La asesoría ante el reto de su transformación digital

Estamos en una época en la todas las empresas están siendo bombardeadas continuamente con invitaciones a abordar su transformación digital. Ya sea desde iniciativas públicas, como las Oficinas de Transformación Digital que existen en todas las comunidades autónomas, como desde entidades empresariales, asociaciones sectoriales o entidades privadas, se nos invita a dar pasos hacia la transformación de nuestra empresa.

Y pese a ello, todavía hay empresas que se empecinan en hacer oídos sordos a estas llamadas al cambio, en pensar que esto no va con ellas, o quizás que es una moda pasajera. Dado que las empresas no son un ente aislado del resto de la sociedad, tienen que conocer y adaptarse a las formas de funcionamiento de sus clientes, proveedores, empleados, colaboradores... Y la tecnología que usa esa sociedad está cambiando a pasos vertiginosos, creando en muchas empresas dificultades para adaptarse al ritmo necesario. 

Por otro lado, es algo natural al ser humano apoyarse en las rutinas para muchas de sus actividades diarias. Nos facilita no tener que estar continuamente pensando en cómo hacer la mayoría de nuestras tareas. Pero es una sana costumbre valorar, de vez en cuando, si hay otra forma de hacer las cosas que pueda ser más adecuada. Da pereza, pero muchas veces supone una mejora que es necesario lograr si queremos seguir siendo competitivos y ofrecer servicios punteros. 

Dentro de los diferentes sectores de la economía, el de las asesorías y despachos profesionales tiene, en general, tendencia a ser refractario a los cambios en su forma de trabajo. Su tarea se ha basado durante décadas en trabajar con papeles (facturas, albaranes, contratos, nóminas... ) pero muchos de estos elementos ya se han digitalizado y quienes trabajan con ellos no pueden quedarse atrás.

Muchos asesores van cambiando sus procedimientos pero un alto porcentaje sigue anclado en tareas que conllevan una importante dedicación de tiempo. Y lo que es peor es que ese tiempo no se traduce en un trabajo mejor hecho sino, al contrario, supone dedicar menos recursos al asesoramiento y comunicación con el cliente.

Gran parte de las tareas que se desarrollan en un despacho profesional se pueden mejorar aplicando herramientas tecnológicas: como ejemplos muy claros, el envío y recepción de documentación entre el cliente y la asesoría, la gestión de la misma, la introducción manual de datos en los programas de contabilidad o el archivo y recuperación de cualquier documento.

¿Qué herramientas puede aplicar un asesor para ser más eficiente, ahorrar y dar un mejor servicio a sus clientes?

Como pilares fundamentales de su trabajo, creo sinceramente que todo despacho profesional debería contar con estas herramientas:

- Gestor documental: la organización y archivo de documentos en carpetas en un ordenador no es eficiente, y no digamos ya cuando este proceso se hace en papel. No facilita la localización de documentos ni los flujos de trabajo (en los que un documento debe ser revisado o aprobado por diferentes personas). Un gestor documental tiene una capacidad muy alta de localizar documentos por cualquier palabra de forma muy eficiente. También nos permite tener copia de seguridad de todos los documentos del despacho (algo que con el papel requiere una altísima inversión en tiempo).

- Herramienta de intercambio de ficheros con cliente: La asesoría tiene que disponer algún sistema eficiente de recibir información de sus clientes, de que los empleados accedan a esa información de forma eficiente, rápida y cómoda, y tener un sistema de archivo que no haga perder el tiempo y facilite la rápida localización de cualquier documento.

- Contabilización automática: contabilizar facturas a mano es una pérdida de tiempo hoy en día. Todas las asesorías disponen de programas contables, pero siguen dependiendo de la contabilización manual de facturas, o, como gran avance, disponen de un sistema que, tras un largo y costoso en tiempo proceso de creación de plantillas, les ha permitido automatizar en parte esa tarea. 

Y todo esto se consigue con DIFS Autoform, la herramienta que está revolucionando la forma de trabajar en los despachos profesionales, puesto que es capaz de reemplazar en un porcentaje altísimo la tarea de contabilizar facturas, facilita su archivo electrónico sin dedicar tiempo adicional y traspasa esa información al programa contable.

DIFS Autoform, entre otras cosas, detecta en la factura los datos necesarios, ayuda a crear el proveedor en el programa contable, archiva el documento en el gestor documental que integra, permite recibir documentos (facturas, tickets de caja, etc... ) de los clientes incluso desde un smartphone haciéndoles una foto, permite que los clientes consulten también su información de forma muy fácil, nos permite archivar y localizar también otros documentos (escrituras, contratos, nóminas... ) evitando el tiempo asociado a la gestión del papel, ahorra espacio en la oficina suprimiendo los A-Zs... 

Te invitamos a conocer en el siguiente video, de menos de cuatro minutos, los beneficios que DIFS Autoform puede proporcionar a tu asesoría. 

Si no quieres quedarte atrás, te invitamos a asistir a alguno de los webinars que, como distribuidor en Navarra y País Vasco, vamos a organizar a través de Internet en próximas fechas. Es posible que, como muchos de los asistentes a estas jornadas, tengas de entrada una sensación de incredulidad, pero, como les ha pasado a la mayoría, podrás comprobar cómo puede cambiar DIFS Autoform la forma de trabajo en su despacho y lo fácil que es ahorrar tiempo en tu trabajo y como ahorrar tiempo también a tus clientes. 

No creo exagerar al decir que puede ser una herramienta que marque el futuro de tu despacho.

Puedes consultar en nuestra web (www.artaiz-asesoria.es) las fechas de los próximos webinars, a los que podrás apuntarte de forma totalmente gratuita y seguirlos desde tu ordenador. Te esperamos.