La ley de Parkinson

Parece que el valor del trabajo es directamente proporcional al estrés que genera en lugar de a los resultados conseguidos. En la sociedad actual si no estás ocupado constantemente, si no estás enganchado al móvil todo el día, si no llevas tu trabajo a cuestas todo el tiempo, no eres nadie. Pero te has preguntado si… ¿realmente es necesario trabajar todo el día?, ¿es necesario trabajar de lunes a viernes o sábado?, ¿es necesario estar todo el día sin desconectar?,…

¿Reconoces estas frases?

“Suerte de mi Smartphone que me permite estar conectado todo el día”

“No tengo ni un momento para descansar”

“Estoy hasta arriba, hoy no puedo”

“Puffff, imposible, tengo la agenda apretadísima”

“mi vida es un estrés…”

“… no me dejan parar, todo el trabajo me toca a mí”

Ley de Parkinson

El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible

En 1957 Cyril Northcote Parkinson formuló por primera vez la afirmación “El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para su realización”.

Así, una anciana ociosa puede perder todo el día en la tarea de redactar y echar al correo una tarjeta postal para su sobrina. Se pasará una hora buscando la postal, otra buscando sus gafas, media hora buscando la dirección, hora y cuarto en la redacción del texto y veinte minutos en decidir si llevar o no el paraguas para ir hasta el buzón de la calle de al lado. El esfuerzo total que a un hombre ocupado le llevaría tres minutos, puede dejar a otra persona postrada tras una jornada de dudas, angustias y esfuerzo.

Dando más tiempo y recursos a una tarea no se consigue más calidad en el resultado, sino que en muchos casos se logra un resultado de menos calidad. Sin embargo al limitar el tiempo y los recursos del trabajo se logra aumentar el foco y la concentración en lo importante y esencial de la tarea y se restringen las interrupciones innecesarias.

El trabajo (sobre todo el burocrático) tiene una elasticidad en sus demandas de tiempo y existe poca o ninguna relación entre el trabajo que hay que hacer y el tamaño del personal al que se le asigna. La falta de actividad real no se manifiesta necesariamente en ocio. La tarea a realizar crece en importancia y complejidad en razón directa con el tiempo se emplea en ella.

Parkinson también notó que el total de aquellos empleados dentro de una burocracia aumenta en un 5-7% al  año “independientemente de las variaciones en la cantidad de trabajo (si las hay) que debe hacerse”. Esto se debe fundamentalmente a dos motivos:

1. Todo funcionario necesita multiplicar el número de subordinados, no el de rivales
2. Los funcionarios se crean trabajo unos a otros

Para entender el motivo 1, imaginemos un funcionario al que llamaremos “A” que está abrumado por su trabajo. En general tiene tres opciones:

1. “A” puede dimitir
2. Puede compartir el trabajo con un colega al que llamaremos “B”
3. Puede pedir que le ayuden dos subordinados a los llamaremos “C” y “D”

El funcionario “A” si

empre elegirá la tercera opción por los siguientes motivos:

   –  Si elige la opción de dimitir pierde sus derechos laborales

   –  Si elige la colaboración de “B” que tiene su misma categoría laboral, introduciría en su territorio un rival para el ascenso

   –  “A” siempre preferirá tener a “C” y “D” a sus órdenes, aumentando su importancia y teniendo el mérito de ser el único que controla a ambos

Ley de Parkinson

En cuanto a la tercera opción también hay que tener en cuenta que “C” y “D” son inseparables porque nombrar solo a “C” haría que este se repartiera eltrabajo con “A” alcanzando su mismo estatus. Los subordinados siempre tienen que ser 2 o más para poder controlarlos a travésdel temor que cada uno tiene al ascenso del otro. Con el paso del tiempo “C” se quejará del exceso de trabajo por lo que “A” recomendará que se le asignen dos ayudantes pero para evitar fricciones con “D” también recomendará que se le asignen dos ayudantes a este. Con la nueva contratación de “E”, “F”, “G” y “H” el ascenso de “A” es inminente y se ha conseguido tener siete funcionarios para hacer el trabajo de uno.

A partir de aquí entra en juego el motivo 2. Estos siete funcionarios se crean tantos trabajos entre ellos que están totalmente ocupados y “A” tiene más trabajo que nunca. Imaginemos que a “E” le llega un documento de otro departamento. “E” decide que es competencia de “F” quien redacta una respuesta provisional y se la presenta a “C” que introduce correcciones antes de consultarle a “D” que a su vez le pide a “G” que lo resuelva. “G” se va de vacaciones y el expediente pasa a “H” quien redacta un informe que firma “D” para remitírselo a “C” quien revisa el borrador y se lo presenta a “A”. Finalmente “A” abrumado por todos los problemas que no tendría si el resto de funcionarios no existieran revisa el documento y corrige la redacción, elimina unas cosas y añade otras,… finalmente produce el mismo documento que hubiera producido si no existieran los funcionarios “C”, “D”, “E”, “F”, “G” y “H”.

Muchas más personas han estado ocupadas para producir el mismo resultado y sin que ninguno de ellos haya estado ocioso.

En ocasiones realizamos trabajo que nosotros mismos nos generamos

Para estudiar estas cuestiones el historiador inglés Cyril Northcote Parkinson que sirvió como funcionario del imperio británico, analizó el funcionamiento de algunas instituciones del imperio en ultramar y observó que a medida que disminuía el número de colonias a administrar, aumentaba el número de funcionarios que trabajaban en ellas.

Descubrió que anualmente el número de funcionarios aumentaba entre un cifra que oscilaba invariablemente entre el 5,17% y el 6,56 %, independientemente de las oscilaciones del volumen de trabajo a realizar, si es que lo hay.

Parkinson resumió sus conclusiones en lo que se conoce como Ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para su realización”.

Esta ley no solo es aplicable a los funcionarios británicos de ultramar, sino que lo podemos aplicar a todas las actividades que realizamos en nuestra vida. De esta manera si para un trabajo de dos horas disponemos de una semana, ese mismo trabajo nos llevará siete días completarlo.

La ley de Parkinson también es aplicable al dinero:

“Los gastos se incrementan hasta el nivel de ingresos”

A medida que vamos ganando más dinero, vamos aumentando nuestros gastos en la misma proporción, por lo que ni disminuimos la ansiedad ni aumentamos nuestra satisfacción.

En definitiva podríamos decir que ni necesitamos más tiempo para hacer un trabajo de calidad, ni más dinero del necesario para sentirnos más felices.

¿Cómo evitar que se cumpla la Ley de Parkinson?

Cuando sabemos que tenemos todo el día por delante para hacer cosas, inconscientemente nuestro cerebro se relaja y terminamos utilizando nuestro tiempo en hacer otras cosas menos urgentes. Cuando sentimos que ya no tenemos tanto tiempo, nos ponemos a hacer eso que realmente es urgente e importante y que por desgracia, muchas veces no nos dará tiempo a acabar en plazo.

En el caso del trabajo, si disponemos de poco tiempo para hacer un trabajo el esfuerzo es alto, mientras que si el tiempo para el mismo trabajo aumenta el esfuerzo es cada vez menor.

Ley de Parkinson para el trabajo

En el caso de los estudiantes al disponer de un tiempo relativamente largo para preparar el examen, el esfuerzo se concentra en los últimos días.

Ley de Parkinson para estudiantes

Consejos:

• Establecer una jerarquía en función de la importancia de cada tarea
• Asigna un plazo de finalización a cada tarea
• Si la tarea es larga, divídela en subtareas y asígnale un tiempo a cada una
• No retrases el momento fijado para el inicio de la tarea
• En cada momento céntrate en lo que estás haciendo
• Haz las cosas de una en una, no comiences con algo nuevo hasta terminar lo anterior
• Establece horarios de trabajo y de descanso regulares, en el horario de trabajo céntrate en el trabajo. En el horario de descanso descansa, no te lleves el trabajo, apaga el Smartphone, aplica técnicas de relajación,…
• Cada vez que lo cumplas, prémiate. Un buen momento para premiarse es durante los descansos, un helado, salir a la calle a estirar las piernas,…es mala idea aprovechar este tiempo para enviar mensajes, consultar facebook, twitter,… no por el tiempo que podamos invertir sino por el tiempo que nos costará desconectar al volver al trabajo o estudio

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