La organizacion de una conferencia, congreso o evento

La organización de una conferencia, congreso o evento

12/22/2018

Primero de todo, hay que saber que para simplificar el trabajo, disponemos de aplicaciones para organizar acontecimientos, y entre ellos congresos y conferencias. Cualquier acontecimiento se organiza con un buen tiempo de anticipación, y para determinada cantidad de personas, en un salón o bien en un auditorio de gran capacidad y siempre siguiendo una logística impecable.

Podemos escoger una solución de inscripciones en línea vinculada con medios de pago, y ayudarnos con una app para eventos. Antes de abrir las inscripciones para un evento tenemos que tener previsto evitar el tener que buscar soluciones de último minuto y eludir el envío de comunicados con una nueva solución. Debemos delimitar estrategias de costos por compras anticipadas, ofrecer descuentos y promociones, adelantar la demanda y contar con tiempo para amplificar la promoción del evento.

Existen muchos lugares de conferencias únicos, solo hay que asegurarse de seleccionar el que cumpla con los criterios que demandamos. Un organizador profesional puede encontrarnos el sitio que se adapte a nuestro evento. Hay varios tipos de lugares aptos para un evento, por ejemplo los edificios universitarios, lugares independientes y privados, y hoteles.

La organización de una conferencia, congreso o evento

EL SITIO

Si buscas una localización apacible, un complejo rodeado de bellos jardines puede ser lo más óptimo. Cuanto más pintoresco sea, mejor. Antes de escoger el sitio has de preguntarte por las instalaciones para conferencias, ¿dónde va a ser el acontecimiento? el alojamiento para los participantes, el parking y transporte, comedores, cafeterías, restaurantes cercanos y otros puntos de interés próximos.

No vale de nada reservar un sitio para acomodar a cientos si vamos a ser un pequeño grupo. También es poco profesional reservar una sala pequeña para una conferencia a gran escala. La cercanía al aeropuerto y otros medios de transporte  es esencial para aumentar al máximo la asistencia. Si se trata de un acontecimiento corporativo los asistentes van a tomar vuelos multi-stop, y hay que tenerlos en cuenta.

No solo que el sitio debe complementar la imagen del acontecimiento, también debe amoldarse al perfil de su público objetivo. No hay que olvidarse de los patrocinadores y de otras partes interesadas. Debemos asegurarnos de que no va a haber otros acontecimientos en el mismo sitio o al lado, que puedan perjudicar de alguna forma al nuestro, por ejemplo, con conflicto de sonidos y otros problemas. 

La organización de una conferencia, congreso o evento

APLICACIONES Y OTRAS COSAS A TENER EN CUENTA

Algunas aplicaciones nos ayudan a encontrar los sitios ideales para nuestro evento. El sitio debe cumplir con las reglas básicas de calidad y seguridad. Antes de reservar el sitio, debe asegurarnos de que cada sala de conferencias tiene el equipo audiovisual preciso y el soporte técnico. Muy importante garantizar que hay y funcionan pantallas de proyección y micrófonos inalámbricos, acceso Wi-Fi, cables resistentes y estaciones de carga. Y también luces y puntos de conexión. Nada es más molesto que ir deambulando por ahí, en un evento, para buscar Wi-Fi o bien tener el teléfono o el portátil cargado.

En cuanto al menú, hay que considerar las limitaciones dietéticas de cada asistente así como alergias o bien preferencias alimenticias. 

Un congreso es una “conferencia por norma general periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etcétera se reúnen para discutir cuestiones anteriormente fijadas.” Así lo define la Real Academia. Y hay tantos géneros de congresos como profesiones. Para organizar un congreso debes tener claro que el éxito recaerá en actividades clave en la organización, sobre la planificación y la buena ejecución.

Hay también herramientas de analítica y monitorización, que incluso tienen un motor de búsqueda de personas bien interesante. Puedes filtrar por palabra clave y te devuelven los resultados, lo que te puede asistir a darte una idea del nivel de repercusión que puede tener un próximo evento. Viene muy bien para planificar. Hay también agencias de comunicadores, de influencers, y consultoras profesionales.