo muy importante, aunque más lo representa el entrar en acción. Estamos hablando de la gestión del tiempo, y tanto organizar una agenda como supervisarla requieren precisamente de tiempo, el cual también debe ser eficientemente gestionado. No olvidemos que organizar una agenda implica en sí mismo una tarea, con lo cual también el agente inmobiliario deberá tenerlo en cuenta y asignarle un cierto grado de prioridad. En tal sentido, Allen recomienda simplificar al máximo posible el proceso de organización del agenda, para así lograr evitar el posponer realizar las tareas o, eventualmente, terminar frente a un numero muy elevado de tareas por realizar.

En cualquier caso, el cómo se utilice la agenda para la gestión del tiempo dependerá de cada agente inmobiliario, de sus necesidades, hábitos y formas de planificar. Lo importante es que cada agente inmobiliario logre sacar el máximo partido a la agenda como herramienta para ser más eficiente con la gestión del tiempo.

Fuente citada: Allen, D (2003): Getting things done, the art of stress-free productivity. New York: Penguin.