La efectividad se demuestra al primer toque

Escribía recientemente mi socio Francisco Sáez, fundador y CEO de FacileThings – en mi opinión la mejor herramienta GTD^® a día de hoy – que «cerrar puertas es clave para tu productividad». Yo estoy totalmente de acuerdo con él.

A lo largo de mi vida profesional, y especialmente desde que decidí especializarme en la mejora de la efectividad personal y organizativa, he podido observar en numerosas ocasiones la existencia de un patrón que aparece sistemáticamente en el caso de las personas y las organizaciones que son realmente efectivas: tienen el hábito de cerrar las puertas que abren.

Mis colegas de OPTIMA LAB sonreirán al leer esto – espero que sea eso lo que hagan

– porque están cansados de oírme decir una y otra vez la expresión «hay que cerrar cajas» (no conocía la expresión «cerrar puertas» así que llevo años usando «cerrar cajas»).

La efectividad de una persona o de una organización viene en gran medida determinada por lo que yo llamo el «completion rate», es decir, el «ratio de finalización». El «completion rate» es la relación entre el número de cajas que se cierra y el número de caja que se abre, multiplicado por cien. Lógicamente, lo ideal es tener un «completion rate» del 100%, ya que eso significa que se cierran el 100% de las cajas que se abren. Mi impresión es que las cifras reales de la mayoría de las personas y organizaciones son sensiblemente inferiores.

La realidad que yo conozco es que la distribución del «completion rate» se asemeja mucho a la de la participación en Internet, es decir, hay un 1% de personas que cierra sistemáticamente casi todo lo que abre (completion rate > 90%), un 9% que cierra más cajas de las que abre (completion rate entre el 50% y el 90%) y un 90% que deja sistemáticamente abiertas más cajas de las que cierra (completion rate <= 50%).

Desde que hace años tomé conciencia de la importancia de «cerrar cajas» para la mejora de mi efectividad, he trabajado incansablemente – casi diría que de manera obsesiva – por desarrollar este hábito y a día de hoy, aunque en ocasiones sigo dejando alguna caja abierta por ahí, sí que me considero en ese 1% que cierra más del 90% de las cajas que abre.

Voy a ser claro: «cerrar cajas» cuesta mucho. Por eso se nos da tan mal. El cerebro «tacha» las cosas cuando las empieza, es decir, cuando «abre» la caja. A partir de ahí, todo se pone cuesta arriba, porque el trabajo sigue sin hacer pero la gratificación ya ha pasado. Por si esto fuera poco, constantemente aparecen en nuestro radar nuevas tentaciones, que nos brindan la oportunidad de «abrir» otras cajas sin necesidad de «cerrar» las que ya están abiertas.

Además, terminar lo que se empieza requiere de un esfuerzo progresivo exponencial, es decir, cuanto más se ha avanzado y más cerca se está de «cerrar la caja», más cuesta seguir avanzando. Por eso hay tanta gente que deja las cajas prácticamente cerradas pero sin cerrarlas del todo.

Los ejemplos de «cajas abiertas» son interminables. Te llega un email, lo abres para ojear de que va y lo dejas para decidir luego qué hacer con él. Esto es una «caja» que acabas de dejar «abierta». Para haber dejado la caja cerrada necesitarías haber identificado qué significado tiene para ti ese email, haber tomado una decisión al respecto y haber organizado tanto el email como tu decisión sobre él en un lugar de confianza para volver a ellos cuando fuera necesario o tuviera sentido.

En general, casi todos los «luego» van asociados a «cajas abiertas»: luego te digo, luego lo miro, luego lo acabo, luego lo pienso… ¿Qué significa luego? ¿De qué tipo de compromiso estamos hablando? ¿Luego si me acuerdo? ¿Luego si me apetece? ¿Qué hago con ese compromiso? ¿Cómo me aseguro de cumplirlo? Si estas preguntas no se responden, la caja sigue abierta. ¿A quién no le ha pasado lo de ir a apagar el ordenador y encontrarse varios borradores de emails a medio escribir?

Las «cajas abiertas» son una fuente adicional de estrés, lo que David Allen llama «incompletos», es decir, cabos sueltos que andan por ahí consumiendo recursos en nuestro cerebro, aunque a menudo no seamos conscientes de ello. Lo que ocurre cuando la «caja» se «cierra», es que el cabo suelto desaparece – y con ello su contribución al estrés – y en su lugar aparece una gratificante sensación de logro.

Por otra parte, «cerrar cajas» no solo tiene que ver con la eficiencia, también tiene que ver con la eficacia, ya que está íntimamente relacionado con la calidad. Esa costumbre tan española del «ya vale» es un ejemplo claro de la falta de hábito de «rematar» las cosas, y también de nuestra afición a la chapuza

Desarrollar el hábito de «cerrar cajas» marca un antes y un después. Esto lo saben los expertos en efectividad. «Cerrar cajas» tiene que ver con el sublime arte de «empezar y terminar», uno de los hábitos «core» de OPTIMA3^®, ya que pocos comportamientos son tan ineficientes e ineficaces como empezar y dejar a medias una y otra vez la misma cosa.

Una persona efectiva trabaja siempre al primer toque, es decir, una vez que empieza algo, trabaja en ello hasta que lo finaliza. Da igual que sea un pensamiento, una decisión o una tarea. Si lo empieza, lo termina. Y hasta que no está terminado, no se pone con otra cosa. Evidentemente esto requiere, en ciertos casos, un trabajo previo, ya que hay cosas que, por su naturaleza, son difíciles de empezar y terminar si no se hace antes algo al respecto. En cualquier caso, este trabajo previo es siempre una inversión rentable, ya que va a permitir trabajar con la máxima efectividad.

El hábito de empezar, es decir, de «abrir cajas», ya marca una diferencia importante en términos de efectividad frente a quienes ni siquiera las abren. Ahora bien, entre los que simplemente «abren cajas» y los que sistemáticamente «cierran cajas» hay una diferencia todavía mayor.

Si de verdad te consideras una persona efectiva, hazte esta pregunta y respóndete con sinceridad: ¿cuál es mi «completion rate», es decir, qué relación existe entre las cajas que cierro y las cajas que abro? La respuesta te dirá si realmente eres una persona efectiva o si simplemente lo crees…

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