La importancia de actualizar el flujo de trabajo

por Berto Pena

En los últimos meses, ¿qué cambios has introducido dentro de tu flujo de trabajo para mejorarlo? Todo a nuestro alrededor va cambiando o cambiado, y en muchos aspectos seguimos trabajando como hace cinco, diez años o más. Nuestro flujo de trabajo debería actualizarse casi de forma permanente para adaptarlo a lo que necesitamos ahora.

El «flujo de trabajo» no es más que el conjunto de rutinas, hábitos, procedimientos, herramientas y con el que te organizas, haces las cosas o absorbes información. Tú tienes una manera de organizarte, un estilo de hacer las cosas, un método de obtener y utilizar información. Todo eso lo has elegido tú y lo utilizas a diario. Pero que sirva para hoy no significa que valga para dentro de una semana, un mes o un año.

Es cierto que hay hábitos, técnicas, principios y herramientas que nunca caducan. Pero no menos cierto es que hay otras cosas que con el paso de los años pierden validez y utilidad. Y sin embargo no las soltamos ni locos.

Si los demás o tú mismo te pides un extra de rendimiento y resultados hoy, ¿por qué buscarlos con hábitos de hace años?

Cuando buscas eficacia, rendimiento, optimización, resultados, tienes que estar preparado para actualizarte, adaptarte, cambiar cómo y con qué haces las cosas de forma casi constante.

¿Cómo actualizar?

Para actualizar ese flujo de trabajo es imprescindible practicar un hábito en desuso: PENSAR. Pensar (revisar, analizar, estudiar) cómo estoy haciendo las cosas, qué utilizo, qué necesito… Y además hacerlo de forma regular, como quien va a una revisión al dentista o lleva el coche al taller. Porque las cosas de Productividad, si se abandonan y no se revisan, también se estropean.

• Cuando detectas que algo no funciona, ¿trazas un plan de cambio?
• Si ves fallos en un área concreta, ¿pruebas nuevos hábitos o te limitas a repetir lo de ayer?
• ¿Buscas en todo momento hacer las cosas de un modo más eficiente y rápido?
• ¿Te preguntas si estás utilizando las herramientas/aplicaciones adecuadas?
• ¿Buscas siempre la mejor forma de utilizar la tecnología que utilizas?

Si cambian las herramientas, los servicios, las aplicaciones, ¿por qué no nos adaptamos para aprovecharlas mejor o incluso dejarlas?

¿Por dónde empezar?

Naturalmente tiene que ser cada uno el que elija qué rincones del flujo hay que actualizar. Pero yo empezaría por las cuatro grandes áreas que te propongo a continuación. Fijándome en lo de fuera (circunstancias, exigencias…) y poniéndolo frente a lo de dentro (lo que haces, cómo lo haces, qué utilizas).

1. Planificación y tareas.
2. Email y comunicación.
3. Tecnología y aplicaciones.
4. Información y lectura.

Para mí, uno de los rasgos que define a la persona productiva es la que sabe “leer” cómo es su trabajo, para moldear su forma de trabajar y conseguir más… incluso con menos esfuerzo.

Me ha quedado un post un tanto sesudo, pero me apetecía reflexionar en alto sobre lo que me encuentro en miles de profesionales y empresas: quieren mejorar sin cambiar una pizca de cómo trabajan; quieren resultados en el siglo XXI con métodos y hábitos de sus padres. Y esto no funciona así.

Autor Berto Pena