En todo el conjunto de procesos o hábitos que influyen en nuestra efectividad personal, hay uno, que es especialmente clave y a la vez complicado. Este, es el proceso de planificación para la realización de las próximas tareas, decidir que acciones haremos en el próximo espacio de tiempo. Este punto más bien parece un agujero negro en nuestra efectividad, por la poca linealidad que encontramos en los resultados, si tenemos en cuenta la ratio acciones previstas/acciones realizadas.
Estoy seguro que más de una vez habéis verbalizado aquello de: hoy no he hecho nada de lo que tenia previsto, o bien justo lo contrario, hoy lo he hecho todo y mucho más. Así, ¿a que se debe esta variabilidad de resultados en el cumplimento de nuestros objetivos productivos?
Todos querríamos una fórmula casi matemática que nos ayudase en este proceso y que tuviera como resultado las tareas hechas para tal día y tal hora. Me atrevería a decir, además, que mucha gente cuando se aproxima al mundo de la efectividad, busca precisamente esto, una herramienta que haga que los plazos se cumplan siempre.
Empezaremos conociendo los factores que influyen en este proceso y luego haremos un experimento, intentando aproximar una relación entre ellos.
Así, los componentes principales de la ecuación son:
- El tipo y número de tareas: tendremos diferentes tareas, con distintos requerimientos de tiempo, energía, contexto, etc. Partimos de la base que ya somos capaces de clasificar las tareas según estos criterios.
- Tiempo disponible: tenemos un tiempo determinado para realizar las tareas.
La formula más básica de la planificación sería: (Premisa indispensable: el contexto es el adecuado y dispones de todo lo necesario para terminar la tarea) :
Pero ya hemos dicho que está influenciada por otras cosas, ya que si el tiempo fuera el único factor que influye en la planificación, este proceso sería muy simple y se cumpliría matemáticamente.
¿Qué otros factores debemos añadir a la ecuación?
- Estado personal: sería la combinación de la situación física/comodidad/tranquilidad y del estado mental o nivel de energía en el que nos encontremos.
- Nivel de aleatoriedad del entorno (imprevistos+urgencias+interrupciones), o lo que es lo mismo: el nivel de rutina en nuestro día a día. Este, como más rutinario sea, mayor será nuestra efectividad, si la rutina es baja o no existe, bajará nuestra efectividad. Si tiende a 0, nos será muy difícil cumplir con nuestros propósitos.
Y por si todo esto no fuera poco, y como si de una reacción termodinámica se tratara, creo que debemos introducir el concepto de entropía. ¿Y esto que es? académicamente y muy simplificadamente podemos decir que:
La entropía puede interpretarse como una medida de la distribución aleatoria de un sistema. Se dice que un sistema altamente distribuido al azar tiene alta entropía.
Para mi, ha sido la forma de expresar que, a pesar de todo lo descrito, aún hay más cosas (el azar, por ejemplo), que están en niveles difíciles de concretar y que hacen que en iguales condiciones ‘ambientales’ y de planificación no consigamos dos resultados iguales.
Podemos ver pues, que este proceso de planificación esta fuertemente influenciado por muchos y diversos factores, algunos dependen de nosotros, por lo que tendremos cierta influencia sobre ellos, pero otros tienden a tener un comportamiento errático. Con la experiencia y conociendo las variables, aumentaremos nuestra capacidad para realizar mejores planificaciones, aunque seguirá siendo raro conseguir un éxito absoluto (esto solo se dará si consigues fijar las variables, y en algunas ya habrás visto que es casi imposible).
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