La importancia de la organización de documentos

Los documentos y archivos de tu empresa son primordiales para mantener el control de la misma. Como ya debes saber, diariamente se producen una gran cantidad de documentos por tramitaciones diversas.

Por tal razón, la gestión documental es un elemento vital para que así almacenes de forma física o digital todos los documentos de manera organizada. En este post conocerás todas las características y ventajas de tener una excelente organización documental para tu empresa o negocio.

¿Qué es la gestión documental?

Esta se define como el conjunto de normativas que debes emplear en tu empresa, para de esa manera clasificar y almacenar los documentos y archivos. Es de destacar, que con la gestión documental podrás categorizar toda la información de tu negocio de por vida.

Los cambios experimentados por esta disciplina

Inicialmente las empresas y organizaciones, organizaban toda su documentación de manera física (bibliotecas, estantes, entre otros), ocupando así grandes espacios. Con la revolución informática, llegaría la organización documental digital, la cual se encargaría de crear archivos y documentos electrónicos, que a su vez pueden ser almacenados en la nube.

Pero además, existen otras, que deben almacenar tanto archivos físicos como digitales. Es allí, cuando se hace necesario la implementación de programas de gestión documental idóneos para este tipo de proceso.

Para qué sirve la gestión documental

La gestión documental tiene como objetivo o finalidad, clasificar, ordenar y almacenar los documentos y archivos de tu empresa. Para ello, a continuación conocerás las diferentes funcionalidades que presenta este software:

Conservación de documentos valiosos

El gestor documental se encarga de preservar la información más importante e imprescindible de tu empresa, para garantizar su permanencia a lo largo del tiempo.

Recuperar información

Este programa puede recuperar trámites y transacciones que hayas ejecutado con tu empresa. De esa manera, tendrás la posibilidad de analizar toda la documentación archivada, lo cual te ayudará a tomar decisiones inteligentes que harán crecer tu negocio.

Definir tiempos de guardado

El sistema de gestión documental te permitirá no solo conservar documentos y archivos, sino que además, podrás establecer el tiempo de conservación de los mismos.

Eliminación de archivos

Con este organizador o gestor de documentos, podrás deshacerte de la documentación obsoleta. De esta manera, los archivos de tu empresa estarán mejor organizados.

Ventajas y desventajas

Para que puedas implementar con éxito un gestor documental dentro de tu empresa, deberás conocer las ventajas y desventajas de este tipo de software. De esta forma, la inclusión de esta herramienta de gestión en tu negocio, se llevará a cabo de manera óptima.

Ventajas

Entre las ventajas que presenta un organizador o gestor documental, se tienen las siguientes:

• Fluidez y rapidez: Con el gestor documental la información fluirá de manera simple y rápida entre los miembros y empleados de tus proyectos, ya que podrán encontrar la información con gran facilidad.
• Ahorro: Este tipo de software te ayudará a ahorrar espacio y costes, ya que te quitarás de encima las tediosas copias de documentos, y además la incomodidad de emplear mucha estantería para almacenar los mismos.
• Alta seguridad: Este programa ha sido diseñado para eliminar documentación duplicada. Además, presenta un sistema óptimo de protección de datos e información.

Desventajas

Entre las ventajas que presenta un sistema de gestión documental, se encuentras las siguientes:

• Coste inicial: Un sistema de gestión documental requiere de una inversión costosa para su implementación.
• Seguridad: El almacenamiento de la información, sobre todo digital, siempre constituye un riesgo debido a los hackers.
• Copias: Cuando destruyes determinados archivos, no podrás recuperarlos
• Legislación: De no conocer las leyes en cuanto a la seguridad y protección de datos, podrías llegar a cometer graves errores, o incurrir en faltas que pueden llegar a ser penalizadas.

Tipos de sistemas de archivado de documentos

Los sistemas de organización o gestión documental, se clasifican de diversas formas. Estas obedecen a distintos criterios y tipos. En ese sentido, existe una forma de clasificación inicial de acuerdo al sitio de almacenamiento:

• Almacenamiento físico: Este puede ser en un almacén o formato de papel
• Digital: El mismo se realiza mediante un servidor, y además su formato es digital.
• Almacenamiento híbrido: Este se puede dar tanto de manera fisca como digital.

Además, dependiendo de su aplicación el almacenamiento digital presenta 3 criterios a saber:

Almacén

Es aquí donde se almacenan los archivos digitales. Este lugar podrá tratarse de un servidor local, es decir instalado en tu empresa o en la nube. Este último almacena la documentación en un servidor externo, cuyo dueño es el proveedor de servicio.

Cifrado

El cifrado se refiere a la condición que presentan los documentos dentro del servidor, y que a su vez se encuentran encriptados. Respecto a los archivos no encriptados, estos no presentan un cifrado extra.

Formato

Entre los formatos de almacenamiento digital se encuentran: Los modificables y no modificables. Respecto a los modificables, estos a pesar de estar almacenados se les podrán ejecutar modificaciones. Los no modificables, como su nombre lo indica, no se pueden cambiar porque son fijos.

Ejemplos de sistemas destinados al archivado de documentos

Existen en el mercado diversidad de gestores y organizadores de documentos. Esto se debe, a que cada uno de ellos ha sido creado para adaptarse a los diferentes tipos de empresa (tamaño, sector económico y actividad).

Además, este tipo de software también se conoce como, Enterprise Content Management. Entre las marcas más reconocidas de este tipo de programas, se tienen:

• Microsoft Office 365
• Google Apps for Work
• Alfresco
• Documentum
• OpenText Content Suite

Consejos para mejorar la gestión documental de tu empresa

Para que puedas mejorar la gestión documental de tú empresa o negocio, a continuación te recomendamos lo siguiente:

• Digitaliza tu documentación: Debes modificar los documentos físicos en archivos electrónicos. De esa manera mejorarás la localización de la información de tu empresa.
• Debes centralizar el contenido corporativo: Es decir, tendrás que unificar la información en un mismo sitio. Esto evitará la duplicación de tus archivos.
• Ejecuta la clasificación de los archivos: Deberás categorizar tus documentos para luego clasificarlo. Todo ello lo podrás lograr mediante la implementación de un sistema de gestión eficiente.
• Emplea metadatos: Estos sirven para que estructures y organices toda la información o documentación.
• Emplea modelos de documentos: esto te ayudará a simplificar el tiempo, ya que no tendrás que crear desde cero el mismo.

En Caltico somos expertos en la implementación de sistemas de gestión documental así como partners oficiales de Microsoft, no dudes en contactar con nosotros para contarnos tu caso.