La digitalización del Jefe de Tráfico y del transporte

Eres un Jefe de Tráfico. Descubre cómo la tecnología aplicada al transporte cambiará tu trabajo. Prepárate para afrontar los retos de la digitalización de la gestión del tráfico.

¿Cómo es el trabajo del Jefe de Tráfico en la actualidad?

Una historia que bien podría ser la tuya o la de cualquier responsable de un departamento de tráfico.

Dani Barroso, jefe de tráfico de transportes Cullar, se levanta cada mañana a las 7:00, excepto el día suena el móvil de madrugada, por que cuando suena lo suele hacer a horas intempestivas. Un chofer que ha sufrido una avería, una accidente, una retención o un Ferri que no llega a su hora.

Además de los problemas que colean de la jornada anterior, Dani, tiene que lidiar con los nuevos que cada mañana se encuentra en su despacho a golpe de teléfono: un cliente que reclama el camión que no ha llegado, otro cliente que protesta por las malas maneras de un chofer, un transitario que reclama unas paralizaciones, un conductor que se ha puesto enfermo...

También está el gerente, que baja de vez en cuando para recordar a Dani los objetivos de facturación de cada camión y el enorme gasto en ruedas y combustible o las incidencias con un cliente muy importante.

Pero sin duda, la palma se la lleva la atención continua al cliente, que irrumpe constantemente en la actividad de Daní llamando por teléfono a todas horas.

Los clientes descontentos porque el camión ha llegado 14 minutos tarde, el otro que quiere meter 15 palets donde iban 10 o el cliente que pide recoger parte de la mercancía en su otra fábrica a 15 km del lugar de carga...

En fin, que te voy a contar...

En la actualidad el modelo de negocio del transporte ha evolucionado, añadiendo más funcionalidades y llenando de retos el trabajo diario de un Jefe de Tráfico.

De la misma manera que la figura del operador logístico desarrollo el modelo de transporte, la tecnología está desarrollando el modelo de transporte actual.

Dani no solo se tiene que enfrentar al reto de organizar y prestar un buen servicio, la competencia es otro muro al que se enfrenta nuestro amigo, una competencia que está adoptando la tecnología que le permite mejorar la oferta y completarla haciéndola muy atractiva al cliente, a la vez que logra reducir costes y ser más competitivo.

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¿Qué está pasando en el sector?

El transporte y la distribución generan a las empresas una cantidad enorme de costes y a la vez estas, tratan de trasladar estos costes a los transportistas; lo que resulta de esta pugna es un sector altamente tensionado, en el que las tarifas de transporte son altamente variables, los costes de explotación son cada vez mayores y las nuevas tendencias logísticas imprimen más tensión al transporte, lo que no facilita la rentabilidad de este negocio.

La tecnología, en este caso como en muchos otros, representa la oportunidad de mejorar la gestión del transporte, reducir costes y coordinar todas las operaciones de un modo más optimo aprovechando al máximo los recursos a la vez de genera oportunidades de negocio, respeto al medio ambiente y un sector sostenible en el tiempo.

Por otro lado, las directivas Europeas , exigen cada vez más la inclusión de nuevas tecnologías que aplicadas resuelvan problemas relacionados con:

• Los costes en las infraestructuras
• El medio ambiente
• La sostenibilidad del sector
• Las comunicaciones
• La simplificación de los procesos administrativos

La tecnología está avanzando imparable hacia la automatización de procesos y esto no solo afecta a la industria, otros sectores como el transporte, sufrirán cambios a medida que la digitalización vaya introduciéndose en el tejido empresarial.

En España estamos aún a medio camino, pero lo que tenemos que tener todos claro es que llegará y no tardará micho.

¿Cómo cambiará la tecnología el trabajo del Jefe de tráfico?

Cada vez son más las empresas a nivel nacional y sobre todo internacional, que están dejando en manos de programas de gestión muchas de las labores propias del jefe de tráfico.

Los software de gestión del transporte, que son la punta de lanza de la tecnología en el transporte, se están actualizando y desarrollando a un ritmo imparable en comparación con la década anterior.

En este sentido, debemos analizar la implantación de diferentes tipos de programas, que se complementan para ofrecer una experiencia de uso y una capacidad de gestión sobresalientes:

• Software de gestión de rutas u optimizado de rutas.
• Software de gestión de flotas
• IOT (Internet de las cosas) aplicado a la logística:

• Localización y seguimiento de vehículos.
• Software de gestión del transporte global

Estos sistemas, de los que podemos encontrar mucha información en la red, están pensados no solo para generar ahorro y optimizar los recursos, también para sustituir al técnico o jefe de trafico en algunas funciones de rango diario.

Pensemos que, si en un futuro próximo, un software de gestión del transporte puede:

Controlar de manera automática, sin intervención humana, la situación de cada vehículo, la ruta y el tiempo hasta destino, con posibilidad de avisar al cliente de retrasos, modificar rutas u guiar al conductor u ofrecer trazabilidad en directo.

• Vigilar los vehículos con cargas delicadas, como alimentos en frío controlado, estén controlados vía IOT y en caso de avería del equipo frigorífico se de aviso al conductor y lo desvíe automáticamente al taller más cercano, a la vez que avise la empresa y al cliente, y recalcule el servicio.
• Controlar que el tacógrafo conectado al software, intercambie datos sobre los tiempos de disponibilidad y márgenes de tiempo de cada vehículo, pudiendo así coordinar la planificación de los portes, incluso en tiempo real añadiendo recogidas en la ruta o asignando viajes en función de la disponibilidad de cada conductor.
• Centralizar y tratar los datos de consumos, averías, kilometrajes, mantenimiento, etc. para automatizar los procesos de coordinación de mantenimiento, partes de consumo, conducción eficiente y demás parámetros que se ofrecerán de manera automática a la gestión del jefe de tráfico.

Podría extenderme mucho más en las posibilidades técnicas que ofrece la tecnología y que, por si no te has dado cuenta, están encaminadas a reducir la intervención humana en todos los ámbitos de la gestión del transporte.

Esta es una pregunta que trataré de responder a continuación.

El software pensará por tí.
Entonces... ¿Qué será del jefe de tráfico?

¿Qué tiene que hacer un Jefe de Tráfico para adaptarse al futuro?

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Como habrás intuido, la aplicación de la tecnología siempre conlleva la polémica relacionada con la perdida de puestos de trabajo, esto es una realidad a medias, en la mayoría de los casos la tecnología sustituye al humano y este se recicla o se cambia de puesto.

En el caso del transporte, los sistemas que van a sustituir determinadas funciones realizadas por el departamento de tráfico, tomarán el control de la gestión hasta un determinado punto. Siempre habrá un porcentaje de trabajo organizativo que tendrá que ser gestionado por los técnicos y que va en función de la alta variabilidad del transporte.

• Gestión y manejo del software en cuestión.
• Gestión de los rrhh (tráfico, conductores, almacén, etc.)
• Gestión de clientes y proveedores.

Aún así, el jefe de tráfico y su departamento, serán susceptibles de reducción y redistribución de recursos, por lo que las funciones principales del mismo pasarán a ser tres principalmente:

• Controlar los datos ofrecidos por el software, tomar decisiones y programar el sistema de manera técnica para que funcione de manera adaptada a la empresa y devuelva los datos que interesan controlar.
• Gestionar de manera más optima, si cabe, los recursos de la empresa, tanto humanos como materiales.
• Aumentar y mejorar los sistemas de atención al cliente y toda la información que rodea a las reclamaciones, incidencias e innovaciones.
• Mejorar de manera decisiva las políticas de gestión de proveedores, talleres, concesionarios, etc.

Para un jefe de tráfico, con un 50% de su trabajo automatizado, solo le resta especializarse en:

Con este panorama, la labor del jefe de tráfico y su departamento, pasará de un perfil de gestión a un perfil más comercial y administrativo.

La tecnología nos acerca a nuestros clientes.

¿Cómo debe desarrollar su integración al mundo digital un jefe de tráfico?

Básicamente, atendiendo a desarrollar las aptitudes y capacidades técnicas y humanas vistas y que podemos estructurar en tres grupos básicos o claves de adaptación de acción:

Las tres claves de la adaptación del jefe de tráfico y su equipo

Una vez ya conocemos cuáles son los cambios, podemos empezar a prepararnos estratégicamente para reforzar nuestra posición y desarrollar profesionalmente las aptitudes que debemos potenciar.

Para ello nos centramos en tres claves de actuación:

1 Formación técnica o tecnológica

Sabias que, de manera general, solo le sacamos partido a menos de un 50% de las funciones de cualquier software.

• Insuficiente formación en la gestión y conocimiento del software.
• Dejadez o falta de curiosidad.

Esto ocurre por dos razones fundamentales:

La profundidad con la que gestionamos un programa informático está directamente relacionada con el conocimiento que tenemos de este, por lo tanto estamos perdiendo oportunidades de mejora al infra-utilizar estos recursos.

Para evolucionar profesionalmente en cualquier área de cualquier trabajo que este digitalizado es imprescindible saber manejar, programar e interpretar los datos que proporciona un software, así que en este área tu trabajo será enfocado de manera directa en conocer como funciona el software que tienes delante.

Sacarle el máximo partido, saber solucionar problemas técnicos o de configuración, formar a otras personas y aportar ideas para reforzar el sistema, entre otras, esa es tu misión.

2 Gestión de personas:

En este área cabe reforzar la gestión de las personas que forman el equipo que rodea a un jefe de tráfico: Conductores, técnicos, administrativos, mecánicos, operarios, etc.

Mejorando la relación con nuestro equipo, mejoramos el servicio al cliente, ahorramos costes y mantenemos una buena sintonía que motiva a trabajar mejor. Adquirir destrezas para dirigir equipos, planificar la gestión, crear un ambiente de trabajo positivo y motivar tanto a los que están dentro de la oficina como a los que están fuera jugandose la vida sobre un vehículo, será tu reto para mejorar tu Target.

Por otro lado, tendrás que hacer una labor pedagógica para que todas las personas implicadas se relacionen de manera eficaz con el software, se impliquen en sacarle partido, aprendan, aporten ideas y algo tan básico como difícil: que hagan caso de sus indicaciones y de los protocolos.

3 Gestión de clientes y proveedores:

Si hay algo de lo que no te vas a librar con la tecnología, es de atender a tus clientes. La tecnología puede aportar información al cliente pero no toda la que este necesita ante determinadas incidencias , dudas o quejas.

Seguirás haciendo una labor de apagafuegos, solo que la tecnología te ayudará a aportar tranquilidad al cliente.

• De atención al cliente: Tendrás que ser mucho más resolutivo, empático y ejercerás una labor más intensa a la hora de relacionarte con tus clientes. El software te proporcionará datos que podrás utilizar para mejorar la experiencia de tus clientes, conocer cuáles son sus preferencias o problemas y actuar en favor de ellos de manera objetiva. Fórmate en atención al cliente ágil, aprende de manera muy exacta como tu software puede ayudarte o que aplicaciones o módulos tiene para la gestión de clientes, en general tendrás que reforzar esta parte y por supuesto formar a tu personal.
• Comercial: Al centrarnos en el cliente, pasamos a una dimensión más comercial si cabe. Conocer al cliente más profundamente nos proporciona oportunidades de venta, que de otra manera no tendríamos; por ejemplo: si en lugar de pasar el día discutiendo con los clientes "como si molestaran" tratamos de entender sus reclamaciones, de ponernos en su lugar y de ser resolutivos, nuestras relaciones con ellos mejoraran y estaremos más cerca de venderles nuestros servicios, no solo los comerciales venden, muy importante, el jefe de tráfico debe vender a sus clientes contentos.

Es en este punto donde tu labor pasa a ser:

Por otro lado cabe reforzar la comunicación tanto personal como tecnológica con nuestros proveedores en busca del win-win tan nombrado.

Conclusiones

Una gran parte de los costes del transporte tiene relación con el coste de explotación, la tecnología en este caso, nos permite tener parametrizados los costes y obtener datos que nos van a ayudar en nuestra labor de control, por eso es tan importante conocer a fondo un software, porque son muchos los frentes que te tocará analizar, por un lado te restará trabajo, pero por otro te obligará a realizar tareas que antes no realizabas o que si realizabas pero con un enfoque mas rudimentario.

En definitiva se trata de reforzar determinadas actividades y atributos de tu trabajo que vendrán impuestas por la sustitución de otras como consecuencia de la digitalización de tu área. Tienes que adaptarte tu y ayudar al equipo de tráfico a adaptarse, a pasar a ser un equipo más comercial, más de atención al cliente y más tecnológico.

¡Suerte!

No dudes que la tecnología nos cambiará a todos y en tu mano está hacer un buen trabajo.

Consultoría y formación logística

Jose Carlos Gisbert

Ayudo a empresas a mejorar y crecer desde el enfoque al cliente, la innovación en la logística y la mejora en los costes.