La comunicación en la empresa es una de las cosas que no todas las personas reconocen o admiten como valioso; ya que por lo general se da por sentado que "nos estamos comunicando" y no lo vinculamos al dinero o la rentabilidad. Es por esto que en Finanzas & Proyectos. Te hablo sobre cómo estrategia de comunicación de una empresa puede ser determinante para el éxito financiero de la misma.
¿Cómo impacta la comunicación en su empresa?
Son varias las situaciones financieras de calamidad que se presentan por la falta de comunicación en la empresa, lo cual deriva en, evidentemente, poner en riesgo el objetivo primario de todo negocio: Generar beneficios que satisfagan a los accionistas. En otras palabras "dinero".
Es por esta razón la comunicación en la empresa y en las organizaciones tiene una importancia capital. Ya que su impacto en toda la estructura de la misma incide para lo más básico de todo emprendimiento: Tomar decisiones.
En otras palabras, cuando logras establecer un sistema de comunicación interna dentro de una empresa efectivo, tienes la capacidad de crear valor y que esto se traduzca en beneficios financieros, ya que tienes elementos de juicio para tomar decisiones.
La importancia de un plan de comunicación para las empresas
Lo primero que tenemos que abordar en este tema es el porqué es importante la comunicación en la empresa. Es decir, qué le hace a esta herramienta que sea valiosa para el éxito del negocio. Y para entenderlo tenemos que verlo desde la perspectiva de que lo que determina el desarrollo de cualquier cosa es, literalmente, la comunicación.
Ya que a través de la comunicación se establecen conexiones y vínculos los cuales materializan los objetivos. En otras palabras, si logras comunicar aquello que es importante en tu empresa a tus empleados o colaboradores, entonces esto te permite materializar las metas que te planteas como negocio.
Porque defines y estableces los parámetros necesarios para que tu equipo se enfoque en desarrollar las actividades productivas de la empresa.
Y para ver la importancia que tiene la comunicación en la empresa, nota lo relevante que son los estados financieros para determinar cómo está la empresa y qué cosas tienes que hacer para mejorar, y lo interesante de todo esto es que eso es comunicación.
Por lo tanto, para llegar a la conclusión de la importancia de la comunicación interna dentro de una empresa tienes que partir que de ella dependen tus decisiones. Y con ella puedes materializar el desarrollo mismo de toda la empresa.
Actividades para mejorar la comunicación en la empresa
Pero antes de entrar ahí, es válido aclarar que tener un plan de comunicación interna no tiene porqué ser un dolor de cabeza. De hecho, esa frase "estrategia de comunicaciones" puede parecer que algo de marte o de júpiter, o que quizás, como eres una PyME no tienes que hacerlo.
Y para esto quiero destacar dos cosas:
- Comunicación interna es más que memos.
- Comunicación interna busca vincular la empresa.
En otras palabras, no es que ahora vas a tener un buzón de comunicación de empresa y todo se resuelve. Por el contrario, esa medida probablemente sea una de las últimas que tengas que implementar. Ya que lo más importante que tienes que comunicar en tu negocio es la visión.
Es decir, tienes que dejarle saber a tus empleados qué estás buscando y hacia dónde se dirige la empresa. No puedes esperar que alguien asuma que estás buscando vender más o producir más, o ser más eficiente en tal o cual área del negocio.
Es tu responsabilidad establecer las pautas necesarias para que tu empresa (empleados) sepa de tu empresa (visión, estructura y operaciones) de manera que agregues valor a toda la gestión empresarial.
Actividad de comunicación No. 1: Reúnete con tu equipo
Partiendo de la importancia de comunicarte con tu equipo con el fin de generar mayores beneficios financieros, la primera actividad que tienes que desarrollar es reunirte con tu equipo.
Independientemente de la cantidad de tu PyME, tienes que apartar un momento para comunicarte con tu gente, para transmitirles tu visión y que sepan hacia dónde van.
Esto no tiene que ser algo fuera del otro mundo, ni tiene que tener una formalidad extraordinaria, es solo sentarte con tu equipo y decirles cuál es la visión, las metas y los objetivos de tu emprendimiento.
Esta acción tendrá dos efectos básicos:
El convencimiento porque tendrás que, en cierta medida, impregnarlos de tu visión empresarial, y participación, porque cuando les comuniques lo que tienes en mente, tendrán elementos para aportar y hacer realidad los objetivos y metas de tu empresa.
Actividad de comunicación No. 2: Escribe y llega a acuerdos con tu equipo
Ya que te has reunido con tu equipo y se ha dado un intercambio en término de ideas y temas relativos a la empresa. Tu siguiente actividad se enfoca en el registro de lo que sucedió.
Por dos razones primarias:
- Constancia de lo que sucedió
- Referencia para tomar decisiones
Cuando llevas a cabo este tipo de acciones en términos de una comunicación efectiva, tienes que registrar lo que sucedió para que quede para la historia. Algo importante es que sepas que esto no es un registro recriminatorio para quienes participaron.
Es decir, registras porque necesitas que quede asentado en la historia de la empresa y evalúes el desarrollo de la misma. Y al mismo tiempo, lo puedes utilizar para tomar decisiones que materialicen los beneficios financieros de tu empresa.
Actividad de comunicación No. 3: Da seguimiento a lo comunicado
Por último es necesario que des el seguimiento apropiado a lo comunicado. Una de las principales ventajas de escribir las cosas es que permanecen; máxime en esta era de las tecnologías de la información y comunicación (TICs)
Las cuales te permiten almacenar, prácticamente de manera infinita, todos los registros que pudieras hacer.
Toma en cuenta, y quiero ser reiterativo en esto, que comunicar es más que solo escribir memos; es establecer vínculos para tomar decisiones, y sobre la base de estas decisiones generar valor económico en tu empresa.
Por lo tanto, dar el seguimiento apropiado es la clave para el éxito financiero de tu negocio, y es en donde se agrega el mayor valor a lo que estas llevando a cabo en términos de la comunicación en la empresa.
Mejores herramientas de comunicación interna en empresas
Partiendo de la importancia que tiene el plan de comunicación y el impacto positivo que tienen en la gestión financiera de la empresa, sin dejar atrás las tres actividades de comunicación que debes implementar.
Quiero ofrecerte las herramientas de comunicación interna en la empresa que puedes utilizar para materializar de manera efectiva todo este proceso. Con el objetivo claro de que tienes que ponerlas en ejecución.
Herramienta No. 1: Reuniones periódicas presenciales
Aunque es cierto que existen un sin número de maneras en las que puedes hacer reuniones en la actualidad, y que no necesariamente se requiere de la presencia física para hacerlas. Nada como mirar a los ojos a la otra persona con que se está interactuando.
El lenguaje corporal define mucha de la intencionalidad de lo que se está diciendo. De hecho, escribir, aunque es algo sumamente importante que tienes que hacer, al final del día puede estar sujeto a interpretación, y es unilateral.
Por lo tanto, al realizar reuniones periódicas presenciales, cubres esos espacios de interpretación y unilateralidad propios de las comunicaciones escritas.
Mientras que debes enfocarte en que sean periódicas, pero que periodicidad no sea exagerada. Ya que existen diferentes formas (diarias, semanales, mensuales, etc.) eso lo dejo a tu criterio, sin embargo si es muy frecuente, puede perder sentido y carecer de motivación.
Por lo tanto, elige períodos que sean cómodos para la empresa y que representen productividad.
Herramienta No. 2: Correos electrónicos
La tecnología es tu mejor aliado, por tres razones básicas: Abarata costos, es instantánea y registrable.
En se sentido, la comunicación empresarial por excelencia en términos de lo electrónicos son los emails. Los cuales te permiten crear históricos de lo dilucidado y que, en cierta medida, garantizan que el destinatario reciba la información. Claro, esto último no es 100% pero el porcentaje que lo avala es, sin lugar a dudas, alto.
Por lo que, incorpora cuentas de correo electrónico a la comunicación de tu empresa, puedes hacerlo de manera personalizada con un domino de empresa, o bien de las opciones gratuitas.
Mi recomendación es que sea personalizado por aquello de la institucionalidad, sin embargo, eso, al igual que otras cosas, está vinculado a tu criterio y presupuesto empresarial.
Herramienta No. 3: Publicación institucional o NewsLetter
El NewsLetter o publicación institucional es sumamente importante, porque te permite enviar actualizaciones e informaciones de la empresa que tus empleados tienen que saber. En él puedes incluir todo lo nuevo que ha sucedido y compartir los avances de la empresa.
Lo puedes hacer tanto impreso como digital. Si decides hacerlo en físico tienes que saber que vas a tener que gastar en impresiones, que no tiene que ser mucho, pero como quiera es un costo que te puedes ahorrar si lo haces vía electrónica con el correo institucional. Además de que así garantizas que le llegue a todos en tu empresa.
Conclusión
La comunicación en la empresa y en las organizaciones debe ser tomada en cuenta como algo de valor porque te permite, entre otras cosas, ganar dinero.
Esto se ve de manera clara en que a través de la comunicación logras establecer vínculos de valor y defines las pautas necesarias para tener un mejor desempeño en la toma de decisiones de tu empresa.
Es por esto que debes enfocarte en tres actividades básicas de comunicación empresarial:
- Reunirte con tu equipo.
- Escribir y llegar a acuerdos.
- Dar seguimiento a la comunicación.
Estas tres actividades deben ir de la mano de las herramientas que te permitan desarrollarlas que son:
- Reuniones periódicas y presenciales
- Los correos electrónicos
- Publicaciones institucionales o NewsLetter
Si implementas tanto las actividades como las herramientas, entonces tendrás la capacidad de agregar valor financiero a tu empresa a través de la comunicación.
En ese sentido, mírala como esa vía que te permitirá desarrollar de manera eficiente tu gestión financiera y te dará la información necesaria para tomar decisiones acertadas.
Por lo que, si esta entrada sobre la comunicación en la empresa te ha servido, te invito a que dejes tus comentarios en el formulario. Al mismo tiempo que lo difundas a través de tu correo electrónico de las tus redes sociales. Y si quieres profundizar en el tema adquiere el libro Comunicación Interna, Pilar de la Estrategia Organizacional de la autora Susana Cáceres.
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