La importancia de las reuniones individuales con los colaboradores

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Julia Austin, en el boletín Working Knowledge, de Harvard Business School, correspondiente al 22 de agosto de 2016 plantea que las reuniones individuales entre el directivo y cada uno de sus colaboradores son prioritarias y una herramienta de incalculable valor para la gestión, pero que requieren tener en cuenta muchos detalles.

Son importante porque:

1.- Independientemente del tiempo y frecuencia el hecho de reservar tiempo para dedicarlo a un profesional transmite la idea de que nos importa como persona.

2.- Es el único foro en el que se puede mantener una conversación honesta y privada con el colaborador sobre lo que está pasando, tanto a nivel profesional, como personal si se desea.

3.- Brindan una oportunidad de aclarar los goles de la organización, nuestras expectativas sobre el desempeño del profesional y de construir una relación de confianza al ofrecer la posibilidad de conocerle mejor como persona, no sólo como trabajador.

4.- Las reuniones constructivas celebradas a lo largo del año facilitan la evaluación del desempeño y el abordar nuevas metas para el nuevo año.

Austin ofrece las siguientes recomendaciones para dirigir estas reuniones:

A).- ANTES DE LA REUNIÓN:

a).- Definir las expectativas con claridad y transparencia. Si no lo hacemos el profesional puede pensar que algo malo le va a pasar si repentinamente empezamos a convocar reuniones individuales con él. Es recomendable anunciar la celebración de las mismas en una reunión del equipo o mandar un correo a todos los miembros para que sean conscientes de la importancia que tienen y puedan comprobar que todos van a tener la oportunidad de mantener estas reuniones individuales.

Es conveniente, en esta fase previa, decidir la frecuencia, duración y formato de las mismas (nuestro despacho o el suyo, dando un paseo, tomando café,...). El formato puede variar en función del profesional y se puede cambiar si es necesario. No debe ser muy informal (tomar unas copas) para que no se banalicen las reuniones y sean tomadas en serio.

b).- Preparar la agenda. Se deben abordar temas sobre crecimiento y desarrollo profesional y aprovecharlas para establecer relaciones más estrechas y dar feedback mutuo.

El día previo a su celebración enviar la lista de temas a tratar y preguntar al colaborador si existe alguna cuestión que no esté incluida y que desearía se considerase. Para aumentar la eficiencia se pueden sugerir las lecturas que pensamos puede ser necesario que realice antes de la reunión.

B).- DURANTE LA REUNIÓN:

a).- Revisar el orden del día. Preguntar si quiere incluir algo más antes de comenzar, dejando una puerta abierta siempre a que pueda añadir nuevos temas que puedan surgir durante la conversación.

b).- Si existen cuestiones complicadas a tratar, como por ejemplo dar feedback sobre un desempeño negativo, procurar abordar previamente y posteriormente dos temas positivos. De esta forma no terminará la reunión con el colaborador sintiéndose mal.

c).- No monopolizar la conversación. Facilitar las intervenciones del otro, hacer pausas frecuentes y dejar tiempo para discusiones y preguntas.

f).- Finalizar la reunión siempre preguntando cómo le van las cosas en conjunto al colaborador y si piensan que podemos hacer algo para que mejoren. No tenemos que olvidar que si triunfan nosotros lo hacemos también.

C).- DESPUÉS DE LA REUNIÓN:

Es importante hacer un seguimiento de los acuerdos y decisiones tomadas.

Fuente http://clavesliderazgoresponsable.blogspot.com.ar/2016/09/la-importancia-de-las.html

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