La eficacia máxima tiene su momento óptimo

El factor tiempo es una variable muy importante para la efectividad, pero no como la variable cuantitativa que la «gestión del tiempo» ha querido hacernos creer, sino de otra forma distinta que sí sirve para algo. El día tiene 24 horas y, por muy bien que las queramos gestionar, siempre serán 24 horas, así que gestionar el tiempo escapa a nuestro control. Pero el tiempo sí resulta útil cuando lo utilizamos como variable cualitativa, es decir, cuando entendemos que hay un momento óptimo para hacer cada cosa y sabemos identificarlo y elegirlo, ya que elegir el momento sí está bajo nuestro control.

Los profesionales del conocimiento tenemos que desarrollar la competencia de elegir bien el momento óptimo porque la naturaleza de nuestro trabajo es profundamente distinta de del trabajo manual tradicional. De entre todas estas diferencias, hay dos con un impacto enorme en nuestra efectividad.

Por una parte, siempre hay más trabajo que tiempo. Esta realidad, nos guste o no, se traduce en que siempre quedan cosas sin hacer.

Por otra parte, la contribución de valor de cada cosa que hacemos puede ser enormemente desigual, lo que se traduce en que el valor generado es independiente de la cantidad de cosas que se hacen. Por eso, el trabajo del conocimiento es el único en el que son posibles pensamientos como «hoy no he parado de hacer cosas y sin embargo no he hecho nada» o «hoy he cerrado solo un par de temas pero ha sido un día realmente productivo».

Si se van a quedar cosas sin hacer y cada cosa que se hace contribuye con un valor distinto, queda claro cómo se puede mejorar la efectividad: eligiendo mejor qué hacer y qué no hacer en cada momento. Esto es fácil decirlo pero hacerlo es todo un reto, entre otras cosas, porque cuando el día a día transcurre en un entorno volátil, incierto, cambiante y ambiguo, es decir, cuando vives en un entorno VUCA, hay muchas variables que quedan fuera de tu control. ¿Qué opciones hay entonces?

La buena noticia es que existen alternativas útiles a la «gestión del tiempo» que sí se pueden aplicar y que sí funcionan.

Las metodologías de productividad y efectividad personal GTD^® y OPTIMA3^® abordan con rigor el reto de mejorar la eficacia personal, competencia que consiste precisamente en «decidir mejor» qué hacer y qué no hacer en cada momento, y proponen soluciones concretas y probadas para conseguirlo. Al igual que GTD^® se centra sobre todo en la mejora de la eficiencia personal (gestión de la atención), OPTIMA3^® se centra sobre todo en la mejora de la eficacia personal (toma de decisiones), profundizando en todos los aspectos que pueden contribuir a maximizarla.

Por ejemplo, hemos visto recientemente que tanto la chapuza como el perfeccionismo son grandes enemigos de la eficacia óptima. Esto nos ha permitido aprender a decidir mejor sobre el punto de equilibrio óptimo entre la calidad del resultado que queremos conseguir y el uso de recursos que vamos a necesitar para ello. Otro de los elementos a tener en cuenta a la hora de maximizar nuestra eficacia es aprender a elegir el momento óptimo para hacer las cosas.

La precrastinación y la procrastinación son dos fenómenos negativos relacionados con elegir mal el momento para hacer las cosas. La precrastinación consiste en hacerlas antes de tiempo y la procrastinación en todo lo contrario, es decir, en dejaras para el último momento. Aunque socialmente la procrastinación esté peor considerada que la precrastinación, lo cierto es que ambas son hábitos con un impacto muy negativo. Hacer las cosas a destiempo siempre es ineficaz, porque se traduce o en un consumo de recursos excesivo o en una calidad del resultado insuficiente.

Precrastinar, es decir, hacer las cosas antes de tiempo, suele ser resultado de no enfríar el pensamiento, usar recordatorios poco «tachables» de lo que hay que hacer o de una falta de confianza en el propio sistema de organización, que se intenta compensar reduciendo el volumen de elementos de dicho sistema. Alguna de las consecuencias típicas de la precrastinación es hacer cosas que se podrían haber dejado sin hacer, tener que rehacer las cosas porque se han hecho sin contar con todo lo necesario para hacerlas bien y el perfeccionismo.

Por su parte, procrastinar, es decir, dejar todo para el último momento, es un hábito irracional complejo que obedece a una combinación de factores relacionados con motivación, capacidad de demora, impulsividad y expectativas. Entre las consecuencias de la procrastinación están el estrés, los errores debidos a las prisas del último momento y las chapuzas.

¿Cómo saber elegir el momento óptimo? OPTIMA3^® nos da algunas pistas. Por ejemplo, si algo que llega a nuestra bandeja de entrada tiene una fecha objetiva, es decir, una fecha impuesta externamente y no negociable, el momento óptimo para hacer algo con ello es «lo antes posible». Sin embargo, la mayoría de las personas tiende a dejar para más adelante las cosas que tienen una fecha objetiva lejana. Este es un hábito muy ineficaz que lleva además asociado un alto coste en estrés. Por poner un ejemplo claro y sencillo: además de estrés, ¿qué ganas no haciendo la declaración de la renta el primer día de plazo?

En el extremo opuesto, si algo que llega a nuestra bandeja de entrada no tiene ninguna fecha objetiva, si no hacer nada con ello a corto plazo no va a tener ninguna consecuencia indeseable y sí, además, no nos queremos comprometer en firme a hacer algo con ello ahora, el momento óptimo para hacerlo es «lo más tarde posible», ya que, entre otras cosas, va a posibilitar que desaparezca la necesidad de hacerlo. Hasta entonces, ese elemento habría que dejarlo en uno de los contenedores de organización característicos de OPTIMA3^®: la lista «esta semana no». Sin embargo, la mayoría de las personas tiende a hacer muchas cosas de este tipo según les llegan, simplemente porque son rápidas y fáciles de hacer, aunque el valor que aportan sea escaso o nulo.

Entre medias, un tercer elemento característico de OPTIMA3^®: las «circunstancias óptimas de ejecución» o «COE», que nos proporcionan criterios objetivos claros para elegir mejor qué hacer en cada momento. Una «COE» es una lista de cosas agrupadas porque comparten un momento y circunstancias óptimas para hacerlas. Por ejemplo, «con alta energía, mucho tiempo disponible y un ordenador». Para ser útiles, todas las «COEs» tienen que estar asociadas a un hábito de revisión, es decir, siempre que voy a hacer algo, evalúo el momento y las circunstancias en las que me encuentro y, a partir de ahí, reviso la lista correspondiente para decidir qué hacer de lo que aparece en ella. Nada mejor que pensar antes de hacer para maximizar la efectividad.

Como ves, existe un camino bien definido que permite dejar de «hacer por hacer» y empezar a «hacer con sentido». Un camino que pasa por «hacer lo que hay que hacer cuando hay que hacerlo», ya que la eficacia máxima tiene su momento óptimo, y los buenos momentos hay que aprovecharlos.

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