La PYME saludable: el esqueleto o la estructura organizacional

por Fausto Bañuelos

Como en cualquier cuerpo humano, las organizaciones necesitan de un “esqueleto” para no derrumbarse. ¿Qué tan saludable está el esqueleto de tu empresa? La respuesta podría estar a un clic de distancia.

De acuerdo a la Organización Mundial de la Salud, la salud se define como “el estado de completo bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades”. También se define como el nivel de eficiencia funcional o metabólica de un organismo tanto a nivel micro (celular) como macro (social). En cuanto a la forma física, es la capacidad que tiene el cuerpo para realizar cualquier tipo de ejercicio donde muestra que tiene resistencia, fuerza, agilidad, habilidad, subordinación, coordinación y flexibilidad.

En los organismos vivos todo empieza con las células que se agrupan para formar tejidos, que a su vez se agrupan para formar órganos, que a su vez forman aparatos y estos aparatos se encargan del sustento de las funciones vitales. En las empresas existe una jerarquía muy parecida.

Así los organismos vivos y las empresas son verdaderamente similares y es precisamente en los tiempos de crisis en donde se nota la fortaleza de los mismos. Existe también “la selección natural” que es una ley natural que nos explica que sólo los organismos más fuertes y adaptados sobreviven, lo que nos lleva a pensar: ¿aplicará también al medio empresarial? ¿Qué tan aptas está mi empresa para sobrevivir en medios adversos?

El esqueleto de tu empresa

El esqueleto, en el cuerpo humano, tiene varias funciones: como sostén mecánico (manteniendo la forma del cuerpo), mantenimiento postural (nos permite mantenernos erguidos sobre dos extremidades), soporte dinámico (marcha, locomoción y movimientos corporales), contención y protección (protege los órganos delicados), etcétera.

De manera similar, en las empresas la “estructura organizacional” juega la función de esqueleto. Pero, ¿a que nos referimos con “estructura organizacional”? Existen múltiples definiciones e interpretaciones, sin embargo, en todas existen dos características en común: división del trabajo y logro de objetivos.

Generalmente todas las empresas empiezan siendo el fruto del arduo trabajo de un emprendedor, que tiene una idea que le genera ciertos grados de pasión y que ve en la realización de esta una fuente de sustento. Eventualmente la empresa empieza a crecer y, si sobrevive a las primeras crisis, el empresario comienza a contratar más personal, a adquirir más maquinaria, a ampliar su local, a abrir nuevas sucursales… etcétera. Entonces surge la necesidad de administrar, de “hacer a través de otros”, de empezar a delegar atribuciones, de “dividir” el trabajo a fin de alcanzar los “objetivos” trazados. Este es entonces el punto crucial para todas las empresas; es un punto de inflexión, en donde la empresa crece y se desarrolla o simplemente falla y perece.

Esto es entonces la estructura organizacional, es la forma que le permite a la empresa realizar su misión, operar día a día, adaptarse a los cambios del entorno y reaccionar a las situaciones que se le presentan.

Diagnosticando a mi empresa

Existen algunos puntos que nos permiten conocer el estado de la estructura organizacional de una empresa, y que nos permiten emitir un diagnostico:

1. División del trabajo. Se trata de conocer las labores que son realizadas en el negocio, si son suficientes, si pueden ser realizadas en el tiempo que dura la jornada laboral, si están repartidas equitativamente. Debemos evitar criterios subjetivos, es decir, ver a las tareas sin pensar en las personas que las realizan, más bien debemos ver a las tareas como tareas, tomando valores promedio (tiempo, esfuerzo, etc.) como referencia para conocer su tiempo de realización.

1. Procedimientos. Un procedimiento no es más que la expresión de la forma en que se realizan las cosas. Esta expresión debemos compararla con la forma en la que “deberían” de realizarse. Existen niveles en los procedimientos, que de acuerdo a su extensión, agrupan a diferentes áreas administrativas y puestos de la empresa. Existen también métodos de control para los procedimientos, generalmente a través de los formatos o en las últimas décadas, los sistemas de información. Los procedimientos deben ser lo suficientemente detallados para poder conocer exactamente que está pasando en cada punto del proceso, pero sin exagerar como para que se vuelvan imposibles de realizar, ni tan poco definidos que dejen lagunas de decisión.

1. Puestos. Es el rol que cada persona realizara en la empresa. Aquí lo primero es saber cual es la función del puesto, que hace, como contribuye a la consecución del objetivo de la empresa. Una vez mas, debemos de evitar caer en la trampa de pensar en los puestos en función de las personas –aunque sabemos que, dependiendo de la naturaleza del puesto, habrá personas que lo desempeñen mejor que otras– y diseñar los puestos de tal forma que puedan ser desempeñados fácilmente por el personal seleccionado para él.

1. Organigrama. Esta es la representación grafica de la organización, y de cómo fluye la comunicación dentro de ella, y de las relaciones que existen entre las diversas áreas y puestos. Generalmente se encuentra guardado en algún cajón polvoso, o detrás de la puerta que siempre esta abierta, o con nombres de personas que dejaron la organización hace años… En lo personal concibo al organigrama como la fotografía en rayos X del cuerpo entero. Viendo el organigrama de una empresa se puede tener una idea certera de lo que esta pasando en ella.

1. Manuales Administrativos. Por último, los manuales administrativos, que no son más que el medio de fijación de todos los puntos anteriores. Desgraciadamente en muchas empresas no existen, en otras existen pero son únicamente adornos. La realidad es que en las empresas más grandes y competitivas del mundo son atesorados y consultados frecuentemente por los colaboradores ya que en la mayoría de los casos, contienen las formas en las que se debe proceder ante cualquier situación común.

¿Y a tu PYME? ¿Cómo le va?

Para saber ubicar a nuestra PYME en este contexto, contestemos algunas preguntas:

1. ¿Todas las personas que colaboran en mi empresa conocen perfectamente bien cuál es su misión (para que existimos), cuál es su visión (a donde quiero llegar) y cuáles son sus objetivos a corto, mediano y largo plazo?

1. ¿Conocen mis colaboradores en qué funciones se divide el trabajo y qué se realiza en cada etapa del proceso?

1. ¿Conocen cada uno de los integrantes de mi empresa cuál es su función y cómo se relaciona con las funciones de los demás?

1. ¿Conocen cuántos departamentos existen en la empresa?

1. ¿Existen manuales en mi empresa? ¿se les da uso?

1. ¿En que consiste la capacitación y la inducción para los colaboradores nuevos?

1. ¿Pago horas extras?

Los diagnósticos deben ir basados en los síntomas y en la observación. A manera de ejemplo, y para que cada uno pueda realizar el diagnostico en su empresa, dejé la pregunta 7, que al parecer no se relaciona con las demás, pues su forma es distinta: ¿Pago horas extras? Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa y si esto es recurrente, me temo que está sucediendo alguna de las siguientes dos cosas (o ambas): la carga de trabajo es demasiada y la estructura que tengo actualmente no puede responder a ella… o el trabajo esta siendo realizado de forma ineficiente y toma más tiempo del que debiera.

Por último y en mi opinión personal, debo mencionar cual es un buen ejemplo de una estructura organizacional eficiente: las fuerzas armadas. Debido a sus estructura jerárquica, a la forma en que se pueden distribuir e imponer las tareas y la forma en que puede responsabilizarse a cada elemento, las fuerzas armadas se han distinguido desde los tiempos de los espartanos como una de las más eficientes en el logro de sus objetivos. Mucho de esto recae en la disciplina. Sobra decir que muchos avances en el campo de la administración surgieron de la teoría militar.

Finalmente te invito a reflexionar objetivamente sobre la estructura de tu PYME. ¿Está preparada para afrontar los cambios y situaciones que se presentan día a día? Sin duda, hoy es el mejor momento para corregir esta estructura.

Fausto Bañuelos Es Licenciado en Administración de Empresas egresado de la Universidad la Salle y ha colaborado con compañías como Costco y Disney entre otras. Actualmente se desempeña como empresario en el área inmobiliaria y brinda asesoría administrativa a diversas organizaciones y empresas.

Fuente http://www.ideasparapymes.com/contenidos/PYMES-estructura-desarrollo-organizacional-procedimientos-manuales.html

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