La Revisión Semanal en GTD®; parte II

La semana pasada te describí con detalle la primera parte de una Revisión Semanal, donde principalmente aclaramos nuestras bandejas de entrada. Hoy entramos en la parte con más sustancia de la Revisión, dicho vulgarmente, donde está la «chicha».

La primera parte, que consiste en aclarar nuestras bandejas, puede, y debe, ser muy rápida si ya usas GTD^® con soltura. Recuerda que capturas de manera continua y luego aclaras regularmente.

La parte que te voy a describir ahora se ocupa de aspectos mucho más específicos que, aunque también pueden hacerse fuera de una Revisión Semanal, es recomendable llevarlos a cabo una vez a la semana como mínimo.

Estos aspectos son fundamentales y tienen una relación directa con la fiabilidad de nuestro sistema, además de que nos permiten tener una visión completa sobre todos nuestros asuntos. En otras palabras, representan el valor principal de todo lo que te aporta la Revisión Semanal.

El otro día terminaba el post, con las «Principales amenazas a tener en cuenta en esta parte». Hoy lo pongo al principio.

La amenaza, en este punto, es que tengas la sensación de que no has hecho suficiente durante la semana, te sientas mal, y te dejes llevar por el impulso de, en ese mismo momento, ponerte a hacer, abandonando la Revisión Semanal.

Evita hacerlo. Céntrate en la Revisión Semanal y vuelve a «subirte a la tabla». Hacer lo contrario empeorará la situación.

Recuerda cuales son las tres partes de la Revisión Semanal, porque ahora vamos a entrar en materia con la segunda parte.

1 – Aclarar tus bandejas de entrada
2 – Revisar y poner al día el sistema
3 – Aplicar la creatividad

Revisar y poner al día el sistema

Durante la semana las cosas cambian, el mundo se mueve, por lo que debemos asegurar que nuestro sistema está actualizado.

Revisa las listas de siguientes acciones

Puede que durante la semana vayas tan acelerado que no hayas tachado algunas acciones que ya has hecho, o bien, que algunas de ellas estén desfasadas o hayan perdido el sentido porque algo ha cambiado. Táchalas.

Derivado de este proceso, puede que necesites pensar en alguna siguiente acción, hazlo y anota el recordatorio.

Puedes también darte cuenta que algunas acciones llevan ahí ya bastantes días, Revisión Semanal, tras Revisión Semanal. ¿Por qué están encalladas? ¿Son realmente siguientes acciones? Quizá no hayas acabado el proceso de pensamiento acerca de ellas y por eso necesitarás dedicarles un poco más de atención. De esto ya hablamos en este post previo a la serie.

Revisión es reflexión. Tómate tiempo para ello. Cuando pases por las distintas listas de siguientes acciones, te recomiendo que te hagas la pregunta de ¿es esto lo que quiero ver los próximos días cuando entre en la lista con la intención de Ejecutar?

En general, tenemos tendencia al optimismo, a sobrecomprometernos. No pasa nada si decidimos incubar algunas cosas. Podemos cambiar de parecer, igual que nuestro entorno también cambia. Reflexiona acerca de esto.

Las listas tienen que quedar actualizadas, y todos sus elementos ser accionables ¿Se cumple eso? ¿Sí? Pues adelante.

Revisa información pasada del calendario

Es tremendamente útil echarle un vistazo a la última semana de tu calendario. O mejor dicho, al tiempo que ha pasado desde tu última Revisión.

Cancelaciones de citas que han quedado en el aire, información relevante que haya quedado atrás, o que al recordar alguna cita/reunión se te dispare un pensamiento que debas capturar.

Parece que no debería ser así, pero siempre surgen cosas.

Revisa el calendario futuro

Si el paso anterior te decía que es útil, este lo es mucho más y dedicándole un poco de atención te puede aportar mucho valor.

El objetivo principal es evaluar que te espera las próximas semanas. Observar qué compromisos tienes en el corto, medio y incluso largo plazo. Además, yo creo que este paso es cada vez es más relevante, ya que cada día es más frecuente tener calendarios digitales compartidos, donde terceras personas pueden actuar sobre ellos.

Normalmente recomendamos, como mínimo, ver las dos próximas semanas, pero no tiene porqué ser así, es variable en función de lo que tu necesites, incluso puede variar según la época. Puede que en algún momento incluso te venga bien reflexionar sobre cómo tienes el «panorama» los próximos dos meses.

En este punto pueden surgir cosas que capturar, elementos a los que tendrás que prestar atención en los próximos días o semanas.

Como acabas de actualizar tus listas de siguientes acciones, tienes una buena referencia de los asuntos que tienes entre manos, puedes prever algo que podría pasar ¿Algunas acciones de mucha energía y mucho tiempo, y encima con fecha límite, y tienes la próxima semana a tope de reuniones, o estás de viaje? Quizá tengas que renegociar algún compromiso. Es un buen momento para hacerlo.

Otro consejo útil. Puedes reflexionar sobre cómo vas en la gestión de tu calendario ¿Recuerdas los tres tipos de trabajo? ¿Dedicas suficiente a definir tu trabajo? ¿De cuánto dispones para trabajar en tu trabajo ya definido? Quizá tengas que reservar algún espacio de tiempo para dedicarte a estos dos tipos de trabajo. Puedes utilizar el «Timeboxing».

Como te decía antes, no menosprecies este momento. Ves lo que viene, lo que tienes, bloqueas tiempo, etc. Todo suma para alcanzar y mantener tu sensación de control.

Revisa la lista A la espera

Llega el momento de ver como están las acciones que has delegado. Toma nota de las acciones que precisen seguimiento y elimina las que ya has recibido.

Evalúa bien cuando decides llevar a cabo el recordatorio, y esto tiene que ver con lo que hayas pedido. Sentido común. Si es rápido de hacer y lo pediste hace 2 semanas, quizá debas recordarlo ya, aunque todavía no lo necesites.

Este paso también influye directamente en tu sensación de control, ya que puedes anticipar «cosas que puedan pasar». Llegas aquí habiendo revisado tus listas de siguientes acciones y tu calendario. Ejemplo extremo: imagínate que te deben algo crítico, que cuando te llegue necesitarás llevar a cabo una siguiente acción y ves que te vas de viaje en 5 días. Quizá debas actuar ahora de alguna manera.

Una cosa importante, que muchas veces lleva a confusión. Se propone que como mínimo revises esta lista durante la Revisión Semanal. Pero esto no tiene porqué ser así.

Dependiendo del volumen de esta lista, quizá tengas que hacerlo una vez al día. Incluso, en algunos casos, la revisión de esta lista forma parte del trabajo definido, imagínate que eres responsable de un equipo de 100 personas o que tu puesto de trabajo, por definición, consiste en coordinar cualquier cosa donde dependes de muchísimos proveedores y clientes.

Y hasta aquí por hoy. La próxima semana veremos los dos últimos pasos de esta parte, uno de ellos también muy importante, y otro que normalmente pasa desapercibido, pero que puede darte mucho juego:

Revisa las listas de proyectos (y de grandes resultados)

Revisa cualquier lista de control relevante

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