La bancarrota del correo electrónico. Su abuso y la productividad

El rápido crecimiento de la información causa falta de atención – Herbert Simon

¿No sería mejor hacer una simple llamada telefónica?

Hace apenas 20 años no existía el correo electrónico. ¿Cómo se trabajaba entonces? Siempre me asalta esta pregunta cuando vuelvo de vacaciones y veo una lista de correos sin leer que supera la centena. Tengo la impresión, sin datos que lo avalen (se agradecen links) que, poco a poco, el correo electrónico se está convirtiendo en un lastre en nuestra forma de trabajar.

El correo electrónico tiene una utilidad innegable pero, estamos abusando del correo electrónico, no porque sea una mejor forma de trabajo sino porque, en gran medida, nos ofrece cierto anonimato, y nos permite expresarnos sin el miedo al otro. No es lo mismo hacer una observación incómoda a través de un correo, que hacerla en persona. En el primer caso tienes todo el tiempo del mundo para escoger las palabras adecuadas, mientras que en el segundo, es mucho más complicado tener los reflejos necesarios para argumentar de la misma forma que harías por correo. Como consecuencia, creo que cada vez más, estamos perdiendo ciertas habilidades interpersonales que antes eran mucho más comunes y el correo electrónico tiene parte de culpa en ello.

Con el correo electrónico pasa igual que con los móviles. ¿No os ha pasado nunca? Cuando suena un móvil, la urgencia para cogerlo, ver quién es, etc… nos supera. No podemos resistirlo. Da igual en la situación que estemos. Si llega una llamada hacemos lo posible por contestar o saber de qué se trata. Pero, ¿te imaginas que estuvieras hablando con alguien y llegara un tercero gritando para interrumpir vuestra conversación? Sería una señal inequívoca de mala educación. Pues eso es justo lo que ocurre cuando llaman al móvil. Das prioridad a un desconocido frente a la persona que tienes delante. Con el correo electrónico pasa algo similar, si lo tienes todo el día abierto, la tentación de reaccionar a todos los correos supera cualquier otra actividad que estés haciendo. En cierto sentido, es una forma de faltar al respeto a tu trabajo o a los que están contigo en el trabajo. Y lo que es mucho más importante, no le estás haciendo ningún bien a tu cerebro.

Por supuesto, la introducción del correo electrónico en el mundo laboral, supuso una auténtica revolución y un considerable aumento de la productividad. Sin embargo, esa época ya ha pasado. Tras una fase de crecimiento exponencial, hemos pasado a una fase de meseta o incluso de bajada de productividad, por causa del excesivo y mal uso del correo electrónico. Para mi hay dos motivos fundamentales que están haciendo del correo electrónico un lastre:

En el primer caso, en palabras de Herbert Simon, “el rápido crecimiento de la información causa falta de atención“. ¿Cuánta información de la que recibimos en nuestros correos es realmente necesaria y útil para nuestro trabajo? El problema es que nuestro cerebro es un yonki de la información. Es muy difícil resistirse a recibir correo nuevo con una promesa de noticias nuevas e interesantes. Nos produce una gratificación instantánea que nos da cierto placer. ¿A quién no le gusta recibir una carta? Lo que ocurre es que en un mundo sobresaturado de información, esta sana apetencia nuestra por la información nueva, tiene consecuencias desastrosas. Y esto nos lleva al segundo problema,

La multitarea. Si crees que somos buenos en la multitarea, piensa en lo que ocurre cuando se conduce y se habla por el móvil a la vez. Ya se ha estudiado que cuando una persona cambia de una tarea a otra se tarda mucho tiempo en volver a la tarea original, y además la multitarea es muy poco eficiente. Al cambiar de actividad, el cerebro tiene que recuperar cierta información para ponerse en marcha con la nueva tarea, aplicar nuevos patrones, nuevas reglas de trabajo. Por ejemplo, si eres programador, no es lo mismo preparar a tu cerebro para hacer un algoritmo, que prepararlo para redactar el manual de usuario. Cada tarea activa e implica distintas zonas de tu cerebro, y prepararlas lleva tiempo.

Volvamos por un momento a la pregunta inicial, ¿qué ocurría antes? ¿Cómo se trabajaba? Como medio de comunicación estaba el teléfono y para cuestiones más formales el correo interno (unos sobres especiales que los ordenanzas se encargaban de repartir). Cuando se tenía que enviar un documento se hacía de esta forma, pero para cualquier otra decisión estaban las comunicaciones en persona o por teléfono. Por supuesto, el antiguo proceso de dictar un documento, pasarlo a máquina, y enviarlo por correo interno es mucho más ineficaz que el uso del correo electrónico. La cuestión no es esa, la cuestión es si hemos alcanzado un máximo en el uso del correo electrónico como herramienta efectiva de trabajo. Supongo que la revolución de la información y sus costes cero, han hecho que la forma de trabajar provoque que todo quede por escrito (sobre todo para poder justificarse). Si lo que vas a contar juega a tu favor escribe un email y si juega en tu contra habla en persona. Pero la comunicación por email tiene muchas carencias. No olvidemos que estamos diseñados para hablar, vernos y ser escuchados. La entonación, los gestos, la mirada, son partes imprescindibles de una buena comunicación. Se tarda 4 veces en intercambiar mensajes por correo que en hacerlo cara a cara. Lo que en un correo nos puede parecer ofensivo, expresado oralmente sería inofensivo, ¿cuánta pérdida de este tipo de información hay cuando se opta por escribir un correo?

Algunas de las empresas más importantes como IBM, Google o Microsoft ya son conscientes de este hecho y reconocen que se sienten perdidas en el email. Eestán empezando a aplicar políticas corporativas de reducción del número de correos, y de limitar su uso a determinadas franjas horarias. Hay quien se ha declarado en bancarrota de correos porque tenía tantos sin leer que era incapaz de ponerse al día, ha borrado todos sus correos y ha empezado de cero. ¿Podrías vivir sin correo electrónico los viernes? Hay empresas que ya lo hacen.

Aquí hay unos buenos consejos para evitar que el email te mate, pero me gustaría plantear una serie de cuestiones para la reflexión:

¿Necesitas leer el correo nada más llegar a la oficina?

¿Necesitas leer el correo justo antes de salir de la oficina?

¿Cuántos de tus correos electrónicos quedarían solucionados con una simple llamada telefónica?

¿Es realmente necesario que escriba este correo? ¿podría solucionar de otra forma esta situación?

¿Tu trabajo depende totalmente del correo electrónico? Si se cortara la conexión a internet, ¿qué harías?

¿Realmente necesito tener abierto el correo electrónico todo el día?

Para finalizar, me gustaría analizar algunos de los hábitos en el uso diario del correo electrónico que todos damos por sentado:

• Las copias y las copias ocultas. Intuyo que las copias y las copias ocultas han cambiado radicalmente nuestra forma de trabajar. No lo sé, porque nunca he trabajado sin correo electrónico, pero cuando no se tenía, las comunicaciones eran más directas y la ética del trabajo era más importante. Ahora parece que hay que justificarlo todo. Que si has tenido una conversación con alguien, es necesario que todos los implicados se enteren. Que por tí no quede. Es más, si no lo haces, te expondrás al escarnio público por no haber puesto en copia a 10 personas. Por supuesto, el uso de las copias ocultas es a la vida real lo mismo que hablar a las espaldas de otros. Se que esto es discutible pero ¿no os parece poco ético? Por otro lado, la importancia y gravedad de los correos parece depender del número de superiores jerárquicos que vayan en copia.
• El nivel de importancia del email. Es curioso como algunas personas quieren imponernos la importancia de sus correos. Si es tan importante ¿por qué no me llamas? Enviar un correo marcado como urgente me parece un chiste. ¿Cómo sabes que la persona que lo tiene que recibir estará ahí cuando sea necesario? Por definición es imposible. No lo sabes y por tanto, marcarlo como urgente tiene muy poco sentido.
• Los archivos adjuntos. No imagino peor forma de trabajar que enviar un documento anexo a un correo electrónico. Es una fuente de errores inagotable. Versión 1, 2, versión 30. Uy, perdona, machaqué tu versión 28, pero ya la he juntado en la 28.1. Creo que Google Wave fue una buena idea (fracasada) para acabar con este problema, pero como el petróleo con los Romanos, llegó mucho antes de tiempo. Los hábitos, como el teclado QWERTY, son casi imposibles de cambiar aunque no sean los mejores.
• La firma y el disclaimer. No imprimir este corre…blblba. ¿Por qué no me dejas decidir a mi? ¿Cómo sabes que la energía que usas en tu empresa es más limpia que la que yo uso para producir mi papel reciclado en el que escribo? El papel viene de los árboles, y si un bosque está bien gestionado, además de producir papel, tiene otros beneficios que tu supuesta energía ahorrada al no imprimir no aporta (sin contar con que tu energía puede venir de una fuente 1000 veces más contaminantes que mi bosque). Por otro lado, las firmas se me antojan excesivas en muchos casos. En ambos casos, un par de enlaces podrían bastar.
• Las respuestas. Aquí hay toda una confrontación entre escuelas distintas de pensamiento. Responder como marca la netiqueta (detrás de cada frase). Al principio del documento, conservando el original. Borrando todo, solo poniendo los fragmentos que nos interesan. En realidad da igual, siempre se puede recuperar la conversación original.
• La gestión de las carpetas de correo. ¿Cuánto tiempo te lleva organizar los filtros, carpetas, búsquedas y demás clasficiaciones y ordenaciones de tu correo? Yo hace tiempo que uso la técnica de las 3 carpetas para organizar el correo, pero hasta entonces, la propia gestión del correo se había convertido en una actividad en sí misma. ¿Es necesaria?

Como la mayoría de nosotros hemos empezado a trabajar ya con el correo electrónico, parece que no es necesario llamar o hablar en persona. Yo mismo he sido presa de este error hasta hace bien poco. ¿No estaremos abusando del correo electrónico hasta un punto que nos limita la productividad? Claro que hay quien se escuda en el correo electrónico para parecer ocupado sin trabajar realmente.

Para finalizar os lanzo un par de preguntas:

¿serías capaz de trabajar todo un día sin mirar el correo? ¿por qué?

¿cuánto tiempo crees que empleas en tu correo? Sed sinceros

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