La oficina de la empresa moderna (Parte 2).

En el artículo anterior comenzamos analizando algunos aspectos relacionados a la oficina de la empresa; su geolocalización, la estructura del local comercial, la imagen corporativa que proyecta, su mobiliario, la importancia de la iluminación natural y otros elementos.

Continuamos con dicho análisis, valorando su importancia desde lo que representan como factores condicionadores para el personal de la empresa y los clientes.

Es importante reiterar que todo elemento ubicado dentro de una oficina siempre de un modo u otro condiciona, y el factor clave es que las personas que trabajan en la empresa no sean condicionadas negativamente por su entorno laboral.

Un entorno laboral saludable y confortable, facilita conseguir mejores niveles de productividad.

Características de una oficina moderna.

– Los cerramientos y las ventanas de la oficina. 

En la actualidad, las ventanas con doble cristal y una capa intermedia aislante suelen ser bastante económicas; cuando menos en ciertos países.

Permiten un sistema de aislamiento acústico y térmico con el exterior de gran calidad, y también ofrecen una levado grado de confort en el interior de la oficina; sobre todo si la misma se sitúa en calles con elevada circulación de vehículos.

Las puertas interiores de la oficina, tanto si fueran de madera como de cristal u otro material, conviene que sean de una calidad mínima; para ofrecer el mejor grado de confort posible.

– La tecnología en la oficina de la empresa.

El fácil y rápido acceso a la tecnología por parte de los empleados es muy importante. La oficina deberá disponer de buenos equipos informáticos, y conexiones a internet de alta velocidad por fibra óptica.

También es casi necesario contar con una estación multifunción para la impresión de documentos, una central telefónica, y sobre todo es muy importante que todos los elementos tecnológicos estén correctamente vinculados para lograr un mayor nivel de productividad.

Disponer de ordenadores portátiles, tablets y smartphones también acelerará los tiempos de respuesta, para así lograr solventar de forma eficiente las diferentes circunstancias que se puedan presentar.

El sistema de acceso a los ordenadores conviene, por costes y seguridad, que sean por reconocimiento dactilar; un sistema implementado desde hace décadas y bastante económico a decir verdad.

– La sala de reuniones de la oficina.

La oficina de la empresa debe contar con una sala de reuniones, la cual también servirá para realizar cursos de formación, y eventualmente ser utilizada como espacio alternativo para atender a los clientes.

La sala de reuniones debe contar con acceso a internet y por supuesto con al menos una pantalla de gran tamaño HD, para realizar videoconferencias y presentaciones. Es muy importante que la misma permita elevar el grado de privacidad si fuera necesario, y que cuente con una buena insonorización.

Su mobiliario conviene que sea funcional y adaptable a las necesidades que eventualmente se puedan presentar. Por último y aunque poco de tecnológico tenga, la sala de reuniones es útil que integre en su mobiliario una pizarra blanca para ser utilizada como herramienta extra.

Las pizarras de fondo blanco para ser utilizadas con marcadores, facilitan las argumentaciones mediante sencillos diagramas realizados en tiempo real. Insisto en que no son un elemento tecnológico, aunque son de gran utilidad a nivel funcional.

– Los aseos y la zona de descanso de la oficina.

Procede que la oficina de la empresa se ajuste a todos los requisitos exigidos por la normativa vigente , como también al mismo tiempo y de forma vinculada a lo anterior, intente ofrecer a sus trabajadores y clientes el mayor grado de confort posible.

Es conveniente que la oficina cuente con aseo privado para sus empleados, y otro destinado para sus clientes; como también y según la normativa vigente, el aseo destinado a los clientes debe estar acondicionado para personas con capacidades especiales.

No menos importante dentro de la oficina es contar con un área de descanso, y que la misma cuente con todo lo necesario para por ejemplo el almuerzo de los trabajadores.

Los sillones de relax y las gafas en 3D no todas las empresas se los pueden permitir, y los que pretendan dichos elementos que envíen su curriculum a Google. Bromas aparte, las grandes empresas, y particularmente las orientadas a la tecnología, ofrecen a sus empleados ciertas comodidades por un solo motivo: porque saben que serán más productivos.

– El decorado y los colores de la oficina.

Cualquier oficina debe ser decorada, y la clave es que dicha decoración se convierta en un factor positivo tanto para los empleados como para los clientes. La decoración de una oficina siempre de un modo u otro condicionará a las personas que trabajen en ella, y los clientes que la visiten también se verán condicionados.

La decoración de la oficina debe conjugar el buen gusto con el diseño, combinando los elementos que atiendan desde los factores psicológicos para convertir el ambiente en confortable. Cualesquier objeto condicionador negativo, que provoque un desequilibrio visual o perjudique la concentración de los trabajadores de la empresa debe ser quitado.

La combinación de los colores es un factor muy importante a tener en cuenta, porque un color particular puede generar diferentes reacciones y estados emocionales, procede ser conscientes de ello y no tratarlo como un tema menor. Los estados representativos internos de las personas suelen ser mucho más permeables de lo que podamos imaginar, y nunca hay que condicionar negativamente a nadie.

Desde luego, la decoración de una oficina implica una inversión económica, y equipar la misma con ciertos elementos puede representar un factor altamente limitador para muchas empresas. No obstante, muchas veces lo que el dinero no puede comprar, lo puede suplir una buena cuota de imaginación e ideas creativas de bajo coste.

– La música ambiental en la oficina.

La música funcional puede resultar un recurso interesante, sobre todo como herramienta para combatir el estrés provocado por el trabajo diario al cual se expone el trabajador; aunque los gustos musicales son algo extremadamente subjetivo, y se debe llevar mucho cuidado con ello.

Un cierto tipo de música o género puede estimular de forma positiva a unas personas, y condicionar negativamente a otras; y ello rige como regla tanto para ser tenido en cuenta en relación a los empleados y a los clientes de la empresa.

Si los trabajadores logran mejores niveles de concentración trabajando con música, pueden utilizar auriculares, y así son más productivos sin incomodar o molestar a los demás miembros del entorno.

– El aire acondicionado en la oficina.

Un buen sistema de aire acondicionado permitirá disfrutar de una mejor experiencia dentro de la oficina, haciendo más placentero el trabajo para los empleados y que la visita del cliente a la misma sea positiva.

No obstante, y basado en mi experiencia profesional, pude comprobar que en muchas oportunidades la temperatura fijada en el sistema de aire a condicionado de una oficina puede terminar en conflictos interpersonales. Incluso llegando en una oportunidad el manager de una empresa a esconder los mandos del aire acondicionado!

Lo anterior aunque parezca surrealista, sirvió par que pudiera realizar mi primera intervención profesional de coaching basado en el uso y la regulación de la temperatura del aire acondicionado en el lugar de trabajo. Curioso aunque bastante productivo para mis intereses profesionales como coach.

En cualquier caso, e independientemente de valoraciones subjetivas individuales, la temperatura de la oficina debe ser confortable, tanto para las personas que trabajan en ella como para los clientes.

El sistema de aire acondicionado central, como contrapartida de los sistemas independientes de refrigeración y/o calefacción, facilita un mejor control de la temperatura del ambiente. Al mismo tiempo, un sistema de aire acondicionado central en la oficina evita posibles ruidos molestos, los cuales suelen provocar algunos aparatos de AC (particularmente los de bajo coste).

– Plantas, fuentes y otros elementos decorativos.

Las fuentes y las plantas dentro de la oficina pueden otorgarle un toque diferente, ofreciendo sensaciones más cercanas a la naturaleza con todo lo que ello representa.

Tampoco significa montar un pequeño jardín botánico dentro de la oficina, y mucho menos intentar reproducir a escala un lago artificial; y no exagero con la advertencia porque en mis años de ejercicio profesional del coaching pude ver de todo y más allá de lo imaginable.

Es frecuente encontrar cuadros tipo murales en algunas oficinas, los cuales dependiendo de muchas variables pueden ser positivos o negativos para el entorno laboral. Por otro lado, los escritorios de cada persona suelen presentar algunos elementos decorativos, los cuales también se suman a la decoración general de la oficina.

Portarretratos con fotografías personales o familiares (tradicionales o digitales), pequeñas plantas (como un bonsái), y otros elementos suelen estar presentes en las estaciones de trabajo de los miembros de una oficina.

En definitiva, la decoración de la oficina dependerá de diferentes variables; desde los recursos económicos disponibles, pasando por los gustos particulares de los propietarios, y hasta del tipo de empresa que se trate.

El tipo de empresa definirá en cierto modo la estructura y decoración de una oficina; porque una empresa orientada al entorno digital presentará ciertas características diferenciales, en comparación con otras empresas enfocadas hacia otros sectores comerciales.